【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

  12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事でも業務の整理や棚卸しをして大掃除をしませんか？   今回は、「家庭も仕事もすっきりと新年を迎える為に使えるコンテンツ」をご紹介します！     目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべき３つのこと 計画・プロセス・ナレッジ 関連資料     1. なぜこの時期に業務整理をするのか？   皆さんは新年に仕事をするとき、こんなことに困ることはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けに、まず何からやるかを考えて、それから仕事に取り掛かるためエンジンがかかるまでに時間がかかる」     今年の年末こそは業務整理を行い、すっきりとした気分で休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですね。   それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。     2. 整理するべき３つのこと   年末までに整理するべきことは、計画・プロセス・ナレッジです。     ここから、それぞれ何を整理したら良いのかをお伝えしていきます。     計画   チーム全体の計画について進捗を確認し、来期の計画に反映させておくと、年始に取るべきアクションが明確になり効率が上がります。 計画は立てていても、なかなか予定通りには進めるのは難しいですよね。 計画通りに進んでいない場合でも、年明けからしっかり軌道修正するために、計画の振り返り方法を行いましょう。   概要 計画を見直すには、どのようなデータを振り返り、 どのような点に注意して見直しを行うと良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら   おすすめ 関連情報 年明けから、新たなスタートを切ろうとしている方はいらっしゃいますか？ 新たな計画を立て、それを周りの人に理解・共感してもらうために 一からスケジュール表を作成するのは意外と手間がかかりますよね。   そんな皆さまへ、複数の型をまとめたマスタースケジュールを用意しました。 新しいチャレンジをする際、少しでも時短に貢献できましたら幸いです。   　 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら           プロセス   年末は、普段業務に集中して見過ごしていたことも、少し俯瞰して見直してみると良いです。 例えば、今やっている一連の業務に改善できる部分は無いか。業務で使っているドキュメントはアップデートがされているかなど、 年始になると改善したかった点も、思い出すまでに少し時間がかかる可能性がありますので、 年明けから効率良く業務を進めるために、できるだけ年末に洗い出し片付けておきましょう。   概要 業務プロセスを整理しないと、どんな問題が起きるのか？ またプロセスの整理は何から始めれば良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら   おすすめ 関連情報 業務プロセスを整理する際、「どこから手を付けて良いか分からない」ということがよくあると思います。 当社独自のフレームワークによるENCRSでチーム一丸となって業務のムダを改善するやり方をご紹介します。   　 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら ※資料(.pptx版)は、活用するためのチェックリストがダウンロードできるため すぐに活用いただけます。         ナレッジ   日々業務をしているとナレッジや資料の保存場所が散らかりがちです。 年末に整理をしておき、業務がしやすい環境で気持ち良く新年をスタートさせましょう。   概要 日々忙しいと、とにかく書き残すだけになってしまったナレッジ。 実際に業務に活用できていますか？ どのように整理すれば、チームメンバーがより活用しやすいナレッジになるのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】ナレッジを整理するには？ はこちら   おすすめ 関連情報 COROPSにいただくお悩みとして、よく伺うのは、 「ナレッジを整理をしたいが、目の前の業務に精一杯で時間に余裕がない！」という相談です。 このコンテンツでは、時間に余裕を作るにはどうしたらいいのか？について対話しています。   　 ▶▶【🎥動画】時間の余裕がない はこちら         最後に   12月は、普段後回しにしてしまいがちな、業務の整理と棚卸しを行うのに絶好のチャンスです。 年末に業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。   COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS  WEBをご紹介ください。   それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！       3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら     ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

【10月特集】はたらくモチベを上げる目標設定のコツ

  目標設定は「苦手」「面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。 ですが、実は目標を明確にすることは、自分らしい成長や働きやすさを実現するためにとても大事な作業です。 この記事では、「Will・Can・Must」で自分らしく目標を考えるやり方に加え、ビジネスで広く使われている目標設定のコツ「SMART」のフレームワークをご紹介します。   目次 Will・Can・Mustで自分らしい目標設定 目標達成するためのコツ 関連資料     1. Will・Can・Mustで自分らしい目標設定   目標をどのように考えて良いか分からない方へ、 Will・Can・Mustで分けて考えてみると分かりやすくなります。     ■ Will（自分のやりたいこと・なりたい姿） 自分の強みや興味があること、2,3年後になりたい自分の将来像を棚卸し、 自己理解を深めましょう。   ■ Must（組織やチームの目標） 組織やチームの目標を理解し、自分の役割や貢献できることを考えます。 やるべきことはチーム全員で意見交換をして一体感を高めましょう。   ■ Can（自分が改善すべき点・伸ばしたい点） 評価基準を分解し、自分が苦手なことやさらに伸ばしたい分野を明確化しましょう。 他己評価やチーム・上司からのフィードバックも自己理解の材料になります。     2. 目標達成するためのコツ   目標設定では、以下のような失敗がよくあります。 よくある失敗とその対策をお伝えします。   よくある失敗とその対策   高すぎる目標は、モチベーション低下の原因に →現実的なステップに分解し、達成感を積み重ねていきましょう   目標が曖昧だと行動につながらない →「何を」「いつまでに」「どのように」達成するかを明確にしましょう 目標を立てっぱなしにしない →定期的な振り返りや進捗確認を習慣化することで、目標達成に近づけていきましょう   さらに、目標の達成確率を高めるためには、 目標を明確にし、実現可能にしていくために「SMART」というフレームワークを活用すると良いです。 目標設定のSMART   Specific　具体的である 誰が読んでも分かるように具体的な表現や言葉で書き表す Measurable　達成できたかを計測できる 目標の達成度合いが本人も、チームや上司に報告する時も分かりやすくなるよう内容を定量化して、進捗管理しやすくする Achievable　十分に達成可能である 希望や願望だけでなく、現実的に達成できる内容かどうかを確認する Relevant　関連性の高いものである 自身が設定した目標は、組織やチーム全体の目標とも関連しているか確認する Time-bound　期限が定められている いつまでに目標達成するのか、その期限が設定されているかを確認する      SMARTで目標設定を行う例     例１：効率化したい 例２：昇進したい Specific 具体的である 今年度末までに、申請内容処理の所要時間を短縮する 1年後、現在の課で係長に昇進する Measurable 達成できたかを計測できる 処理時間を20％削減する 昇進するために必要となる条件や資格 Achievable 十分に達成可能である 現状100分→50分にするのは困難だが、 今期中に昇進は難しいが、資格取得予定の次期を踏まえて、1年後であれば可能 Relevant 関連性の高いものである 業務負荷軽減は、組織目標である生産性向上とも関連する 自分のキャリアを実現は、会社・組織の方針の〇〇に対して貢献できる Time-bound 期限が定められている 今年度末までに20%削減、半年後までに10%の削減とする 半年後の人事評価面談でキャリアプランと昇進の意思を伝える   目標 今年度末までに、書類処理の所要時間を100分から80分に短縮し、効率化20％を達成する キャリアプランとやるべきことを明確にし、必要な資格を取得する。半年後の人事評価面談で上司への昇進希望を正式に伝え 1年後の昇進を目指す       目標設定は「自分らしい働き方」への第一歩です。 目標設定は、「上から与えられるもの」ではなく、自分のやりがいや成長、 キャリアと紐づけて考えることで、働きやすさやモチベーションアップにつながります。 ぜひ前向きな気持ちで、目標設定を行いましょう。     3. 関連資料     ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら   ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら   ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（後編）

      ▶▶課題管理のコツ 前編 課題管理をするにあたり、前提として何を意識していただきたいかをお伝えしています。   ▶▶課題管理のコツ 後編 (本記事) 課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。        上手な進め方のコツ📅   ここからは、全編でお伝えした起票・更新・完了について、 ぞれぞれ進め方のコツを詳しくご紹介していきます。   区分 No. 準備/ MTG やること 担当 起票 A-1 事前準備 フォーマットと記載例を用意する オーナー A-2 事前準備 課題を洗い出す チーム全員 A-3 事前準備 管理表を整理する オーナー 更新 B-1 MTG 起票者に内容を確認する チーム全員 B-2 事前準備 MTGで確認する内容を決める オーナー B-3 MTG 進捗を確認・更新する チーム全員 完了 C-1 MTG 合意したうえで完了にする チーム全員   ※青字は該当箇所のリンクになっています。       起票｜課題を「チームで扱える状態」にする 🌱     A-1｜フォーマットと記入例を用意する   最初にオーナーがフォーマットを作ります。 フォーマットは こちらからダウンロードできます。     ここでのコツは、空の表を渡さないことです。   管理表の起票をお願いされた時、メンバーは 「どのくらい細かく書けばいい？」 「これは書くほどのこと？」 「何をやるべきか、まだ確定してないけど書くべき？」 と迷ってしまいます。あらかじめ、例を書いておくと良いです。   Point   最初に記載例を「1件だけ」作っておく   　自分たちの業務内容に沿ったリアルな記載例を1件だけ入れておきます。 　それが「この粒度でいいんだ」という見本になって、書き方のばらつきがぐっと減ります。       Tips   項目は「盛りすぎない」   　欄が多いほど、書くのが億劫になります。 　最初は「課題／担当／期日／状況／次のアクション」くらいで十分です。   　まずは "すぐ書ける" を優先すると良いです。     A-2｜課題は、チーム全員に「自分の手で」書いてもらう   次に、メンバー全員に今抱えている課題を出してもらいます。   ここは課題管理オーナーだけでやらない方が良いです。 オーナーやってしまうと、見えている景色が違うので、必ず抜けが出ます。 そして地味に大事なのが、ヒアリングして代筆しないことです。             課題管理のオーナーが聞いて、代筆をしてしまうと、 みんなに「課題管理は、この人がやってくれるんだ✨」と思われるので 後で苦労します😂笑   また、オーナーが先に課題を書いておいて、みんなに 「他の課題ないですか？？？」と聞く方法も、 メンバーにとっては、いつまで経っても自分ごと化しづらいため、 課題が自発的に出ない一つの要因になります。     そこで、おすすめなのがExcelの「共同編集」です。   Excelは、Web版やTeams上で開けば、複数人が同時に同じファイルへ書き込めるので、     以前のように「誰かが開いていると編集できない」ということがなく、 全員が同じ表を、その場でリアルタイムに更新できます。  （Googleだと元の機能で共同編集のスプレッドシートがありますね。）   さらに、その共同編集できるExcelをTeamsなど チャットのチャネルタブに貼っておくと、 すぐに見に行けるので動線がぐっと良くなります。   メンバーは普段からチャットを開いていることが多いので、 わざわざファイルを探しに行かなくても、 いつものチャネルからワンクリックで表を開いて、その場で書き込むことができます。   ちなみに私は、定例会の際「共同編集Excel」を使って、   「少し時間をとるので、この場で課題を書いてみてください」とお願いした時、 数分で各自から2～3件課題が出てきたので感動しました✨   「課題がメンバーから出てこない！」で悩んでいるチームも、   みんな 課題がない わけではなく、 書くきっかけがなかっただけ のことが多い気がします。       Tips   「気づいたら書いてね」では課題は集まらない   　洗い出しをお願いするときは、「◯日まで」という期限と、 　「次の定例会でみんなで見るよ」という見る場をセットで伝えましょう。       A-3｜MTG前に、課題を軽く整える   課題をみなさんに書いてもらうと、最初は   重複が発生している 粒度がズレている 担当・期日が未記入 課題なのか？実行中のアクションのなのか？が混在している   など、必ずバラけると思います。   このまま、定例会で上から一件ずつ確認していくと、 みんなで読み合わせしているだけで時間が溶けてしまいます⏱️🫠   なのでオーナーの方は、ちょっとお手数ではありますが、 事前に、以下をやっておきましょう。   Tips   オーナーが会議前に整理すること   重複を統合 粒度をそろえる 空欄箇所を中心に「ここは起票者に確認したい」という部分をチェック           Point   整えるけど、書き換えない   　分からない部分を、オーナーの想像で勝手に直さないこと。 　不明点は、書いた本人に聞きましょう。 　 　ここでの目的は 表を完璧にする ことではなく、 　ミーティングの時間内にみんなで認識を合わせられるように、少し整えておく　ことです。          更新｜必ず「前に進む」設計にする 🔄       B-1｜課題の内容は、チーム全体で認識を合わせる   オーナーが整えた課題は、チーム全員がいる場で確認します。 目的は、チーム全体で目線をそろえることです。   本人にとっては当たり前に感じていることでも、 他の人にはその背景まで見えていないことは多いものです。 だからこそ、課題そのものだけでなく、背景まで含めてチームで目線を合わせておきましょう。   背景まで共有できると、本人が一人で悩んでいたことに、 他の誰かが、あっさり解決策を思い付く💡なんてことも起こります。     Tips   改善アイデアもチームから募集する   　意見出しやアイデアの記入列をあらかじめ用意しておき、 　ミーティング中に、共同編集機能を使って、思いついたことをその場で書き込んでもらいます。   これにより、 ミーティングに参加していても、”聞いているだけの人”を減らせます。 「あの人にもう少し改善アイデア聞いてみたい」と、次の対話につながりやすくなります。       Point   報告で終わらせず、次の一手まで決める   　チーム全員がいる場は、みんなの知恵を借りる絶好のチャンスです。 　「共有して終わり」ではなく、 　できるだけ「じゃあ次はこうしよう」まで、その場で決めてしまいましょう。   　ここが、一人で管理するのと決定的に違うところです。       B-2｜「今日はどこまで決めるか」を先に考える   課題が増えると、全部を毎回見るのは無理があります。   上から、全件読み上げるだけの時間になると、 自分に関係ない話だと、みんな聞き流しモードに入ってしまいます。   だからオーナーは事前に、「今日の定例会で見る課題とゴール」を決めておきます。   Tips   定例会で見る課題と、どこまで決めるかは当たりを付けておきましょう   　「ステータスが止まっているもの」 　「期日が近いもの」 　「次の一手が見えないもの」   　を優先して確認しましょう。         Point   ゴールは具体的に決めておく   　「今日は担当と期日だけ決める」 　「今日は企画フェーズの、ネクストアクションまで決める」のように、 　 　"今日どこまで決めれば終わりか" を、ミーティングの冒頭に、言葉にして伝えておくと、 　話が脱線しにくくなり、時間内に収まりやすくなります。         B-3｜進捗は、定例会の中で確認しその場で直す     課題管理のオーナーが、「更新内容を個別に担当者に確認して、課題管理表に集約する」   ——このやり方を続けると、 せっかく管理をしてくれているオーナーも消耗し、いずれ管理が破綻します。   しかも、このやり方だと、メンバーはずっと受け身のままです。   だからこそ、定例会の時間内に、その場で更新してしまう方が効率的です。   さらに共同編集なら、オーナーが代表して打ち込まなくても、各自が自分の担当行を同時に直せます。 これを定例会で習慣にすることで、「後で集約する作業」も「リマインド」も減らせます。     Tips   進捗確認の仕方   　進捗を聞くときは、「なぜまだ終わってないんですか？」と責めた聞き方ではなく、   　「今どこかで詰まっていますか？」 　「誰かにフォローしてもらったら進みそうですか？」 　「次は何をする予定か具体的に決まってましたっけ？」   　というように、定例の場で 　みんなで一緒に次の一手を考えられる聞き方を意識します。       Point   "詰める・責める"は、絶対にNG。みんなで、"考える"スタンスで   　遅れていることだけの確認で終わったら、意味がありませんので、 　定例会は、進めるための相談の場にしていきしょう。   　その結果をその場でExcelに反映すれば、 　ただの管理表ではなく、改善をするための ツール になります。             完了｜「私は終わりました」で閉じない ✅       C-1｜完了は、チームで合意してから   最後は完了編です。 ここは本人だけの判断では閉じずに、定例会で確認してから完了ステータスに変えましょう。   本人が作業レベルでは、終わっているつもりでも、 「後続の作業はない？」 「関係者に共有した？」 「成果は、ナレッジとして次も使える？」   など、他にもやっておくべきことが残っているかもしれません。   だからこそ、「この課題はこのように対応しました。完了しますね」と一声かけて、 みんなからも、リアクションをもらってから、ステータスを変えましょう。     Tips   完了したら "非表示" ⇒　定期的にナレッジ化   　完了した課題は削除せず、Excelのフィルター機能で非表示にします。   　表示が多いほど、今見るべきものが埋もれてしまいます。 　表示を絞ることで、普段は ”今やるべきことだけ”に集中できます。   　そして定期的に、完了したものの中から ナレッジをまとめておくと、　より成果が出やすくなります。       Point   無理に全部を対応しない  　 　管理する課題が多いと、つい早く「完了」にして閉じたくなりますが、 　無理に全部対応する必要はありません。   　残タスクがあれば・・・ 新規で起票 　今は動けないものは ・・・ Pending（保留）にして次の期にチェック 　やらないと決めたら ・・・ やらない理由を書いてクローズ   　すべてを やり切らなければいけない わけではありません。 　関係者が「ここで閉じていい」と納得した状態 にして、　 　完了させることも、立派な管理のテクニックです。         編集後記           今回この記事を書くにあたって、改めて課題管理と向き合ってみましたが、 やっぱり奥が深いなあと感じました。       みなさんは、いかがだったでしょうか？ 「ミーティングの前にわざわざ課題を整理しておくのは、ちょっと手間かも」  と、思われた方は、いらっしゃいますか？   それは、私も痛いほど同じ気持ちです😂（今でも面倒だな・・・とは思っています笑）   ですが、ミーティング前にほんの少しだけでも整理しておくと、 要点を押さえて優先度をつけられるようになってくるので、 進行がスムーズになります。   私の経験上、整理せずに挑んだ定例会の方が、 よっぽど後で面倒なことになったので、 ぜひこの「ひと手間」を試していただけたらと思います！  （本記事のA-3とB-2をご覧ください。）       また、 「会議中に、その場で進捗をまとめるのは難しいかも」  と、思われた方は、いらっしゃいますか？   これは確かに、少しファシリテーションのスキルが必要かなと思います。 でも、コツはシンプルで、その場で完璧にまとめようとしないことです。   まずは会議中に出た言葉をそのまま書いてみる（きれいに要約しようとしない） 迷ったときは「次に何をする？」の一行だけはその場で決める 書ききれなかったら、「補足あれば追記お願いします」と担当者に委ねる 最低限、次何やるべきか分かっていれば前に進みます。 このくらいの気持ちでOKです。   会議中にまとめるのはスキルが要りそう💦・・・と思う気持ちはとても理解できるのですが、 「会議中にできることは、その場でやっちゃおう！」という意識で進めた方が、 あとから一人で進捗を聞いて回ったり、代筆したりするより、 圧倒的にラクになるのでおすすめです。       まずは、できるところから少しずつ試してみてください😊   課題管理の「ここが参考になった」「ここがうまくいかなくて困っている」といった ご意見も、COROPS WEB上の相談窓口でお待ちしています。   この記事が、課題管理に苦手意識のある方にとって、 少しでもお役に立てば嬉しいです。       その他 関連資料     ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【2月特集】育成初心者日記「業務を教える」「人を育てる」の違いって何？

      私は今まで業務を教えることはありましたが、今年度初めて「育成する」ことを体験しました。その立場になってみて、改めて気づいたことがあります。   それは、「業務を教えること」と「人を育てること」は、似ているようで別物であるということです。   今の育成の仕方を、ほんの少し視点を変えたり、要素を足したりするだけで、 育成はより楽しく、成果が出やすいものになると思います。       目次   1.OJTと育成の違い 2.期待していることを伝え、モチベーションを保てるように意識する 3.まとめ 4.関連資料        1.OJTと育成の違い   OJTは、業務を進めるために必要な“やり方”や“手順”を伝えるものです。 一方で育成は、相手が今後、自分の力で考え行動し、仕事を進められる状態をつくることだと感じました。   OJTのように、目の前の業務を滞りなく回すことを優先すると、 つい「次はこうしてください」「この通りに進めてください」と、方法だけを伝えがちになります。   しかしそれだけでは、本人が自ら考える余白がなくなり、成長する機会を奪ってしまうこともあります。 そこで私が「育成」という視点で意識しているのは、   他の仕事にも応用できるよう、全体の流れや“進め方の考え方”をセットで伝えること フィードバックでは、「こうしてほしい。なぜなら〜」と必ず理由を添えること   この2点です。   こうした伝え方を意識することで、 同じ目的の仕事が来たときに、指示を待つのではなく 自分で考えて進められる状態 に近づくと感じています。       以前は、必要な情報を先回りして、タスクレベルで伝えることが相手のためだと思っていました。 しかし育成の視点に立つと、 “次は自分で考えて進められるようになること”が、必要な支援 なのだと気づきました。     2.期待していることを伝え、 モチベーションを保てるように意識する     私が育成を進めるうえで、一番大切だと考えているのは、お互いに信頼できる関係性であること です。   「上司は自分に期待していないのでは？」 「担当者だから仕方なく、表面上だけの育成をしているのでは？」 そんな不信感がある状態では、仕事に前向きに向き合うことは難しいと思います。   そこで、私は次の2つを特に意識しています。   ① 期待を言葉にして伝える   なぜ、その仕事をあなたに任せるのか その仕事を通して、あなたにどのように成長してほしいのか   これらを曖昧にせず、できる限り具体的に伝えるようにしています。 期待を明確に伝えることで、 「自分は信頼されている」「任されている理由がある」 という安心感につながると考えています。   ② モチベーションを保ちやすいように心がける   単に「何をしてほしいか」という指示だけでなく、本人の興味やキャリアの方向性と結びつけながら、   この業務にはどんな意味があるのか どんな力が身につくのか 将来どんな場面で役立つのか   といった 価値や意義 をできるだけ丁寧に説明するようにしています。   そうすることで、 「この仕事には、自分にとっての意味がある」 という 納得感 が生まれ、モチベーションも保ちやすくなると感じています。         私自身も、自分は期待されていないと感じた時は、モチベーションが全く上がらなかったですし、 逆に明確に「期待しているよ」と伝えてもらえた瞬間が、一番モチベーションも上がったし、成長できた気がします。   結局のところ、育成に必要な指針を考えるときは、「自分ならどう育成されたいか」を起点にするのが、もっとも分かりやすいかもしれません。       3.まとめ       私は、「育成」についてまだ初心者のため、 今回の記事は「これからも大切にしたい育成のあり方」を整理したものです。   同じように育成で悩んでいたり、誰かの成長を支えたいと考えている方へ、 一緒に一歩踏み出せるものになれれば幸いです！         4.関連資料 ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～

  4月は異動などで新メンバーの加入が多くなる時期ですね。 新メンバーがスムーズにチームに馴染み、なるべく早く活躍できる環境を整えておきたいですが、 具体的に何をやっておけば良いか迷ってしまうことはありませんか・・・？   今回は、「新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～」をご紹介します！     目次 受け入れ側が準備するべきこと  ① 自己紹介、1on1 ② 情報整理   受け入れが得意な社員に聞いてみた ① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる ② 受け入れる側から相談する ③ 気がかりなミーティングには自分も参加する   関連資料     1. 受け入れる側が準備するべきこと   新しいメンバーが直面しがちな”困ることあるある”の対策を予めとっておけると安心です。 ここでは、よくある困りごとを見ていきましょう。   よくある困りごと ①人と馴染めない、誰に聞けば良いか分からない ②どこに何があるか分からず、業務の進め方が分からない 　 それでは、ここからは①②について、どのような準備をすれば良いかご紹介します。     ①「自己紹介」「1on1」でチームに馴染みやすい環境を整える   新しいメンバーが最初に感じる不安の一つは「チームの人達と馴染めるだろうか？」ということ。 このため自己紹介の場を関係性構築の第一歩として、新メンバーが「話してもいいんだ」と感じられる雰囲気を意識しましょう。 また、定期的に対話をする場を設けておくことは非常に大切です。     コンテンツ紹介 リンク  ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 自己紹介 プロフィールシート  このコンテンツでは、プロフィールシートシートのフォーマットを用意しています。   💡Point メンバー同士の理解を深めるためには、最初の自己紹介が肝心です。 できる範囲で自己開示し、自分とどのように接してほしいかを予め伝えておくことで心理的安全性を高め、チームの関係性向上に繋がります。    1on1  このコンテンツでは、1on1をする側が心得るべきポイントや、どのようにすれば　　メンバーの悩みを引き出し、解決に導きやすくなるかを解説しています。   💡Point 1on1では、メンバーを部下という見方ではなく、同じ目標を志す「仲間」として接し、メンバーの状況を聞き、課題があれば一緒に解決策を考えましょう。 1onの時間を通じて、より良い関係性構築に繋がります。 　         ②「チャットやフォルダの整理」で情報の探しやすさを整える   情報の整理は、新メンバーがすぐに業務に取り組めるかどうかに大きく関わります。 情報が整理されていることで「どこに何があるのか」を直感的に理解でき、作業がスムーズになります。 ここではチャットルームと、フォルダ整理の方法をご紹介します。   チャット ルーム  ルールの例 ルーム分けイメージ ✓ 業務内容に応じて部屋を予め分けておくと 　後から探しやすく、使いやすいチャットになります。   📝 一般（下記に当てはまらないもの） 📋 レビュー依頼（対応依頼やレビューなど見落とさずに対応したいもの） 💬 雑談ルーム（気軽なコミュニケーション用） 💡 アイデア（企画や改善案の共有、発散の場） 🛠️ 緊急対応（システム障害など緊急連絡用） 🗂️ ナレッジ共有（テンプレートやナレッジや学びを共有）         フォルダ整理   ルールの例  ルールのイメージ ①フォルダルールを統一 ✓ 「関係者」 　 「目的（案件名・業務種別など）」 　 「利用期間」など、 　　階層ごとに統一したルールを決めて整理 📂_チーム 　┣ 📂_案件管理 　┃　┣ 📂_提案資料 　┃　┣ 📂_見積書 　┃　┗ 📂_契約書 　┣ 📂_運用管理 　┃　┣ 📂_資産管理 　┃　┗ 📂_勤怠管理 　┃　┗ 📂_データ分析 　┃　　　┣ 📂_2024年度 　┃　　　┗ 📂_2025年度 　┗ 📂_ナレッジ共有 📂_個人 　┣ 📂_ToDoリスト 　┣ 📂_作業用フォルダ 　┗ 📂_学習メモ ②ファイル名を統一 ✓「用途」「対象者」「期間」「バージョン」など、 　一目で分かりやすい情報を決めて明記   ③不要なファイルの整理 ✓「1年以上使っていないファイル」 は 　「アーカイブ」フォルダへ移行   ✓「アーカイブ」フォルダには「削除予定日」を 　明記し、その日付が来たらすぐに 　削除できるようにしておく          2. 受け入れが得意な社員に聞いてみた！～新メンバーをスムーズに受け入れる工夫とは？～     新しいメンバーを迎えたとき、すぐに馴染んでもらえるようにするにはどうしたらいいのでしょうか？今回は新メンバーの受け入れ上手な吉田さんに、普段どんな工夫をしているのか聞いてみました！     ① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる   「まずは発言しやすい場づくりが大事！」　   新メンバーには、まず「意見を自由に言っていい場なんだ」と感じてもらうことを大切にしています。 具体的には、会議の際に「〇〇さんはどう思いましたか？」と必ずチームメンバー全員に話を振るようにしています。既存のメンバーが当たり前に発言している様子を見てもらうことも、 「何でも言って良いんだな」と感じてもらいやすくする効果があります。   さらに意識していることは、どんな意見でも「話してくれてありがとう！」と感謝を伝えることがポイントにしています。誰もが発言しやすい雰囲気をつくることで、新メンバーを含めたチーム全体のコミュニケーションがスムーズになります！     ② 受け入れる側から相談する   「相談しやすい雰囲気を意図的に作る！」   「困ったことがあったら聞いてね」と言われても、新メンバーは何をどう相談したらいいか分からず躊躇してしまう事もあります。 だからこそ、私は受け入れる側の自分からこまめに相談するようにしています。   たとえば、　「前職のご経験から、どっちが良いと思いますか？」　「こんなこと前のプロジェクトでもありましたか？その時どうしていましたか？」など、   この様に、具体的で答えやすい質問を積み重ねていくと、やりとりの回数が自然と増えますし 会話のやり取りが増えるにつれて、新メンバーも相談しやすくなります。 また、受け入れる側の私たちが新メンバーの意見を聞く回数が増えることで、 新メンバーの得意なことや、人となりの理解に繋がり、その後の業務の割り振りがスムーズになる効果も得られます。     ③ 気がかりなミーティングには自分も参加   「”仲良くなるまで”をフォローするのも大事！」   新メンバーが一番悩みやすいのが「人間関係」だと感じています。例えば、少し癖が強い他部署の方や、口調が強めなお客様とのやりとりは、苦労する場面も多いのではないでしょうか。   私の過去の経験では、「あのお客様は、話してみると良い人だから、頑張って早く仲良くなってきてね！」なんて言われて そのまま送り出されてしまい困った事が多かったので、 この様なシーンではできる限り、関係性が築けるまで一緒にフォローしてあげると良いと思っています。   たとえば、新メンバーが少し気を付けた方が良い相手とミーティングをするときは、極力自分も同席します。 やりとりをサポートしてあげることで、新メンバーも安心してステークホルダーとの関係を築けるようになります。     小さな配慮が、新メンバーの安心感につながる！   今回ご紹介したことは、どれも実践しやすいものばかりです。 少し配慮を加えるだけで、新メンバーの馴染むスピードはぐんと上がります。 また、新メンバーが「このチームなら大丈夫！」と感じることができれば、 早く戦力化し、チーム全体の生産性も向上します。   ぜひ、できることから試してみてください！              ３. 関連資料   このコンテンツでは、「推進力」が優れた社員へインタビューを行い、 日々実践している具体的な取り組みを詳しく紹介しています。 チームの関係性構築についての実践的なアドバイスもたくさん書かれていますので、ぜひお読みください。   ▶▶【📝記事】推進力が高い社員に聞く！実践のコツ はこちら         バックナンバー   掲載月 タイトル リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します   2024年12月   【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 　 　     2025年1月   【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選～   　     2025年2月     【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック     　          

デザイン力を高める！資料作成のコツと無料テンプレートまとめ

「デザイン力」と聞くと、専門のデザイナーだけが必要とするスキルだと思っていませんか？   しかし、ビジネスの現場では、情報をわかりやすく印象的に伝えるために、ノンデザイナーでもデザイン力が必要なんです。   とくに、資料作成におけるデザインは、単なる見た目の美しさではなく、情報を整理し、相手に伝わる形にする力のことを指し、提案書や報告書、プレゼン資料など、あらゆるビジネスシーンで役立ちます。   本記事では、デザイン力を高める資料作成のコツをまとめた記事や、仕事ですぐに使えるPower Pointのテンプレートをまとめてご紹介します。   「伝わる資料を作りたい」「デザイン力を身につけたい」という方は、ぜひ参考にしてください。     目次 魅せて 伝える 資料作成講座・第1回 きれいな資料を作るべき理由・第2回 資料を作る前にやるべきこと・第3回 魅せるコツ 資料テンプレート・分かりやすい資料作成のための図解パーツ集・成果報告書       1．魅せて 伝える 資料作成講座   ビジネスの現場における「資料」は単なる情報の寄せ集めではありません。 相手に理解してもらい、行動を促すための“ツール”です。   しかし、情報が散乱した資料では、せっかくの提案も伝わらないですよね。   この記事では、「魅せて伝える」資料作成のコツを3回のシリーズにわたって解説しています。       第1回 きれいな資料を作るべき理由 皆さんは、どちらの資料が見やすい、分かりやすいと思いますか？   第1回の記事では、「なぜきれいな資料が必要なのか？」をテーマに、論理的に整理された美しい資料がもたらす効果、そしてその鍵となる”ドキュメンテーションスキル”とは何かを紹介します。   ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら       第2回 資料を作る前にやるべきこと 資料作成は、いきなりスライドを作り始めるのではなく、準備が勝負の分かれ目。 第2回の記事では、効果的な資料を作るために欠かせない事前準備や、伝えたい内容を構造化して整理する方法を分かりやすいステップ形式で解説しています。       準備をしっかり行えば、資料作成は驚くほどスムーズになります。 詳しくは、第2回の記事をご覧ください。   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら       第3回 魅せるコツ 資料は「情報を載せるだけ」では不十分。 相手に“伝わる”資料にするためには、視覚的な工夫が欠かせません。 第3回の記事では、プレゼンを成功に導く「魅せるテクニック」を徹底解説しています。   例えば、複数要素の関係性を表現するにはどのような図解が最適なのかや、   テキストはどのように強弱を付けると強調できるのか等、   具体的な例を用いて紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら           2．資料テンプレート PowerPoint形式で編集が簡単、必要な項目や図解パーツが揃っているので、誰でもすぐに「見やすく・分かりやすい」資料が作れるテンプレートです。 自分の用途に合わせて自由にカスタマイズできるのが特徴です。     分かりやすい資料作成のための図解パーツ集 資料の構造や関係性、数値の推移などを分かりやすく表現したい時に使いやすい図解テンプレートです。 「視覚的に伝わる資料」を効率よく作りたい方におすすめです。     テンプレートの構成 因果関係・相互関係・対立関係の図解 サイクル・プロセスなど流れを示す図解 ベン図・オイラー図による重なり・共通点の表現 比較や整理に便利な表 折れ線グラフ・棒グラフ・円グラフなど数値の推移・割合を示すグラフ       ▶▶分かりやすい資料作成のために図解パーツ はこちら       成果報告書 売上や施策の進捗、目標などを整理して成果を報告したい時に使いやすい報告書テンプレートです。 成果を分かりやすく伝えたい方、報告書作成を効率化したい方におすすめです。     テンプレートの構成 売上・利益・受注件数などの定量結果 施策ごとの方針・状態・結果をまとめる施策トピックサマリ 次期目標や注力施策の整理 月ごとの進捗や活動計画を一覧できるマイルストーン表 売上・利益・受注件数などの定量目標管理       ▶▶成果報告書フォーマット はこちら

【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック

  ３月は来年度の計画を立てるために、顧客のニーズを抑えておきたいところですが、 年度末はお客様も自組織も忙しくなってしまい、時間をかけてニーズの整理をすることが難しくなりますよね？   ニーズの把握は２月から少しずつ実施しておくと、来年度の計画や活動がスムーズに進みやすくなります。   そこで今回は、「2025年の計画に向け、顧客ニーズを把握テクニック」 をご紹介します！     目次 この時期にニーズを把握することのメリット ニーズを把握するコツ 関連資料 特集記事のバックナンバー     この時期にニーズを把握することのメリット   年度末になると忙しくて時間が取れないことが多いので、顧客のニーズ把握や丁寧なコミュニケーションが後回しになりがちです。 少し早めの２月から顧客のニーズを把握しておくと、次のようなメリットがあります。   能動的なニーズ把握で、無駄を抑え計画のズレを防ぐ   計画を実行し始めてから、ニーズがズレていることに気がつくと、軌道修正に余計な時間がかかってしまいます。   また、3月にニーズを伺い提案した頃には、 すでに顧客組織内では予算が決まっていて、提案を受け付けてもらえない可能性もあります。 そのため早めにニーズを把握しておくこと（できればニーズは日頃から能動的に確認し、小さな提案を積み重ねて顧客の認識や温度感を感じ取っておくこと）が大切です。   このようにニーズを早めに把握しておくと余計な時間のロスが減り、来期計画の精度を上げることに繋がります。 ニーズを理解し提案をすることで、顧客との関係性をさらに深める ２月・３月は、顧客も来年度の方針決定に頭を悩ませている可能性が高いです。そこで、一緒になって考えてくれているという私たちの姿勢が伝わるだけでも、ありがたく思ってもらえることが多く、関係性を深めやすいです。積極的にニーズ理解や提案を行い、来年度目標に向かって一丸となって進んでいきましょう。     ニーズを把握するコツ   前章では、早めのニーズ把握をお勧めしましたが、みなさんは顧客のニーズ把握をどのようにされていますか？ 一番最初に思いつくのは、顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査を確認する方法ではないでしょうか。   今回はそれ以外の方法のひとつとして「共感マップ」をご紹介します。   共感マップは、今まで顧客が話してきたことや、顧客について知っていることを改めて整理し、ニーズを俯瞰して見直すことができます。 普段のコミュニケーションの中で、丁寧な対話や観察を通じて情報を収集しておくと良いですが 共感マップを作成する際に情報が不足する場合は、必要に応じてヒアリングやアンケートを通じ補完してください。   共感マップとは？ 顧客やキーパーソンがどう考え、感じ、行動しているのかを発見し整理することで、 彼らの希望やニーズをより理解するためのツールです。   共感マップのフォーマットダウンロードは こちら       過去と現在の共感マップ比較で、ニーズの変化を発見する   ここからは、さらにニーズの変化を分かりやすくし、来年度の方針決定に役立てるため 共感マップに時間軸を加えて、書き出す方法をご紹介します。 来年度の提案を調整するための一つの材料としてください。   例えば、大きな方針は変わってなくても、注力事項が変わっていることに気づいたり、 ゴールは変わっていなくても、やり方や進め方は変えた方が良いといった気づきを得やすくなります。     ▼共感マップ 過去と現在の洗い出し サンプル       半年前と現在の違い比較 　半年前： 注力事項: 売上目標達成のための戦略 主要課題: 顧客が売上戦略に集中し、具体的な戦術と計画を求めていた。 　現在： 注力事項: デジタルスキル強化とコミュニケーションの円滑化 主要課題: 顧客はリモートワーク後、チーム内コミュニケーションの課題に直面。              そのため、デジタルスキルの強化を重要視している。   提案するべき内容のシフト   　以前の提案： 　　 営業戦略の具体的な支援：売上目標達成のための市場調査やデータ分析の支援を提案   　これからの提案： デジタルスキル育成プログラムの導入：デジタルツールの基本操作から高度な活用方法までをカバーするトレーニングプログラムの提供。 デジタルコミュニケーションの強化：デジタルチャネルを活用したコミュニケーション強化のためのプラットフォーム提案と効果的な活用例紹介。   まとめ このように顧客のニーズは時間とともに変化し、その変化に対応するための提案が必要になります。 行きつく先が「営業利益向上・売り上げ目標達成」というような目標やKPI自体は変わらなかったとしても普段顧客が話していることを丁寧に観察して定期的に振り返り洗い出ししてみることで、 本質的なニーズを把握し、より相手が求めているニーズに対する提案を行うことができます。       あとがき この時期に顧客ニーズを把握することは、次年度の計画を成功に導くための重要なステップです。 顧客のニーズを真摯に考え提案し、一緒に方針を検討していくことは信頼関係の強化もつながります。 2025年の方針決定に向けて、今から準備を始めましょう。   それでは、また次回の特集記事でお会いしましょう！       関連資料     ▶▶【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ はこちら ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら     特集記事 バックナンバー   掲載月 タイトル リンク   2024年12月   【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 　　     2025年1月   【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！ 目標達成のコツ 3選～ 　    

【9月特集】見せ方で変わる！「成果が伝わる報告術」

  管理職のみなさん、 「成果は出しているのに、報告の仕方が悪く評価につながらなかった…」「チームの頑張りをうまく伝えられず、結果的にあまり成果が出せていないと受け取られてしまった…」 そんな苦い経験はありませんか？   今回の特集では、“伝わる成果報告”の基本構成を徹底解説。すぐに使える便利なフォーマットもご紹介します。 報告スキルを磨き、チームの成果を正しく伝え、評価につなげていきましょう！   〈目次〉   　①なぜ成果が上手く伝わらないのか？ 　②どうしたら成果を上手く伝えられるのか？ 　③成果を伝えるための具体的なステップとは 　まとめ 　成果報告書フォーマットダウンロード 　特集記事バックナンバー       ①なぜ成果が上手く伝わらないのか？   成果が伝わりにくい理由 成果の「背景」が抜けている　→ どんな課題に対して取り組んだのかがないと、成果の価値が伝わらない。 数字や事実が不足している　→ 「頑張りました」「改善しました」だけでは具体性に欠ける。 ストーリーがバラバラ　→ 報告をただ羅列すると、聞き手にポイントが伝わらない。 相手視点になっていない　→ 上司や関係者が知りたいこととズレたまま報告してしまう     失敗例 「〇〇を頑張りました」「□□を改善しました」と活動内容だけを強調してしまう。 グラフや表がなく、成果が感覚的な表現だけになっている。 成果報告が長くなりすぎて、結論が見えにくい。 「チームでやったこと」が見えず、個人の主張に聞こえてしまう。     ②どうしたら成果を上手く伝えることができるのか？   ポイント 資料をシンプルで見やすくする　→ 情報を詰め込みすぎず、「背景→施策→成果」の流れを守る。 定量的・定性的の両面で伝える　→ 数字で「成果の大きさ」、エピソードで「成果の意味」を補完する。 比較を入れる　→ 「目標と実績」で成果の位置づけを明確化。 相手視点で強調点を変える　→ 上層部には「売上・利益・リスク低減」、現場には「効率化・やりやすさ改善」など。     報告例 「特に□□の施策について、△△部との連携が寄与し、売上は昨年比120％を達成しました。」 「目標には届かなかったものの、新しい仕組み導入によって作業時間を30％削減できました。次期はさらに定着化を進めます」     ③具体的な作成ステップ ※フォーマットは本記事の下部よりダウンロードしてご活用いただけます。   STEP① 振り返り：課題・背景・注力施策・成果     まずは、「どのような課題背景から、取り組みを行ったのか」課題と施策の振り返りを行いましょう。     そして、施策に対して「どのような成果が出たのか」を分かりやすく整理しましょう。     成果は、売上・利益・受注件数などを目標と実績を並べて示すことで、達成度が明確になります。 目標に届かなかった場合は、その理由や学びを含めることで、次の改善提案につながります。       STEP② 目標：方針・施策・定性/定量目標     振り返りをもとに、次の半期に向けた目標・施策を設定しましょう。 ポイントは、「ニーズに応えている」「実現可能である」ことです。     前期実績と次期目標を並べることで、チーム全員が目標を共有しやすくなり、達成に向けた意識も高まります。     さらにマイルストーンで施策ごとの進め方を整理することで、計画性や方針が伝わりやすくなります。             まとめ：成果をより分かりやすく伝えてさらなる価値を発揮しよう！     「背景・施策・成果」「目標・方針」を整理して伝えることで、チームの成果を最大限にアピールでき、 次のステップへ自信を持って進むための準備を整えることができます。   また、成果はチームや関係者の協力によって生まれます。 報告時に感謝や協力への呼びかけを含めることも心がけると信頼とモチベーションが高めることができます。   例：「〇〇様からのアドバイスが突破口になりました」「△△部との連携が成果につながりました」 「次期も引き続きご協力をお願いします」「この目標達成には皆さんの力が必要です」等     ▶▶【📅ファイル】成果報告書ダウンロードはこちら         ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【11月特集】私が”伝わらない説明”を克服した方法

      「え、ちょっと何言ってるかわからない。」 私が去年、上司や先輩から毎ミーティングでほぼ100%言われていたセリフです。   去年までの私は、誰かに何かを伝えることが本当に苦手でした。   またうまく説明できなかったらどうしよう… 自分のせいで全体ミーティングを止めてしまったらどうしよう…   そんな不安が頭をよぎるたびに、仕事が進まない自分が嫌で仕方ありませんでした。 でもどう上手く伝えていいのか分からず、怖くて萎縮する日々でした。   こんな自分をどうしても変えたくて、とにかく色々試しました。   結果、今では上司に聞き返されることはほぼなく 話が一度で伝わるようになり、驚くほど仕事がスムーズに進んでいます。 「説明がわかりやすい」と言われる回数も増えました。   今回は、私と同じように「伝えるのが苦手」と感じている方に向けて、 私が意識してきた”伝わらない説明”を克服した方法を伝授させてください。       目次 伝わらない説明はとにかくデメリットだらけ なぜ、私の説明は伝わらなかったのか？ 克服するために徹底的に意識した3つのこと まとめ 関連資料   1. 伝わらない説明はとにかくデメリットだらけ！   まず、伝わらない説明をしていると、相手にも、自分自身にもデメリットがあります。       伝えるのが苦手だった頃の私は、まさにこの状態。 説明するのが怖くて、話しかける前から萎縮していました。 私の説明を聞いている相手も、相当しんどかったと思います。         2. なぜ、私の説明は伝わらなかったのか？   説明が伝わらない理由はいくつかあったと思いますが、主に以下でした。       当時、私はとにかく自分のことしか考えてなかったです。 相手はこの説明で理解ができるか？分かりやすいのか？など ほぼ考慮してなかったです。   上司や先輩なんだから、私の説明が多少わかりにくくても 理解してくれるだろうと思ってました。こんな部下・後輩は嫌ですね (笑)         3. 克服するために徹底的に意識した3つのこと   私は、とにかく以下3つことを意識してやりました。 (ちなみに今も、この3つは欠かさずにやっています。)     ①自分を過信しない。準備・可視化は絶対にする。 伝えるのが苦手だったときはなぜか「ぶっつけ本番・口頭でなんとかなる」と思ってました。 私は不器用の代表みたいな人間ですが、なぜそんなに自信があったのでしょう (笑)   “準備なしではどんな小さなことでも伝わらない” と割り切りました。 私が実際に整理したメモです。内容にもよりますが、大体これくらいの粒度で整理・可視化します。 最初は時間がかかりますが、慣れてきたら5分～10分で終わります。   ＜やり方＞ ①話す順番・情報量を整理・可視化をする ②可視化したメモや資料を見せながら説明をする       整理・可視化を徹底したことで、相手から聞き返されることが激減しました。 事前に整理すると、これだと説明しにくい・伝わりにくいと感じたら 本番前にいくらでも修正できます。   また、可視化をすることで多少口頭での説明がおぼつかなくても、 相手はメモや資料を見て理解してくれます。   口頭で説明をするのが苦手な方は、メモでも資料でもいいので 可視化することを徹底してみてください。         ②相手に何をしてほしいのかを冒頭で伝える 説明の冒頭で必ず、説明するのは何のためなのかを伝えます。   私はここを端折ってしまっていたので、説明が終わったあとに 「で、これは何を見てほしいの？」と聞かれてもう一回説明をするという場面がよくありました。 時間がもったいないですね。 例えば： 「この資料で明日顧客に説明して問題ないか判断してほしいです」 「この課題について案を考えてみたんですがアドバイスがほしいです」 「このリスク一覧について、他にも考えられるリスクがあったら教えてほしいです」など     これだけで、相手は何をするために説明を受けているのかが明確になり、 話を聞く視点を絞れるので、余計なことを考えなくて済みます。 結果として、自分が欲しい回答をもらうことができます。   私も一度、冒頭に目的が伝えられないまま説明を聞いたことがありますが 何をすればいいのか分からない状態で説明を聞くことは、かなり苦しかったです。           ③伝える方法・タイミング・所要時間に問題がないかを確認する どんなに説明がわかりやすくても、手段・タイミング・使う時間を間違うと伝わらないです。   まずは相手が説明を聞ける体制や余裕がある、説明を理解しやすい方法である必要があります。 しかも、これは人によって違うこともあります。伝えるって難しいですね。 例えば： 口頭で話さないと伝わらない内容なのに、頑張ってチャットやメールの文章で伝える 上司が大事な会議前で余裕がない、インシデント対応でバタついているときに説明する 残り5分しかないのに、早口で無理やり説明をする     私はここを全然配慮していませんでした。 むしろなぜこんなに頑張って整理したのに伝わらないんだと思っていましたが 相手の聞く体制が整っていなかったら伝わらないのは当然ですよね。   伝える方法・タイミング・所要時間によって 相手の理解度が全然変わってきますので、気にかけてみてください。         4. まとめ   私も衝撃だったのですが、説明が上達することで驚くほど仕事がスムーズに進みます。   1年前を思い出すと、全く相手のことを考えていない説明だったと反省しています。 今回ご紹介した3つのことを意識するだけで、自分も説明しやすくなり、 相手の反応も変わってきます。   説明した内容がすぐに伝わると、「理解してもらえた！」と自信にもつながりました。   本当にいいことしかなかったですし、皆さんにも仕事の進み方が劇的に変わることを 体感してほしいので、ぜひ実践してみてほしいです。     5. 関連資料 分かりやすい資料を作成することも、説明が上達する方法の1つですので 資料が上達するコンテンツをご紹介します！   ▶▶【📝記事】魅せて伝える 資料作成のコツ はこちら       ▶▶【フォーマット】分かりやすい資料作成のために図解パーツ はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

部下の本音が分からない！20・30代の仕事で抱えるリアルな悩み 6選

  「若手、部下とよく会話はしているのに、なかなか本音が見えてこない…」 「今の若手が何に悩んでいるのか、何を考えているのか正直ピンとこない」 そんなモヤモヤを感じていませんか？   普段聞きにくい本音がたくさん分かるコンテンツを集めました。 メンバーとの会話やアドバイスのヒントとして、ご活用ください。   〈目次〉 ロールモデルを見つけるには 自力でやり遂げたくて人にうまく頼れない 仕事で成果が出なくて自己肯定感が下がった時の対処法 会議で異論をいいにくい 自分が決断したことに自信がない 普段関わらない人と接し方わからない 　　  関連記事     コンテンツ   ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント         「目標となる人が社内にいなくて…将来が想像できないです」   ▶︎ ロールモデルを見つけるには 「すごい」と思っても、自分とは環境も属性も違って再現できない。 そもそもロールモデルが必要なのか。ロールモデルをどう見つけ、どう参考にすればいいのかという悩みを相談しています。         「人に頼るのが苦手で…全部自分でやろうとしてしまいます」   ▶︎ 自力でやり遂げたくて人にうまく頼れない 頑張りたい気持ちが強いほど、協力を仰ぐことに葛藤してしまう。「どこまで自分で頑張って、どこで頼っていいのか」その線引きへの悩みを相談しています。 　           「周りと比べてばかりで、自分に自信が持てません」   ▶︎ 仕事で成果が出なくて自己肯定感が下がってしまう 「比べても仕方ない」と頭では分かっていても、成果が出ない時や周囲が輝いて見える時は落ち込んでしまう。そんな“比べても意味がないとわかっていても落ち込む”リアルな悩みを相談しています。             「会議で思うことがあっても、なんか言いづらくて…」   ▶︎ 会議で異論を言いにくい 議論を止めたくない、空気を壊したくない。そう思って意見を飲み込んでしまう若手の声。異なる意見をどう伝えればいいか、会議での工夫について相談しています。     　　           「自分で決めたはずなのに、“本当にこれでよかったのか”って不安になります」   ▶︎ 自分が決断したことに自信がない決断したことに自信が持てず、あとから迷ってしまうのはよくあること。そんな自信を持てないとき、どのように気持ちを切り替えるのかを相談しています。             「普段関わらない人と、どう接すればいいか分かりません」   ▶︎ 普段関わらない人と接し方がわからない 立場が上の人やちょっと高圧的な人には、話しかけるだけで緊張してしまう。 特にプライベートでは関わらないようなタイプの人とは関わり方に戸惑ってしまう。距離感の取り方や、関係づくりの第一歩について相談しています。         関連資料　4月特集記事 ▶▶【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～ はこちら