リスクを洗い出し管理する方法

  〈目次〉 リスク管理とは リスクの洗い出し リスクを評価するには 関連資料       1. リスク管理とは     リスク管理とは、組織やプロジェクトが直面する可能性のあるリスク（危険要因）を特定し、 それを評価・分析した上で、回避、低減、転嫁、受容などの対策を講じるプロセスのことです。   リスクを管理することで、以下の効果を生みます。   リスクが発生する前に適切な対応策を講じることで、被害を最小限に抑えることができる リスクを最小限に抑えることで、プロジェクトや事業の成功確率を高めることができる 不測の事態による損失を防ぎ、組織の信頼性を維持できる   リスク管理を行う上で重要な事は、リスクを洗い出せるかどうかです。
 しかし「リスクを洗い出そう」といっても、どのような視点で洗い出せば良いか分からないことが多いです。   ここからは、リスクの洗い出し方法を見ていきます。     2. リスクの洗い出し   リスクの洗い出しは一つ一つの詳細に洗い出すことより、「抜け漏れがないこと」「一つでも多く洗い出すこと」が重要です。   「どうせ問題は起きないだろう」と楽観的になっていると洗い出せませんので、できるだけ悲観的に ミッションや目標が未完了・未達成となった場合のリスクを洗い出していきます。   自チームだけで考えると、オペレーションや業務に偏った見解になるので、 他チームや上位層の見解も聞きその視点を盛り込むことも必要です。       　               3. リスクを評価するには   対外的なリスクの大きなプロジェクトの場合は「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。   リスク評価の手順    発生した際の影響度合いを見極める  発生した原因を想定して、発生可能性について見極める  リスク評価のマトリクスで優先順位をつける  優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う     　           4. 関連資料   ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら   ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら

業務に関する法令/規定が施行される際の情報収集

業務に影響を及ぼす可能性のある法令/規程が施行される場合は事前に施行された場合の影響範囲を 把握できるように情報収集を行います。 業務に関係する法令について、情報収集するには ・業務影響や課題を一番詳しく知っている人は「担当部門」ですので、普段から接点を持ち、 　情報を得やすい関係性を構築しておくことが望ましいです。 業務に関する法令が施行された場合の影響範囲を調整するには ・万が一大きな影響が生じる可能性がある場合は、いつ頃から導入されて、 　どのような影響が発生するのかを情報収集し、これらの対策に要する工数を計画に盛り込みます。

Issueリスト　意見を収集する

チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 　定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 　後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 　目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 　日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 　そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 　入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 　1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 　入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 　そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 　インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 　例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか？例えば4Mの視点でいうと？ 　と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。

トラブルを未然に防止するには？

    〈目次〉   トラブルを事前にシミュレーションする ヒヤリハットの共有 チーム内で防止策を検討 関連資料         1.トラブルを事前にシミュレーションする   ミスやトラブルというのは、誰にでも発生させてしまう可能性があります。現時点で発生していないからといって油断していると、重大なミスやトラブルに繋がってしまうこともあります。 トラブルを未然に防ぐためには、事前にリスクを把握し防止策を検討しましょう。ここでは、トラブルを未然防止するためにやるべきことを紹介します。       Point     過去事例を共有する   リスクを未然に防ぐために、これから起こりえるリスクを検討する際は、過去の失敗事例が参考になります。   自分が失敗した事例は、周りに共有しづらいものですが、事前に対策するため、チームのためと思って失敗事例は積極的に共有することも大切です。       Point     リスクの洗い出しは、性悪説で行う   事前にリスクを洗い出す場合は、性悪説に立って「起きるかもしれない」「起きてしまったらどうなるか」を ホラーストーリーで考えましょう。 「トラブルは起きないであろう」というような性善説に立ってしまうと、リスクを見逃してしまい 大きなトラブルにつながる可能性があります。             2. ヒヤリハットの共有   「ヒヤリハット」は、結果としてトラブルに至らなかった事象のため、見過ごされてしまうことが多いですが、記録を残しチーム内で共有して必要に応じた対策を講じることで、重大なトラブルを防ぐことに繋がります。                 Tips  　ハインリッヒの法則               3. チーム内で防止策を検討   収集した情報をもとに、チーム内で意見交換し必要に応じて対策を講じていきましょう。     Point     情報交換から学びを得て、最適な対策を講じる   業務でのヒヤリハットや違和感、自チームで起きたトラブルについてチーム内で意見交換する 関係者に発生したトラブル事例や、他部門で発生したトラブル事例などを収集し、 どのような対策を講じているかを確認する   　         4. 関連資料   ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら   ▶▶【📝記事】リスクを洗い出し管理する方法はこちら