トラブルを未然に防止するには？

目次 トラブルを事前にシミュレーションする ヒヤリハットの共有 チーム内で防止策を検討 関連資料 1.トラブルを事前にシミュレーションする ミスやトラブルというのは、誰にでも発生させてしまう可能性があります。現時点で発生していないからといって油断していると、重大なミスやトラブルに繋がってしまうこともあります。 トラブルを未然に防ぐためには、事前にリスクを把握し防止策を検討しましょう。ここでは、トラブルを未然防止するためにやるべきことを紹介します。 Point 過去事例を共有する リスクを未然に防ぐために、これから起こりえるリスクを検討する際は、過去の失敗事例が参考になります。 自分が失敗した事例は、周りに共有しづらいものですが、 事前に対策するため、チームのためと思って失敗事例は積極的に共有することも大切です。 Point リスクの洗い出しは、性悪説で行う 事前にリスクを洗い出す場合は、 性悪説に立って「起きるかもしれない」「起きてしまったらどうなるか」をホラーストーリーで考えましょう。 「トラブルは起きないであろう」というような性善説に立ってしまうと、リスクを見逃してしまい 大きなトラブルにつながる可能性があります。 2. ヒヤリハットの共有 「ヒヤリハット」は、結果としてトラブルに至らなかった事象のため、見過ごされてしまうことが多いですが、記録を残しチーム内で共有して必要に応じた対策を講じることで、重大なトラブルを防ぐことに繋がります。 Point ハインリッヒの法則 3. チーム内で防止策を検討 収集した情報をもとに、チーム内で意見交換し必要に応じて対策を講じていきましょう。 Point 情報交換から学びを得て、最適な対策を講じる 業務でのヒヤリハットや違和感、自チームで起きたトラブルについてチーム内で意見交換する 関係者に発生したトラブル事例や、他部門で発生したトラブル事例などを収集し、 どのような対策を講じているかを確認する 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】リスクを洗い出し管理する方法はこちら ▶▶【📝記事】業務制約とリスク防止 はこちら

課題解決を加速するIssueリストの使い方

チームが目標に向かって進む際、計画時には見えなかった課題や、実行して初めて気づく改善点は必ず出てきます。 これらの課題を放置せず、体系的に収集・整理し、具体的なアクションにつなげる仕組みが「Issueリスト」です。 Issueリストは、課題や気づきを「見える化」し、チーム全体で共有・活用できる便利なツールです。 これを活用することで、課題を解決しながらチームの成長と成果の最大化が可能になります。 この記事では、Issueリストの基本的な役割を解説した上で、 その活用方法を「収集」「アクション化」「実行」の3ステップで紹介します。 ※Issueリストと課題管理表の違い Issueリストが課題の「何が問題か」を明確にするためのリストであるのに対し、 課題管理表は「どう解決するか」を課題、タスク、担当者、期日、進捗などを具体的に管理する表です。 課題管理表の元となるリストとして活用しましょう。 目次 Issueリストとは？ Issueリストの活用方法 まとめ 関連資料 1. Issueリストとは？ Issue（イシュー）リストとは、チームの中で発生している課題や気づき、 改善のヒントを記録・整理するためのリストです。 日々の業務の中で「やりづらい」「気になる」「もっとこうした方が良いのでは？」と感じたことを可視化し、チーム全体で共有・活用することで、継続的な改善を促進します。 Issueリストがあることで得られるメリット 課題の見える化：個人の気づきをチーム全体で共有できる 改善のスピード向上：気づいたことをすぐにアクションにつなげられる チームの成長促進：現場の声をもとに、業務や仕組みを進化させられる 心理的安全性の向上：意見を出しやすい環境が整い、チーム内の対話が活性化する Issueリストがない場合に生じるリスク 課題が埋もれる：現場で感じた違和感や改善点が放置される 同じ失敗の繰り返し：過去の問題が記録されず、再発防止ができない 改善の機会損失：メンバーの気づきが活かされず、チームの成長が停滞する 属人化の加速：個人の経験が共有されず、ノウハウが個人に閉じてしまう Point Issueリストは、チームの「気づき」を「改善」につなげるための出発点である 記録すること自体が目的ではなく、アクションに結びつけることでチームの生産性と柔軟性が向上する 2. Issueリストの活用方法 Step Issueリストで改善意見を収集する 収集した意見をアクション化する アクションを実行する Step1：Issueリストで改善意見を収集する 課題や改善点の発見は、チームの成長に欠かせません。 まずは、チーム内の意見を幅広く収集する仕組みを整え、課題や気づきを見える化しましょう。 ①収集の仕組みを整える 共有ファイルやチャット部屋を用意：チーム全員が編集できるExcelやスプレッドシートがおすすめ 記載ルールを明確に：不安・気づき・アイデア・改善点など、記載内容を事前にすり合わせておく 記入頻度を決める：週1回など定期的な記入を促すことで、日常業務の中でアンテナを張る習慣が生まれる ②補完手段としてインタビューを活用 業務が忙しく記入が進まない場合は、インタビューで意見を引き出す 事前に業務内容や4M（Mission, Measurement, Method, Member）の視点で仮説を立てておくと、スムーズに進行できる Step2：収集した意見をアクション化する 収集した意見をそのままにしておいては意味がありません。 次に、それらを具体的な行動につなげるために整理し、チーム全体で共有・議論しながら解決策を明確化しましょう。 ①4Mでカテゴリ分類する Mission：顧客ニーズ、期待値、事故・ヒヤリハットなど Measurement：目標、指標、進捗に対する違和感 Method：業務フロー、ナレッジ、標準化の余地 Member：稼働状況、育成、ローカルルールなど 分類することで、意見の偏りや見落としを可視化できます。 意見が少ないカテゴリは、視点が向いていない可能性があるため、追加の収集が必要です。 ②チームで意見交換する 事象と原因のすり合わせ：何が起きているのかを共有し、認識を揃える 解決状態の定義：「どうなれば解決か」を明確にし、未知の課題に対してはミッションやゴールを再確認してヒントを探ることが重要 アクションの具体化：誰が何をいつまでにやるかを明確にし、進行に応じて柔軟に詳細化していくことが重要（理想はWBS化だが、箇条書きでもOK） Step3：アクションを実行する 整理したアクションを実行することで、チームは実際の改善を進められます。 優先順位を決め、効果的に割り振ることで、着実な進捗と成果につなげていきましょう。 ①優先順位を決める 効果の大きさ、工数、放置による影響度を基準に、着手順を決定 ②割り振りを工夫する 得意な人に任せる：スピードと精度が向上 志向性に合わせる：モチベーションが高まり、主体的な取り組みにつながる チャレンジ枠を設ける：未経験者にも挑戦の機会を提供し、フォロー体制を整えて支援する ③コミュニケーションプランを設計する 定期MTGに進捗共有のアジェンダを追加するなど、進捗を確認する場を必ず設ける 進捗が停滞する原因は「工数不足」だけでなく「イメージできないこと」も多い相談や対話を通じて、行動のイメージを明確にすることが重要 まとめ Issueリストは、チームの課題や改善のヒントが詰まった「宝の山」です。 収集→整理→実行のサイクルを回すことで、チームの改善力と成果が着実に高まります。 日常業務に組み込み、継続的に活用することで、チームの成長を加速させましょう。 関連資料 ▶▶【📅ファイル】イシューリストのダウンロード はこちら

予期せぬトラブルに備えるインシデント対応

業務を進める中で、予期せぬトラブルや問題が発生することは避けられません。 これらの事象（インシデント）は、サービス品質の低下や業務の停滞を招き、場合によっては重大な損害につながる可能性があります。 だからこそ、インシデントを正しく認識し、迅速かつ効果的に対応するための準備が必要です。 この記事では、インシデントの定義と分類、緊急対応フローの作成方法、そして対応時の注意点について解説します。 事前に適切なフローを構築し、チーム全員で共有することで、万が一の事態にも落ち着いて対応できる体制を整えることが可能です。 目次 インシデントの定義と分類 緊急対応フロー作成 緊急対応時の注意点 関連資料 1.インシデントの定義と分類 インシデントとは、提供するサービスの品質を低下させる、またはその恐れがある事象を指します。 以下の2つに分類して考えることができます。 ①業務上のインシデント チームの業務遂行中に発生する事象で、チーム固有の事例が多く含まれます。 対象外対応（何を対象外とするかの定義が必要） オペレーションミス マニュアルや資料の誤表記 システム停止 など ②チーム運営に関するインシデント サービス品質に影響を与える事象で、複数チームに共通する傾向があります。 セキュリティインシデント（IDカード紛失、メール/FAX誤送信） マニュアルやツール類の破損 貸与品の紛失・破損 など 2.緊急対応フロー作成 規程の確認に合わせて緊急時の対応フローを確認・作成します。 万が一事故が発生した場合に、連携をスムーズに行い影響範囲を最小限に抑えるために重要です。 報告すべき事象は何か 報告ルート 報告する情報の内容 これらを事前にすり合わせておきましょう。規程外のリスクに気づいた場合は、チーム内で共有し、関係者と対処方法を協議してください。 ①報告対象の整理 関係者と一緒に、どのような内容について報告が必要かをすり合わせます。 業務上のトラブル例： オペレーションミス（影響度合によって分類） システム停止 チーム活動に関するトラブル例： セキュリティインシデント（IDカード紛失、メール/FAX誤送信） マニュアル・ツール類（データ）の破損 貸与品（PC、機器）の紛失・破損 ②連絡フローの作成 誰から誰へ何を報告するか 何分以内に報告するか 連絡手段と連絡先の確認 ③関係者とのすり合わせ 作成したフローを関係者とすり合わせ、実効性を確認します。 ④チーム内への展開 確定したフローをチーム内に展開し、万が一の際に何をすればよいかを全員が理解している状態にします。 ※業務用携帯電話に緊急連絡先を登録しておくと安心です。 3.緊急対応時の注意点 ①速やかな報告 フローに則り、上長へ即時報告。連絡がつかない場合は更に上位へ。 ②影響範囲の確認と協議 冷静な判断が難しい場合は、必ず上長や関係者に相談。 ③暫定対処の実施 関係者と連携し、影響度を最小化するよう努める。 ④振り返りと共有 再発防止策を検討し、事例を関係者へ共有することで、学びを活かす。 シミュレーションの重要性 緊急対応は、事前にシミュレーションを行うことで、対応手順の確認だけでなく、実際に復旧可能かどうかの検証も可能です。 例： 事前にシミュレーションしていれば防げた事例。 ある拠点でNW障害が発生し、迂回先に切り替えたが、迂回先のNW機器の電源が入っておらず全断となった。 4.関連資料 ▶▶【📅ファイル】緊急対応フローのダウンロード はこちら ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら ▶▶【📝記事】リスクを洗い出し管理する方法はこちら

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（後編）

▶▶課題管理のコツ 前編 課題管理をするにあたり、前提として何を意識していただきたいかをお伝えしています。 ▶▶課題管理のコツ 後編 (本記事) 課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。 上手な進め方のコツ📅 ここからは、全編でお伝えした起票・更新・完了について、 ぞれぞれ進め方のコツを詳しくご紹介していきます。 区分 No. 準備/ MTG やること 担当 起票 A-1 事前準備 フォーマットと記載例を用意する オーナー A-2 事前準備 課題を洗い出す チーム全員 A-3 事前準備 管理表を整理する オーナー 更新 B-1 MTG 起票者に内容を確認する チーム全員 B-2 事前準備 MTGで確認する内容を決める オーナー B-3 MTG 進捗を確認・更新する チーム全員 完了 C-1 MTG 合意したうえで完了にする チーム全員 ※青字は該当箇所のリンクになっています。 起票｜課題を「チームで扱える状態」にする 🌱 A-1｜フォーマットと記入例を用意する 最初にオーナーがフォーマットを作ります。 フォーマットは こちらからダウンロードできます。 ここでのコツは、空の表を渡さないことです。 管理表の起票をお願いされた時、メンバーは 「どのくらい細かく書けばいい？」 「これは書くほどのこと？」 「何をやるべきか、まだ確定してないけど書くべき？」 と迷ってしまいます。あらかじめ、例を書いておくと良いです。 Point 最初に記載例を「1件だけ」作っておく 自分たちの業務内容に沿ったリアルな記載例を1件だけ入れておきます。 それが「この粒度でいいんだ」という見本になって、書き方のばらつきがぐっと減ります。 Tips 項目は「盛りすぎない」 欄が多いほど、書くのが億劫になります。 最初は「課題／担当／期日／状況／次のアクション」くらいで十分です。 まずは "すぐ書ける" を優先すると良いです。 A-2｜課題は、チーム全員に「自分の手で」書いてもらう 次に、メンバー全員に今抱えている課題を出してもらいます。 ここは課題管理オーナーだけでやらない方が良いです。 オーナーやってしまうと、見えている景色が違うので、必ず抜けが出ます。 そして地味に大事なのが、ヒアリングして代筆しないことです。 課題管理のオーナーが聞いて、代筆をしてしまうと、 みんなに「課題管理は、この人がやってくれるんだ✨」と思われるので 後で苦労します😂笑 また、オーナーが先に課題を書いておいて、みんなに 「他の課題ないですか？？？」と聞く方法も、 メンバーにとっては、いつまで経っても自分ごと化しづらいため、 課題が自発的に出ない一つの要因になります。 そこで、おすすめなのがExcelの「共同編集」です。 Excelは、Web版やTeams上で開けば、複数人が同時に同じファイルへ書き込めるので、 以前のように「誰かが開いていると編集できない」ということがなく、 全員が同じ表を、その場でリアルタイムに更新できます。 （Googleだと元の機能で共同編集のスプレッドシートがありますね。） さらに、その共同編集できるExcelをTeamsなど チャットのチャネルタブに貼っておくと、 すぐに見に行けるので動線がぐっと良くなります。 メンバーは普段からチャットを開いていることが多いので、 わざわざファイルを探しに行かなくても、 いつものチャネルからワンクリックで表を開いて、その場で書き込むことができます。 ちなみに私は、定例会の際「共同編集Excel」を使って、 「少し時間をとるので、この場で課題を書いてみてください」とお願いした時、 数分で各自から2～3件課題が出てきたので感動しました✨ 「課題がメンバーから出てこない！」で悩んでいるチームも、 みんな 課題がない わけではなく、 書くきっかけがなかっただけ のことが多い気がします。 Tips 「気づいたら書いてね」では課題は集まらない 洗い出しをお願いするときは、「◯日まで」という期限と、 「次の定例会でみんなで見るよ」という見る場をセットで伝えましょう。 A-3｜MTG前に、課題を軽く整える 課題をみなさんに書いてもらうと、最初は 重複が発生している 粒度がズレている 担当・期日が未記入 課題なのか？実行中のアクションのなのか？が混在している など、必ずバラけると思います。 このまま、定例会で上から一件ずつ確認していくと、 みんなで読み合わせしているだけで時間が溶けてしまいます⏱️🫠 なのでオーナーの方は、ちょっとお手数ではありますが、 事前に、以下をやっておきましょう。 Tips オーナーが会議前に整理すること 重複を統合 粒度をそろえる 空欄箇所を中心に「ここは起票者に確認したい」という部分をチェック Point 整えるけど、書き換えない 分からない部分を、オーナーの想像で勝手に直さないこと。 不明点は、書いた本人に聞きましょう。 ここでの目的は 表を完璧にする ことではなく、 ミーティングの時間内にみんなで認識を合わせられるように、少し整えておく ことです。 更新｜必ず「前に進む」設計にする 🔄 B-1｜課題の内容は、チーム全体で認識を合わせる オーナーが整えた課題は、チーム全員がいる場で確認します。 目的は、チーム全体で目線をそろえることです。 本人にとっては当たり前に感じていることでも、 他の人にはその背景まで見えていないことは多いものです。 だからこそ、課題そのものだけでなく、背景まで含めてチームで目線を合わせておきましょう。 背景まで共有できると、本人が一人で悩んでいたことに、 他の誰かが、あっさり解決策を思い付く💡なんてことも起こります。 Tips 改善アイデアもチームから募集する 意見出しやアイデアの記入列をあらかじめ用意しておき、 ミーティング中に、共同編集機能を使って、思いついたことをその場で書き込んでもらいます。 これにより、 ミーティングに参加していても、”聞いているだけの人”を減らせます。 「あの人にもう少し改善アイデア聞いてみたい」と、次の対話につながりやすくなります。 Point 報告で終わらせず、次の一手まで決める チーム全員がいる場は、みんなの知恵を借りる絶好のチャンスです。 「共有して終わり」ではなく、 できるだけ「じゃあ次はこうしよう」まで、その場で決めてしまいましょう。 ここが、一人で管理するのと決定的に違うところです。 B-2｜「今日はどこまで決めるか」を先に考える 課題が増えると、全部を毎回見るのは無理があります。 上から、全件読み上げるだけの時間になると、 自分に関係ない話だと、みんな聞き流しモードに入ってしまいます。 だからオーナーは事前に、「今日の定例会で見る課題とゴール」を決めておきます。 Tips 定例会で見る課題と、どこまで決めるかは当たりを付けておきましょう 「ステータスが止まっているもの」 「期日が近いもの」 「次の一手が見えないもの」 を優先して確認しましょう。 Point ゴールは具体的に決めておく 「今日は担当と期日だけ決める」 「今日は企画フェーズの、ネクストアクションまで決める」のように、 "今日どこまで決めれば終わりか" を、ミーティングの冒頭に、言葉にして伝えておくと、 話が脱線しにくくなり、時間内に収まりやすくなります。 B-3｜進捗は、定例会の中で確認しその場で直す 課題管理のオーナーが、「更新内容を個別に担当者に確認して、課題管理表に集約する」 ——このやり方を続けると、 せっかく管理をしてくれているオーナーも消耗し、いずれ管理が破綻します。 しかも、このやり方だと、メンバーはずっと受け身のままです。 だからこそ、定例会の時間内に、その場で更新してしまう方が効率的です。 さらに共同編集なら、オーナーが代表して打ち込まなくても、各自が自分の担当行を同時に直せます。 これを定例会で習慣にすることで、「後で集約する作業」も「リマインド」も減らせます。 Tips 進捗確認の仕方 進捗を聞くときは、「なぜまだ終わってないんですか？」と責めた聞き方ではなく、 「今どこかで詰まっていますか？」 「誰かにフォローしてもらったら進みそうですか？」 「次は何をする予定か具体的に決まってましたっけ？」 というように、定例の場で みんなで一緒に次の一手を考えられる聞き方を意識します。 Point "詰める・責める"は、絶対にNG。みんなで、"考える"スタンスで 遅れていることだけの確認で終わったら、意味がありませんので、 定例会は、進めるための相談の場にしていきしょう。 その結果をその場でExcelに反映すれば、 ただの管理表ではなく、改善をするための ツール になります。 完了｜「私は終わりました」で閉じない ✅ C-1｜完了は、チームで合意してから 最後は完了編です。 ここは本人だけの判断では閉じずに、定例会で確認してから完了ステータスに変えましょう。 本人が作業レベルでは、終わっているつもりでも、 「後続の作業はない？」 「関係者に共有した？」 「成果は、ナレッジとして次も使える？」 など、他にもやっておくべきことが残っているかもしれません。 だからこそ、「この課題はこのように対応しました。完了しますね」と一声かけて、 みんなからも、リアクションをもらってから、ステータスを変えましょう。 Tips 完了したら "非表示" ⇒ 定期的にナレッジ化 完了した課題は削除せず、Excelのフィルター機能で非表示にします。 表示が多いほど、今見るべきものが埋もれてしまいます。 表示を絞ることで、普段は ”今やるべきことだけ”に集中できます。 そして定期的に、完了したものの中から ナレッジをまとめておくと、 より成果が出やすくなります。 Point 無理に全部を対応しない 管理する課題が多いと、つい早く「完了」にして閉じたくなりますが、 無理に全部対応する必要はありません。 残タスクがあれば・・・ 新規で起票 今は動けないものは ・・・ Pending（保留）にして次の期にチェック やらないと決めたら ・・・ やらない理由を書いてクローズ すべてを やり切らなければいけない わけではありません。 関係者が「ここで閉じていい」と納得した状態 にして、 完了させることも、立派な管理のテクニックです。 編集後記 今回この記事を書くにあたって、改めて課題管理と向き合ってみましたが、 やっぱり奥が深いなあと感じました。 みなさんは、いかがだったでしょうか？ 「ミーティングの前にわざわざ課題を整理しておくのは、ちょっと手間かも」 と、思われた方は、いらっしゃいますか？ それは、私も痛いほど同じ気持ちです😂（今でも面倒だな・・・とは思っています笑） ですが、ミーティング前にほんの少しだけでも整理しておくと、 要点を押さえて優先度をつけられるようになってくるので、 進行がスムーズになります。 私の経験上、整理せずに挑んだ定例会の方が、 よっぽど後で面倒なことになったので、 ぜひこの「ひと手間」を試していただけたらと思います！ （本記事のA-3とB-2をご覧ください。） また、 「会議中に、その場で進捗をまとめるのは難しいかも」 と、思われた方は、いらっしゃいますか？ これは確かに、少しファシリテーションのスキルが必要かなと思います。 でも、コツはシンプルで、その場で完璧にまとめようとしないことです。 まずは会議中に出た言葉をそのまま書いてみる（きれいに要約しようとしない） 迷ったときは「次に何をする？」の一行だけはその場で決める 書ききれなかったら、「補足あれば追記お願いします」と担当者に委ねる 最低限、次何やるべきか分かっていれば前に進みます。 このくらいの気持ちでOKです。 会議中にまとめるのはスキルが要りそう💦・・・と思う気持ちはとても理解できるのですが、 「会議中にできることは、その場でやっちゃおう！」という意識で進めた方が、 あとから一人で進捗を聞いて回ったり、代筆したりするより、 圧倒的にラクになるのでおすすめです。 まずは、できるところから少しずつ試してみてください😊 課題管理の「ここが参考になった」「ここがうまくいかなくて困っている」といった ご意見も、COROPS WEB上の相談窓口でお待ちしています。 この記事が、課題管理に苦手意識のある方にとって、 少しでもお役に立てば嬉しいです。 その他 関連資料 ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

【特集記事】私が「どっちでも大丈夫です」を卒業した理由～主体性・生産性が上がった話～

はじめに 私は「どっちでも良い」と思ってしまう思考の癖を減らしたことで、 主体性と生産性の面において自身の変化を感じることができました。 こんな方におすすめです。 部下の主体性育成に悩んでいる管理職の方 自分の意見を持ちたいと思っている方 このコンテンツでは、なぜ私が「どっちでも良い」を減らせたのか、振り返って分かったことを紹介します。 目次 なぜ「どっちでも良い」が多かったのか 「どっちでも良い」で進めて、痛い目を見てきた 「どっちでも良い」の仕事は、誰にも届かない 伝えたい想いは、生成AIで整理する 「どっちが良いか」選ぶと、仕事は圧倒的に楽しい おわりに 関連資料 １．なぜ「どっちでも良い」が多かったのか 私は少し前まで、お客様や上司に、 「Aで進めてたけど、Bに変えても良い？」 「この方向に変えても良い？」 と聞かれると、「どちらの進め方でも大丈夫ですよ！」と答えていました。 私としては、”あなたの判断を尊重していますよ””柔軟に対応できるので、任せてください！” そんなアピールのつもりでした。 ２．「どっちでも良い」で進めて、痛い目を見てきた Point 相手の要望に合わせて、自分の意見がないまま進めてしまうと・・・ 考えるべき要素が抜けて手戻りが起きる 後から「やっぱりこうしたい」とまた変更されてしまう 「どっちでも大丈夫」と言いつつ、心のどこかで感じていた疑問や違和感を放置していたと思います。 その結果「どっちでも良い」で進めたものは、だいたい、あとで自分に返ってきました。 大事故にはならないけど、時間が余計にかかるせいで、地味に痛いの連続でした。 結局「どっちでも良くない」ことの方が多かったです。 ３．「どっちでも良い」の仕事は、誰にも届かない 自分が「どっちでも良い」と少しでも思ってしまった仕事は、せっかく良かれと思ってやったことも、相手に届かないという経験をしてきました。言い換えると、心からこだわったポイントでないと、受け手に響かないと思います。 私は普段、研修講師としての仕事もしているので、特に感じることが多いですが、 これはどの仕事でも通じる部分はあると思っていて、 相手に伝わる/伝わらないは、スキルも大事ですがまずは"こだわり"があるかどうか、だと感じています。 ４．伝えたい想いは、生成AIで整理する "こだわり”がないと相手に伝わらないとは言ったものの、一方で、熱量だけで進めると納得感を持ってもらえなかったり、相手が理解するのに無駄な労力をかけさせてしまいます。 Tips 論理性は、生成AIで壁打ちすると整理しやすくなります。 ■ 生成AIとの役割分担 自分 → こだわり・懸念部分を出す 生成AI → 論理・構造・抜け漏れを補う ■イメージ 主導権はあくまでも自分。 生成AIは"答え"にはしないように気を付けています。 思考整理や論理構造の壁打ち相手として、かなり役立っています。 ５.「どっちが良いか」選ぶと、仕事は圧倒的に楽しい 「どっちが良いか」を選ぶようになってから、一番変わったのは 仕事が圧倒的に楽しくなったことです。 Point 自分で「どっちが良いか」を選ぶようになってから、 こんな変化を実感しています。① 内面：自分の意思でアウトプットを作っている感覚が持てる② 発信：「なぜこれにしたか」を自分の言葉で説明できる ③ 成果：自分の発言・行動で、仕事が前に進むシーンが増える ”言われたからやる仕事”から”自分の仕事”に変わり、やりがいを感じやすくなりました。 ６.おわりに 正直に言うと、以前の私は「決める」「選ぶ」をすると "自分の責任や仕事が増えそうだな…"と感じて、避けていました。 でも実際は、自分の意見が入っていない仕事は面白くないし、 意思が無いせいで、全然進まないことも多かったです。 だったら、最初から「どっちが良いか」を選んだ方が 結局は早いし、 自分ごと化されて生産性も上がる。 これが私の体験談です。私が選ぶ時に意識しているのは、 □ なんで相手はそっちがやりたいのか？ □ 選ぶことのメリットとデメリットは？ □ 今やるべきことか？ こんなことを少しでも考えてみると、 「どっちでも大丈夫です」が 「私はこう思います」に変わっていくと思います。 この記事が、あなたの主体性・生産性向上に 少しでも繋がったら嬉しいです。 ７.関連資料 ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

【6月記事】「部下の本音が分からない！」を解決！若手のリアルな悩み 6選

はじめに 今年度が始まりもう3か月が経ちますが、 配属・異動・新体制など、職場の「変化」は少し落ち着いてきましたか？ 変化が落ち着く一方、若手社員や異動者が壁にぶつかりやすいのもこの時期です。 管理者のみなさんは、 「部下と毎週ミーティングで会話はしているのに、なかなか本音が見えてこない…」 「今の若手が何に悩んでいるのか、何を考えているのか正直ピンとこない」 そんなモヤモヤを感じることはありませんか？ 今月は、よくある若手の悩みを集めました。 部下が考えていることのヒントや、部下の悩みに対してどうアドバイスするべきか？の参考情報としてご活用ください。 目次 周りの人との関係性構築 自力でやり遂げたくて人にうまく頼れない 普段関わらない人と接し方わからない 仕事の進め方 自分が決断したことに自信がない 会議で異論を言いにくい キャリア・モチベーション ロールモデルを見つけるには 仕事で成果が出なくて自己肯定感が下がった時の対処法 関連記事 周りの人との関係性構築 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「人に頼るのが苦手…全部自分でやろうしてしまう」 ▶ お悩み 頑張りたい気持ちが強い仕事ほど、自力でやり遂げたい。 そんな時は無理をしがちで、周りの人にどう頼れば良いかが分からない。 ▶ 解決のヒント プロセスを分解して自分でやり遂げたいところを明確にしましょう！ 分解することで、どんなことを周りに頼るべきなのかが見えてきます。 「普段関わらない人との接し方が分からない」 ▶︎ お悩み プライベートと違い仕事では関わる人を選べない。 立場が上の方や、少し強めな口調で話しかけるだけで緊張してしまう。 また、初めて会った方の名前をすぐに覚えられないので困っている。 ▶ 解決のヒント 緊張する相手の場合誰か別の人を挟んでアプローチすると、やりとりしやすいです。 緊張する相手や、初めて会った方との関係性構築における 具体的なテクニックをご紹介！ 仕事の進め方 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「やり残した仕事のモヤモヤが拭い去れない…」 ▶︎ お悩み 企画や施策を中途半端に終えた時、自分で決めて次に進むも、 やり残し感が拭いきれずにモヤモヤが残ってしまう。 ▶︎ 解決のヒント メモ帳への書き出しや、対話を通じた振り返りを行いましょう。 次第に心の整理や取り組みの意味が言語化され、 モヤモヤを減らしていく事ができます！ 「会議で思うことがあっても、言いづらい…」 ▶︎ お悩み 会議中にみんなが同じ意見でまとまってきている時、 自分が別意見を言って会議を止めたくない・空気を壊したくないため 意見を飲み込んでしまう。 ▶︎ 解決のヒント まずはホワイトボードなどで着眼点を書き出すことで、意見が言いやすくなります。 異論を言う時にも空気を壊しづらい会議の進め方や言葉選びのコツを紹介！ キャリア・モチベーション コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント 「目標となる人が見つからず…将来が想像できない」 ▶ お悩み 「あの人すごい！」と思っても、自分とは環境も属性も違って その人に近づけるイメージが全く沸かない ▶ 解決のヒント そもそもロールモデルは必要なのか？！を見直し、 人物像や行動パターンを部分的にでも取り入れるコツを紹介！ 「周りと比べてばかりで、自分に自信が持てない」 ▶ お悩み 仕事で成果が出ていない時、人と比べて自己肯定感が下がってしまう 自己肯定感の上げ方を検索してみても、 「そんなことは分かっている！」ということばかり・・・ ▶ 解決のヒント 自己肯定感が低い状態があることは、健全なことなんです。 下がった時どんな対策をすれば良いか？具体例を複数紹介！ おわりに 参考になるものはありましたでしょうか。 COROPS WEBではこれからも、若手層向け／管理者層向けの様々なコンテンツを発信していきます。 ぜひ定期的にチェックをお願いします！ 関連資料 4月特集記事 ▶▶【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～ はこちら

リスクを洗い出し管理する方法

目次 リスク管理とは リスクの洗い出し リスクを評価するには 関連資料 1. リスク管理とは リスク管理とは、組織やプロジェクトが直面する可能性のあるリスク（危険要因）を特定し、 それを評価・分析した上で、回避、低減、転嫁、受容などの対策を講じるプロセスのことです。 リスクを管理することで、以下の効果を生みます。 リスクが発生する前に適切な対応策を講じることで、被害を最小限に抑えることができる リスクを最小限に抑えることで、プロジェクトや事業の成功確率を高めることができる 不測の事態による損失を防ぎ、組織の信頼性を維持できる リスク管理を行う上で重要な事は、リスクを洗い出せるかどうかです。 しかし「リスクを洗い出そう」といっても、どのような視点で洗い出せば良いか分からないことが多いです。 ここからは、リスクの洗い出し方法を見ていきます。 2. リスクの洗い出し リスクの洗い出しは一つ一つの詳細に洗い出すことより、「抜け漏れがないこと」「一つでも多く洗い出すこと」が重要です。 「どうせ問題は起きないだろう」と楽観的になっていると洗い出せませんので、できるだけ悲観的に ミッションや目標が未完了・未達成となった場合のリスクを洗い出していきます。 自チームだけで考えると、オペレーションや業務に偏った見解になるので、 他チームや上位層の見解も聞きその視点を盛り込むことも必要です。 3. リスクを評価するには 対外的なリスクの大きなプロジェクトの場合は「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。 リスク評価の手順 発生した際の影響度合いを見極める 発生した原因を想定して、発生可能性について見極める リスク評価のマトリクスで優先順位をつける 優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら ▶▶【📝記事】業務制約とリスク防止 はこちら

【7月特集記事】リーダーが夏休み前にやると良いこと3選

はじめに そろそろ夏休みが近づいてきました🌻 リーダーのみなさんはご自身のお休み日程も決まりましたでしょうか？ しっかり休むためにも、「ひと手間」かけておいてほしいことがあります。 今回の特集記事では、チームが混乱せずに仕事が進み、自分も安心して休めるための３つのポイントをご紹介します。 目次 1. メンバーが休暇に入る前に確認しておくこと 2. リーダーがいなくてもメンバーが動けるように準備をしておくこと 3. 夏休み明けのスタートを切りやすくするために準備しておくこと 関連資料 1.メンバーが休暇に入る前に確認しておくこと 夏休みを取る前に、リーダーから各メンバーに、普段の業務について以下を書き出ししてもらいましょう。 「自分が不在な場合は、どこまでやっておいて欲しいか」「トラブルが起きたら、△△さんに相談して」など、“期待と対応先”をセットで書きだしてもらいましょう。 具体例 ①指示の言語化 「自分がいない間にこれだけは終わっていてほしいもの」と「手をつけなくていいもの」を 区別して伝える ②トラブル時の連絡経路 「緊急なら〇〇さん→◇◇さんに順番で相談してください」などルートを明示 ＜Point＞ 「いない時に誰がどう動くか」を先に考えて共有しておくことで、 いざというときの判断のブレや滞りを防ぐ。 2.リーダー不在時に備え準備しておくこと 休みの日程を、伝えるだけでなく必ず可視化 具体例 ①事前に周知 「〇日〜〇日は夏季休暇となります。」と前もって朝会・週次定例の場で連絡。 ②不在予定を一覧で見える化 メンバーの休み予定も含めて、全員分を1枚のカレンダーやシートで可視化 ③ツールの活用 Teamsなどのチャットはステータスを変更、メールには自動返信を設定しておく。 ＜例＞恐れ入りますが、〇月〇日〜〇日まで夏季休暇をいただいております。 ご用件のある方は、〇〇（代理担当）までご連絡ください。 リーダーがいない際に、一番困りそうなことを予め潰しておく 具体例 前倒し対応 決裁や承認など、管理者の対応が必要な案件は、洗い出して休みに入る前に済ませておく or 代理担当を明確にする。 ＜Point＞ 不在であることを明確にし、問い合わせされた方が困らないようにする。 リーダーがいなくても大丈夫と安心できる状態を作る。 3.夏休み明けに良いスタートを切るため準備しておくこと チーム全体の再起動をスムーズに 長期休暇のあと、すぐにトップギアでは働けません。夏明けのメンバーが揃ってから最初の週は「エンジンをかけ直す時間」と考え、徐々にペースアップできる設計をしておくと良いです。 具体例 ①夏休みの事前タスク整理 夏休みに入る前に「休暇明けまずこれをやればいい」という優先順位付きで チームのタスクを整理しておくと、スムーズに再起動ができます。 ②個人の単位でリハビリ 「何からやるんだっけ？」を防ぐために、休みに入る前に「夏明けToDo」を各自で 書いておくように依頼しておくと良いです。 ③初日は雑談と情報キャッチアップ中心に休暇明けメンバーが集まったら、「夏休みの思い出を簡単に共有する時間」から始めて、 メンバーのコンディションを把握します。 まず“チームの空気”を取り戻しましょう。 ＜Point＞ 夏明け初週に会議や報告ラッシュを詰め込むのはあまり良くありません。 「ゆるやかに戻す」ことで、結果的に再起動が早くなります。 おわりに リーダーがしっかり休む姿勢を見せることは、メンバーも安心して休めることに繋がります。 夏休みをチームでポジティブに乗り越えるために、リーダーが「いない時間」こそマネジメントの見せどころと捉えましょう！ ▶▶【特集記事】バックナンバー はこちら 参考資料

新サービス「ライトプロジェクトマネジメント研修」トライアル開始！

「任せたはずなのに、なぜか進まない…」「新しいことを始めたいのに、誰にも任せられない…」 こんなモヤモヤを抱える管理職の方へ。 「お願いされたけど、どう進めていいのかわからない」「プロジェクト推進の基礎を、ちゃんと学びたい」 こんな不安を感じている社員の皆さんへ。 その悩み、ライトプロジェクトマネジメント研修で解決できます！ ～半日で学べて、現場ですぐに使える～ ✅忙しい日々の中でも、3時間〜受講可能 ✅研修内容は、現場の課題に合わせて柔軟にカスタマイズ ✅学んだその日から、チームの動きが変わります ・ライトプロジェクトマネジメント研修とは？ 沢渡あまね氏とCOROPSが共同開発した、現場で“すぐに使える”仕事の進め方を、 誰でも短時間で身につけられるように設計した、実践型のプロジェクトマネジメント研修です。 ・サービスの特徴 ・忙しくても安心！3時間〜受講可能！ 「忙しくて研修なんてムリ…」と思っていませんか？ ライトPMなら、何度も研修を受ける必要はありません。最短3時間から学ぶことができます。 限られた時間でも、実践にすぐ活かせるスキルが身につきます。 ・研修内容は柔軟にカスタマイズが可能！ 「若手向けに、基礎から丁寧に教えてほしい」 「うちのチームは指示されたことはしっかりやれるけど、自ら推進して仕事をするのは苦手な人が多い…」など 受講者のレベルや、チームの課題に合わせて、研修カリキュラムをカスタマイズできます。 ・対象者 ・もっと自発的に業務を進めていきたい若手、中堅社員 ・業務の進め方に不安がある新任リーダー、リーダー候補 ・初めてプロジェクトリーダーを務める方 ・研修の例 言葉の意味や、必要性、ポイント解説後にワークを実施することで 理解が深まり、スキルが定着しやすくなります。 演習では、具体的なアウトプットの出し方まで実践できるため、 理解の促進やスキルの定着につながり、研修後すぐに業務で活用できる状態になります。 ・COROPS×沢渡あまねさん 対談動画 第1弾 COROPSグループ × 沢渡あまねさん 対談動画 ライトプロジェクトマネジメント研修が生まれた背景と、そこに込められた想いとは？ ▶動画はこちらから 第2弾 COROPSグループ × 沢渡あまねさん 対談動画 仕事を進める上で欠かせない要素「仕事の5つの要素」とは？ ▶動画はこちらから 第3弾 COROPSグループ × 沢渡あまねさん 対談動画 仕事を進める上で必要になる「具体的なスキル」とは？ ▶動画はこちらから ・問い合わせ ライトプロジェクトマネジメント研修に関する ご質問・ご相談は、以下までお気軽にご連絡ください。 (「もっと詳細を知りたい」「価格帯を教えてほしい」など ) https://www.persol-bd.co.jp/inquiry/consulting/corops/

【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック

３月は来年度の計画を立てるために、顧客のニーズを抑えておきたいところですが、 年度末はお客様も自組織も忙しくなってしまい、時間をかけてニーズの整理をすることが難しくなりますよね？ ニーズの把握は２月から少しずつ実施しておくと、来年度の計画や活動がスムーズに進みやすくなります。 そこで今回は、「2025年の計画に向け、顧客ニーズを把握テクニック」 をご紹介します！ 目次 この時期にニーズを把握することのメリット ニーズを把握するコツ 関連資料 特集記事のバックナンバー この時期にニーズを把握することのメリット 年度末になると忙しくて時間が取れないことが多いので、顧客のニーズ把握や丁寧なコミュニケーションが後回しになりがちです。 少し早めの２月から顧客のニーズを把握しておくと、次のようなメリットがあります。 能動的なニーズ把握で、無駄を抑え計画のズレを防ぐ 計画を実行し始めてから、ニーズがズレていることに気がつくと、軌道修正に余計な時間がかかってしまいます。 また、3月にニーズを伺い提案した頃には、 すでに顧客組織内では予算が決まっていて、提案を受け付けてもらえない可能性もあります。 そのため早めにニーズを把握しておくこと（できればニーズは日頃から能動的に確認し、小さな提案を積み重ねて顧客の認識や温度感を感じ取っておくこと）が大切です。 このようにニーズを早めに把握しておくと余計な時間のロスが減り、来期計画の精度を上げることに繋がります。 ニーズを理解し提案をすることで、顧客との関係性をさらに深める ２月・３月は、顧客も来年度の方針決定に頭を悩ませている可能性が高いです。そこで、一緒になって考えてくれているという私たちの姿勢が伝わるだけでも、ありがたく思ってもらえることが多く、関係性を深めやすいです。積極的にニーズ理解や提案を行い、来年度目標に向かって一丸となって進んでいきましょう。 ニーズを把握するコツ 前章では、早めのニーズ把握をお勧めしましたが、みなさんは顧客のニーズ把握をどのようにされていますか？ 一番最初に思いつくのは、顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査を確認する方法ではないでしょうか。 今回はそれ以外の方法のひとつとして「共感マップ」をご紹介します。 共感マップは、今まで顧客が話してきたことや、顧客について知っていることを改めて整理し、ニーズを俯瞰して見直すことができます。 普段のコミュニケーションの中で、丁寧な対話や観察を通じて情報を収集しておくと良いですが 共感マップを作成する際に情報が不足する場合は、必要に応じてヒアリングやアンケートを通じ補完してください。 共感マップとは？ 顧客やキーパーソンがどう考え、感じ、行動しているのかを発見し整理することで、 彼らの希望やニーズをより理解するためのツールです。 共感マップのフォーマットダウンロードは こちら 過去と現在の共感マップ比較で、ニーズの変化を発見する ここからは、さらにニーズの変化を分かりやすくし、来年度の方針決定に役立てるため 共感マップに時間軸を加えて、書き出す方法をご紹介します。 来年度の提案を調整するための一つの材料としてください。 例えば、大きな方針は変わってなくても、注力事項が変わっていることに気づいたり、 ゴールは変わっていなくても、やり方や進め方は変えた方が良いといった気づきを得やすくなります。 ▼共感マップ 過去と現在の洗い出し サンプル 半年前と現在の違い比較 半年前： 注力事項: 売上目標達成のための戦略 主要課題: 顧客が売上戦略に集中し、具体的な戦術と計画を求めていた。 現在： 注力事項: デジタルスキル強化とコミュニケーションの円滑化 主要課題: 顧客はリモートワーク後、チーム内コミュニケーションの課題に直面。 そのため、デジタルスキルの強化を重要視している。 提案するべき内容のシフト 以前の提案： 営業戦略の具体的な支援：売上目標達成のための市場調査やデータ分析の支援を提案 これからの提案： デジタルスキル育成プログラムの導入：デジタルツールの基本操作から高度な活用方法までをカバーするトレーニングプログラムの提供。 デジタルコミュニケーションの強化：デジタルチャネルを活用したコミュニケーション強化のためのプラットフォーム提案と効果的な活用例紹介。 まとめ このように顧客のニーズは時間とともに変化し、その変化に対応するための提案が必要になります。 行きつく先が「営業利益向上・売り上げ目標達成」というような目標やKPI自体は変わらなかったとしても普段顧客が話していることを丁寧に観察して定期的に振り返り洗い出ししてみることで、 本質的なニーズを把握し、より相手が求めているニーズに対する提案を行うことができます。 あとがき この時期に顧客ニーズを把握することは、次年度の計画を成功に導くための重要なステップです。 顧客のニーズを真摯に考え提案し、一緒に方針を検討していくことは信頼関係の強化もつながります。 2025年の方針決定に向けて、今から準備を始めましょう。 それでは、また次回の特集記事でお会いしましょう！ 関連資料 ▶▶【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ はこちら ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら 特集記事 バックナンバー 掲載月 タイトル リンク 2024年12月 【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 2025年1月 【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！ 目標達成のコツ 3選～