チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ

目次 短期間で成果を出すためのタスク割振りのポイント 関連資料 1. 短期間で成果を出すためのタスク割振りのポイント 顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、 他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 Point 得意なことを割り振りすることと、工数を捻出すること 割振りは工数の平等性より、適性を重視する チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。人には得手不得手があります。 得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 必要工数を捻出する 割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 WBSを、100％じゃなくてよいから作る わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。 カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。 細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、 細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。どうすればよいか分からない場合も多く出てきます。 そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。 2. 関連資料 ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら

人材要件の設定見直し

目次 人材要件の目的 人材要件の設定方法 人材要件の見直し 関連資料 1. 人材要件の目的 人材要件はチームに配属されるメンバーに最低限必要なスキルや適性を定めたものです。 人材要件を定める理由は、チームメンバーや人事部門等の人員配置に関わる部署とでチームに求められるメンバー像を共有し、適切な人材配置を実現するためです。 2. 人材要件の設定方法 人材要件は、業務の特性を考慮し、チームの一定要件に加えて各役割の必要条件を追加してください。 受入基準では主に次の3点「適性」「専門スキル」「ビジネススキル」を明示しましょう。 また受入基準に加えて配属されるメンバーが業務を通じて 「どのような経験を得られるか」「どのようなキャリアに繋がるか」を明示すると良いです。 適性 業務特性と候補者の特性がマッチするかを判断する必要があります。 スピード、正確性、共感性など、どのようなことが求められるのか、チームの環境や業務特性によって、候補者に求められる適性は異なります。 特に変化対応が多い業務を進めていくには、柔軟性は重要な適正ポイントになります。 専門スキル 業務を遂行する上で必要な業務経験、専門スキルを第三者が見ても分かるように表記します。 業務経験(業務内容や経験年数) 専門スキル(保持資格や過去の成果) ビジネススキル ビジネススキルとは、一般的にビジネスパーソン/社会人として求められる素養のことを指します。 以下に具体例を示します。 コミュニケーションスキル リーダーシップ 仕事に対する姿勢 社会人としてのモラル 社会人としての一般常識 3. 人材要件の見直し 人材要件を見直す際は、一定期間の稼働の実績と成果実績から、見直していきます。 例えば、日々・毎週の業務の中で冗長化を目的とした役割変更を行うことが多くあります。 この結果、 当初は「スピード」が速い方が良いと想定されていた役割も、実際は「正確性」の高い方が、効率的に仕事が進んだ 当初は「システムの知識」が必要と想定していたが、実際には知識が要求されるシーンは稀であった などといった気づきを得ることが多くあります。 このような実績から、改めて要件を見直すとよいです。 4. 関連資料 ▶▶【📝記事】成長を促すアサインの仕方とフォローの仕組み はこちら

ファシリテーションを上達させるコツ

みなさんは、「会議のファシリテーションがなかなかうまくできない」といった経験はありませんか？ 元々当社入社前の前職ではたらいていた時、ファシリテーションに強い苦手意識を持っていた ”てぃーさん” は、当社に入社してから、様々な取り組みを行う中で ファシリテーションの上達へ自信をつけることができました。 このコンテンツでは、そんなてぃーさんに、 「ファシリテーションを上達させる方法」について聞いてみました。 〈目次〉 登場人物紹介 ファシリテーションが苦手だった私の意識変化 取り組みの概要 振り返りと分析 情報収集と検討 実践 まとめ 関連資料 1. 登場人物紹介 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠） 社会人歴 8年 経歴 1社目：個別指導塾の教室運営 一人で働くことがメインだったので ファシリテーション経験ゼロ 2社目：建築系コンサルティング企業で本社勤務 初めてチームで働き、 ファシリテーションに苦手意識を持つ 3社目：当社 このコンテンツでは、私がファシリテーション克服のために、どんな取り組みをしたのかご紹介します。 2. ファシリテーションが苦手だった私の意識変化 今までは、ファシリテーションは向いていない・・・と諦めていたけれど、 練習や準備をすれば、上達ができること、 さらに、うまく進行できると、チームとしても仕事が進めやすくなることを実感できるようになりました！ それでは、どんな練習・準備を繰り返してきたのか、お伝えします！ 3. 取り組みの概要 ここからは、私が行った取り組みのステップをお伝えします。 「振り返りと分析」 自分がなぜファシリテーションを苦手と感じているのか原因を考えました 「情報収集と検討」 ファシリテーションのコツを収集しました 「実践」 学んだコツを、段階的に実践していきました その結果、苦手意識を克服することができました。 4. 振り返りと分析 なぜ苦手意識を持ち始めたのか、まずは前職での失敗談から振り返りを行いました。 前職での失敗談 私と同僚は上司からとある指示を受けた際に、上司からの指示内容について、 同僚とのミーティングを設定し話し合うことになりましたが、 その時、決めなければいけない事柄について、同僚からの意見がなかなか出ず、 ”私ばかり 意見を出し、自分だけで話しを進めてしまう・・・” という状態になってしまいました。 結局ミーティング内で決めるべき内容がしっかり話し合いできないまま終了し、 その後ミーティングの中で決まった内容を、上司に提案しましたが、 上司から「考えが浅い」と指摘を受けてしまい、やり直しになってしまいました・・・。 この時の経験から、 「なぜ上手くミーティングを回せなかったのか」 その要因を考えるために、 マインド・ミーティング前・ミーティング中の三つに分けて振り返ってみました。 振り返ってみると以下のことに気づきました。 マインド（自身の気持ちの持ち方）は、 参加者から発言があるのが当たり前だと思っていた ミーティング前は、 事前準備が足りなかった ミーティング中は、 進め方のコントロールができていなかったこと これらのことを克服するための情報収集と、どのようにすれば良いのかを検討しました。 5. 情報収集と検討 ここからは、どんな情報収集を行い、ファシリテーションの苦手克服のための検討を行ったかをお伝えしていきます。 マインド 編 ファシリテーションが得意な人がどのように実践しているか聞いてみたり、 インターネットでファシリテーションについて調べたりしたところ、 私はファシリテーションの役割について、 サポート役に回ること 意見を述べてくれた方に対して感謝を伝えること これらが有意義な意見交換のために必須であることを学びました。 ミーティング前 編 ミーティング前は、ゴール設定と、事前準備が大切なことを学びました。 ゴール設定ミーティングを何のために開催するのかその日のミーティングで決めなければいけないことはなにかを、明らかにすることが大切です。ここで決めたゴールは、ミーティングの冒頭で必ず確認するようにしました。 事前準備その日のミーティングで決めなければいけないことに対して、どのようなアジェンダが必要かを決めて書き出します。そして各アジェンダに対しての時間を決めます。ここで、無理のない、現実的な時間設定にすることが大切です。 ミーティング中 編 ミーティング中は、時間管理と質問の仕方と話の粒度を意識することが大切なことだと学びました。 時間管理を行うミーティング前に決めた時間どおりに進んでいるかを確認します。 質問方法の工夫する参加者からの意見が出ないからと言って、意見がないとは限りません。どの点に対して意見を言えば良いのか困っている可能性もあります。そんなときは参加者に「あなたはどう思いますか？」と聞くのではなく、「この点についてはどう思いますか？」と、聞きたい範囲を限定して質問することで、相手も考えやすくなるため、意見を言いやすくなります。 話の粒度を意識するミーティングで議論が盛り上がった時、気づいたら話が逸れていて、その日決めるべきことよりも、細かい内容ばかりを話してしまう・・・といったことはありませんか？そうならないために、実施前に決めたゴールを達成するために必要な議論となっているか、話の粒度は適切かどうかを考えるようにしましょう。もし話が逸れてしまっていたら、理由を説明した上で、適切な粒度に修正することが大切です。 たくさんの情報を見聞きしましたが、自分の課題に対応する対策を選び、取り組みました。 6. 実践 どれだけ何を対策するか考えていたとしても、一度にすべてを挑戦していくのは簡単ではありませんよね？ そのため、私は実践の場を三段階に分けて設定し、実践していきました。 社内の定例ミーティングで時間管理のみを行う 社内の上司に報告する際などのミーティングでゴール設定・質問の工夫を行う参加者とゴールをすり合わせすることや、 前述の「ミーティング中」で記載したとおり、参加者に対しての質問の仕方を変えること、そして議論の粒度を意識した進行を実践しました。 社外のミーティングで全体的なファシリテーションを行う最後に1,2を踏まえて、社外の方々と緊張する場面であってもファシリテーションが行えるようになりました。 各段階で実践と振り返りを行い、次回に向けて気を付けることを決めることで、 自分の中の目標を明確にし、ステップアップをしていくことができました。 7. まとめ このように振り返りと分析を行い、それに対する対策を知り実践したことで 上手にミーティングを回せるようになり、成長実感を得ることができました。 最後に、このコンテンツで伝えたいことは、 私は今まで、ミーティングの参加者は「自発的に意見を言ってくれる」 「ミーティングのゴールを理解してくれている」と思い込んでいましたが、 ミーティング参加者の意見は、”ファシリテーターである自分が引き出すもの” だと考えが変わりました。 また、苦手なものをそのままにせずに挑戦してみたことで、成功体験を積むことができました。 この経験が少しでもみなさまの参考になれば嬉しいです。 8. 関連資料 ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら ▶▶【📝記事】議事録作成のコツ はこちら

相互理解を向上させるには？

目次 相互理解の必要性 プロフィールシートの作成 キックオフミーティング・役割期待の共有 関連資料 1. 相互理解の必要性 一人ひとりではたらいている時よりも、より大きな成果を生み出すために、チームで協力関係を築いていきましょう。 協力関係を築くには、チームメンバー同士、お互いを知ることがとても大切です。 自分自身のこれまでの経験や持っているスキルを相互に伝えておくと、何か困った時にお互い手助けしやすくなります。 また、制約事項（家庭の事情で就業時間に制限がある など）を、チームメンバーに自身のことを知っておいてもらうことで、 安心して仕事に臨むことができます。 さらにはお互いの考え方や価値観などの内面的なことも知っておくと、 どんな時・誰に相談すれば良いか分かりやすくなり、仕事の連携もスムーズに行きやすくなります。 特にチーム発足時、あるいは新たなメンバーの加入時には、 互いのことを理解する絶好のチャンスです。都度以下のような機会を設けましょう。 プロフィールシートの作成 キックオフミーティングの実施・チームミーティングで役割期待の共有 この後の項目で1つずつ解説していきます。 2. プロフィールシートの作成 お互いを理解するために、まずは自己開示（自分の情報を伝えること）を行うことを心掛けましょう。 自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。 Point プロフィールシートは、志向性・スキル／経験・制約といった情報を整理し相手に伝えるだけでなく、 少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、コミュニケーションを円滑になりやすいです。 Point プロフィールシートの作成は、自分自身の棚卸の効果もあるため、定期的に整理することで自分自身の変化に気付けるようになります。 見直しした際に、キャリア志向性がアップデートした場合はチームメンバーに共有しましょう。 Point もう一歩踏み込んで仕事の価値観や、どんなことを言われると嫌か、何に感動するか などを 伝えることで自己開示（自分を理解してもらう）に繋がります。 例えば、自分がどんな時に「うれしい」または「不快」と感じることを伝え、あらかじめチームに知っておいていただくことも有効です。 ▼どんな時に「うれしい」「不快」と感じるかの例 3. キックオフミーティング・役割期待の共有 キックオフミーティングはチームの発足時や、期の変わり目に行いましょう。以下はキックオフのアジェンダの例です。 キックオフのアジェンダ例 チームの目標の共有 活動計画、体制などの共有 お互いを知るコンテンツ（自己紹介や相互理解のためのワーク等） 人は、自身に何が期待されているかを認識することで、やりがいをもって仕事に臨むことができます。 そのため、チームへの加入時、あるいは期の初めの役割の再設計時には、相手へ期待している内容をしっかりと伝えることが大切です。 また、役割を設定する際には、本人自身が何を望んでいるか、志向性を把握した上で極力それにマッチするよう検討しましょう。 Point チームの立ち上げ時や、新たなチームメンバーの参画時には、上司の方は必ずチームの目的・目標・課題背景を伝えた上で、「なぜこの役割を〇〇さんにお願いするのか」という相手に対しての役割期待を伝えるようにしてください。 その際に、これまでに把握していた該当のメンバーの志向性と、今後依頼する役割がどのように関連してくるのか、つまり、この役割・経験が将来的に目指している仕事にどう繋がるか を共有しましょう。 そうすることでメンバーのモチベーションを高め、さらなる成果に繋がりやすくなります。 また、チームの発足時には、先述のような上司から部下の期待だけでなく、 相互理解した内容に基づいて、お互いに期待することも対話しておくと良いでしょう。 例 佐藤さんは、資料作成が得意だから困った時は助けて欲しい 鈴木さんは、システム関係が得意だからフィードバックをしてくれるとありがたい など 伝え合っておくのも良いでしょう。 Tips 期待を伝えるコツ メンバーの意欲を高めるために、期待を伝える時は時間軸を意識しましょう。 ＜ポイント＞ 過去（メンバーが以前に話していたこと） 現在（直面している状況と、対象メンバーにお願いしている理由） 将来（メンバーにとって想定されるメリット） ＜例：具体的な伝え方＞ 「Aさんは以前、●●がやってみたいと言っていたよね。（過去） 今このプロジェクトで▲▲に取り組んでもらいたい理由は、Aさんの強みである□□が活かせると思うからなんだ。（現在） この経験を通じて、●●に繋がるスキルがさらに磨けると思うよ。（将来）」 4. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら

体制図と役割表の整備で業務の見える化を促進

目次 体制図と役割表の目的 役割表の設計と冗長化 体制図の活用と共有 関連資料 1. 体制図と役割表の目的 業務一覧やWBSを基に、体制全体の体制図や、担当ごとの役割内容を明確にした役割表を整備していきます。 体制図や役割表はチーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となり、チーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくする事を目的として作成していきます。 2. 役割表の設計と冗長化 チーム内で誰がどんな役割を担っているか、という全体の体制を明らかにして共有します。チーム内での担当や責任範囲がどのように設計されているかを把握することで、チームメンバーが見通しよく動けるとともに、何かあった際に誰が担当すべきかを見落とすリスクを減らすことができます。そしてこれは、互いが協力しあえる環境づくりにおいて大切です。 また、体制づくりにおいては、業務の冗長化を行うことが有用です。 具体的には、一つ一つの業務に対して「メイン担当とサブ担当」を設け、その業務に対して最低限２人が知っている状態をつくる、ということです。 このことで、何かあった際にもサブ担当がフォローすることができ、また、一人で閉じた世界にならず互いに知恵を出し合うことで、業務をより良くすることにもつながります。 役割表を作成するときは、業務一覧やWBSを基にして、担当や役割を割り振ります。 3. 体制図の活用と共有 体制図は、チーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となります。つまりはチーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくすることが目的です。また役割表に「メイン担当」「サブ担当」の表記を設けることにより、休暇取得時に誰がバックアップするのかが予め明確になり、「メイン担当」しかいないことが分かれば、リスク回避のためサブ担当を育成する必要性が明らかとなり、育成期間中の協力が得やすくなります。 最後に、作成した体制図と役割表は必ずチームメンバー全員に共有しましょう。 これによって少なくとも隣のメンバーが何の業務をしているか分からない、ということは無くなります。 互いの仕事の状態を見える化することは協力体制をつくる上で大切なことです。 体制図と役割表は管理者が管理するものではなく、チームメンバー全員で共有するものであると認識しておくと良いでしょう。 またこれらをメンバーに共有する際、体制の意図や役割配置の理由、背景等も併せて伝えることで、 各々の役割の納得感が上がることでチームメンバーそれぞれのモチベーション向上や、 意図や背景を理解していることによってより適切な相互協力に繋がります。 意図、背景の共有、これらを必ずセットで行った上で、 体制図、役割表はメンバーがいつでも確認できるようにしておきましょう。 4. 関連資料 ▶▶【📅ファイル】体制図 はこちら ▶▶【🎥解説動画】体制図フォーマット はこちら

コミュニケーションの仕組み化

目次 コミュニケーションの仕組み化 関係性を深めるために必要なこと 関連資料 1. コミュニケーションの仕組み化 コミュニケーションを仕組み化するために、”コミュニケーションプラン”を作成していきましょう。 コミュニケーションプランとは、仕事をスムーズに進めるために、対話の機会をあらかじめ計画し確保しておくことですので、 対話の内容により頻度や手法が変わってきます。 コミュニケーションプランを作成するために、「目的(内容)」「頻度」「手法」の3 つの事柄に分けて考えましょう。 コミュニケーションプラン作成のために考えるべきこと 目的(内容) 何を会話したいか？ 「意見交換、相談、連絡、報告、承認」 頻度 どれくらい会話したいか？ 「定期、不定期」 手法 どのように行いたいか？ 「メール、チャット、対面、会議体」 コミュニケーションプラン作成時に注意すべきこと チームの組成時やプロジェクトの発足時には、関係者間で勘違いや認識ズレが発生しやすい時期ですので決定的なすれ違いによるリスクを低減するためにも、日次でのミーティングを設定しましょう。 決裁者など活動のカギを握る主要な関係者が参加される会議については、あらかじめ数ヵ月先まで定期的な接点を確保しましょう。 これは何かが起こってから、急に予定を確保しようとすると調整が難しいことが多いので、 情報交換や意思決定の遅れによるリスクを低減するためです。 （何か問題や会話したいことが発生した場合に、急にスケジュールを空けていただくよう調整するよりあらかじめ予定を確保し不要な場合にキャンセルする方が、相手への負担が少なく親切です。） 予定をキャンセルする際には、 「今週の会議で課題は解決したため来週までに追加のアジェンダがなければ次週定例はキャンセルします」など 理由をお伝えし、適宜関係者に連携を行いましょう 2. 関係性を深めるために効果的なこと 人との関係性はコミュニケーションの量に比例すると言われています。 チームの組成時やプロジェクト発足時などでは、関係性を深めるために頻度を高く対話することを意識しましょう。 また話し下手の方であっても、会う回数や相手の視界に入るだけ関係性を深める効果があります。 Tips ザイアンスの法則 人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく 実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい 加えて、日常的な接点だけではなく、より深い関係性を構築するためには普段とは別の交流の場を設けるとより効果的です。 交流会の例 仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 新たなお付き合いを始める際の「交流会」 昨今は、対面での宴会を控える風潮もありますので、その場合はランチ会や業務時間内での振り返り会などを企画してみましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら 【📝記事】会議の生産性を高めるには はこちら

関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ

目次 関係者の洗い出し 洗い出した情報をまとめる キーパーソンを特定する 関連資料 1. 関係者の洗い出し 円滑にコミュニケーションを取るためには、関係者を明確にすることが大切です。 関係者を把握した後は、理解を深めるために関係者それぞれの特徴を掴んでいきましょう。 関係者の洗い出し まずは以下の方たちを、チームに関係する関係者として洗い出ししていきます。 自チームが何らかの価値を提供している方々 自チームに対して何らかの価値をもらっている方々 自チームと協力している方々 Point 関係者の洗い出しは自分以外一人で考えず、周囲の意見も確認する 関係者を網羅できているかどうか不安な場合は、自チーム内の自分と異なる視点を持っていそうな人や、 他チームへも聞いてみるなど、広い視野で、可能な限り洗い出すことが大切です。 2. 洗い出した情報をまとめる 関係者の名前や部署、役職だけでなく、権限範囲や判断軸を把握しておくことで 円滑にコミュニケーションを取ることができます。 洗い出した関係者に関する情報は、一覧化や、関係者図などの図式化を行い、自チーム内で共通認識を持てるようにしていきます。 関係者について、把握しておきたい情報の一覧 ①最低限 把握したい情報 会社名、所属組織（部署名）、氏名、役職 ②追加で 把握したい情報 決裁者の場合 その人が持つ権限（決済可能な金額、即決できる事柄 など） 判断軸（コスト・品質等・納期など何を重視しているか） 特性、趣味思考（論理的、人間関係を重んじる、前例の有無や現実性を重視、斬新なアイデアを好む など） 協力者の場合 その人の経験 スキル タイプ（趣味、思考、好みや考え方 など） ※一覧化した後は、自チーム内で共通認識を持てるように、共有を行いましょう。 ※項目は必ずしも固定ではありません。関係する組織・部門の中に所属されている人の中から、 関係性が高い人の特性、その人の経験やスキル、チームに対する影響度・関心度など、必要に応じて項目を追加していきましょう。 3. キーパーソンを特定する キーパーソンとは、経験が長い・信頼が厚いなどにより、組織の意思決定に 大きな影響を持っている重要な人のことを意味します。 一般的には役職が上位の方をキーパーソンと想像しますが、 そうではないケースも少なくありません。 円滑に業務を行うために、キーパーソンを特定しチーム内で共通認識を持ちましょう。 キーパーソンの特長の一例 決裁者が最も信頼している人（実務上の判断を委ねている相手） 会議中に決裁者が一番意見を求める人 自チームにとって「耳が痛い」と感じるような鋭い質問をしてくる人 その場にはいないが名前がよく出てくる人 周囲が遠慮している、必ずその人の反応を気にする人。いわゆる気を遣う相手 4. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】体制図フォーマット はこちら ▶▶【📝記事】関係者と認識ズレを防ぐ方法 はこちら

【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～

4月は異動などで新メンバーの加入が多くなる時期ですね。 新メンバーがスムーズにチームに馴染み、なるべく早く活躍できる環境を整えておきたいですが、 具体的に何をやっておけば良いか迷ってしまうことはありませんか・・・？ 今回は、「新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～」をご紹介します！ 目次 受け入れ側が準備するべきこと ① 自己紹介、1on1 ② 情報整理 受け入れが得意な社員に聞いてみた ① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる ② 受け入れる側から相談する ③ 気がかりなミーティングには自分も参加する 関連資料 1. 受け入れる側が準備するべきこと 新しいメンバーが直面しがちな”困ることあるある”の対策を予めとっておけると安心です。 ここでは、よくある困りごとを見ていきましょう。 よくある困りごと ①人と馴染めない、誰に聞けば良いか分からない ②どこに何があるか分からず、業務の進め方が分からない それでは、ここからは①②について、どのような準備をすれば良いかご紹介します。 ①「自己紹介」「1on1」でチームに馴染みやすい環境を整える 新しいメンバーが最初に感じる不安の一つは「チームの人達と馴染めるだろうか？」ということ。 このため自己紹介の場を関係性構築の第一歩として、新メンバーが「話してもいいんだ」と感じられる雰囲気を意識しましょう。 また、定期的に対話をする場を設けておくことは非常に大切です。 コンテンツ紹介 リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 自己紹介 プロフィールシート このコンテンツでは、プロフィールシートシートのフォーマットを用意しています。 💡Point メンバー同士の理解を深めるためには、最初の自己紹介が肝心です。 できる範囲で自己開示し、自分とどのように接してほしいかを予め伝えておくことで心理的安全性を高め、チームの関係性向上に繋がります。 1on1 このコンテンツでは、1on1をする側が心得るべきポイントや、どのようにすれば メンバーの悩みを引き出し、解決に導きやすくなるかを解説しています。 💡Point 1on1では、メンバーを部下という見方ではなく、同じ目標を志す「仲間」として接し、メンバーの状況を聞き、課題があれば一緒に解決策を考えましょう。 1onの時間を通じて、より良い関係性構築に繋がります。 ②「チャットやフォルダの整理」で情報の探しやすさを整える 情報の整理は、新メンバーがすぐに業務に取り組めるかどうかに大きく関わります。 情報が整理されていることで「どこに何があるのか」を直感的に理解でき、作業がスムーズになります。 ここではチャットルームと、フォルダ整理の方法をご紹介します。 チャット ルーム ルールの例 ルーム分けイメージ ✓ 業務内容に応じて部屋を予め分けておくと 後から探しやすく、使いやすいチャットになります。 📝 一般（下記に当てはまらないもの） 📋 レビュー依頼（対応依頼やレビューなど見落とさずに対応したいもの） 💬 雑談ルーム（気軽なコミュニケーション用） 💡 アイデア（企画や改善案の共有、発散の場） 🛠️ 緊急対応（システム障害など緊急連絡用） 🗂️ ナレッジ共有（テンプレートやナレッジや学びを共有） フォルダ整理 ルールの例 ルールのイメージ ①フォルダルールを統一 ✓ 「関係者」 「目的（案件名・業務種別など）」 「利用期間」など、 階層ごとに統一したルールを決めて整理 📂_チーム ┣ 📂_案件管理 ┃ ┣ 📂_提案資料 ┃ ┣ 📂_見積書 ┃ ┗ 📂_契約書 ┣ 📂_運用管理 ┃ ┣ 📂_資産管理 ┃ ┗ 📂_勤怠管理 ┃ ┗ 📂_データ分析 ┃ ┣ 📂_2024年度 ┃ ┗ 📂_2025年度 ┗ 📂_ナレッジ共有 📂_個人 ┣ 📂_ToDoリスト ┣ 📂_作業用フォルダ ┗ 📂_学習メモ ②ファイル名を統一 ✓「用途」「対象者」「期間」「バージョン」など、 一目で分かりやすい情報を決めて明記 ③不要なファイルの整理 ✓「1年以上使っていないファイル」 は 「アーカイブ」フォルダへ移行 ✓「アーカイブ」フォルダには「削除予定日」を 明記し、その日付が来たらすぐに 削除できるようにしておく 2. 受け入れが得意な社員に聞いてみた！～新メンバーをスムーズに受け入れる工夫とは？～ 新しいメンバーを迎えたとき、すぐに馴染んでもらえるようにするにはどうしたらいいのでしょうか？今回は新メンバーの受け入れ上手な吉田さんに、普段どんな工夫をしているのか聞いてみました！ ① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる 「まずは発言しやすい場づくりが大事！」 新メンバーには、まず「意見を自由に言っていい場なんだ」と感じてもらうことを大切にしています。 具体的には、会議の際に「〇〇さんはどう思いましたか？」と必ずチームメンバー全員に話を振るようにしています。既存のメンバーが当たり前に発言している様子を見てもらうことも、 「何でも言って良いんだな」と感じてもらいやすくする効果があります。 さらに意識していることは、どんな意見でも「話してくれてありがとう！」と感謝を伝えることがポイントにしています。誰もが発言しやすい雰囲気をつくることで、新メンバーを含めたチーム全体のコミュニケーションがスムーズになります！ ② 受け入れる側から相談する 「相談しやすい雰囲気を意図的に作る！」 「困ったことがあったら聞いてね」と言われても、新メンバーは何をどう相談したらいいか分からず躊躇してしまう事もあります。 だからこそ、私は受け入れる側の自分からこまめに相談するようにしています。 たとえば、 「前職のご経験から、どっちが良いと思いますか？」 「こんなこと前のプロジェクトでもありましたか？その時どうしていましたか？」など、 この様に、具体的で答えやすい質問を積み重ねていくと、やりとりの回数が自然と増えますし 会話のやり取りが増えるにつれて、新メンバーも相談しやすくなります。 また、受け入れる側の私たちが新メンバーの意見を聞く回数が増えることで、 新メンバーの得意なことや、人となりの理解に繋がり、その後の業務の割り振りがスムーズになる効果も得られます。 ③ 気がかりなミーティングには自分も参加 「”仲良くなるまで”をフォローするのも大事！」 新メンバーが一番悩みやすいのが「人間関係」だと感じています。例えば、少し癖が強い他部署の方や、口調が強めなお客様とのやりとりは、苦労する場面も多いのではないでしょうか。 私の過去の経験では、「あのお客様は、話してみると良い人だから、頑張って早く仲良くなってきてね！」なんて言われて そのまま送り出されてしまい困った事が多かったので、 この様なシーンではできる限り、関係性が築けるまで一緒にフォローしてあげると良いと思っています。 たとえば、新メンバーが少し気を付けた方が良い相手とミーティングをするときは、極力自分も同席します。 やりとりをサポートしてあげることで、新メンバーも安心してステークホルダーとの関係を築けるようになります。 小さな配慮が、新メンバーの安心感につながる！ 今回ご紹介したことは、どれも実践しやすいものばかりです。 少し配慮を加えるだけで、新メンバーの馴染むスピードはぐんと上がります。 また、新メンバーが「このチームなら大丈夫！」と感じることができれば、 早く戦力化し、チーム全体の生産性も向上します。 ぜひ、できることから試してみてください！ ３. 関連資料 このコンテンツでは、「推進力」が優れた社員へインタビューを行い、 日々実践している具体的な取り組みを詳しく紹介しています。 チームの関係性構築についての実践的なアドバイスもたくさん書かれていますので、ぜひお読みください。 ▶▶【📝記事】推進力が高い社員に聞く！実践のコツ はこちら バックナンバー 掲載月 タイトル リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 2024年12月 【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 2025年1月 【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選～ 2025年2月 【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック

会議の生産性を高めるには

目次 有意義な会議を行うために 会議前に確認するべき点 会議アジェンダの例 関連資料 1. 有意義な会議を行うために 会議は、コミュニケーションの仕組み化・情報共有・意思決定・課題解決・チームの連携強化のために実施しましょう。 全員の意見を集め、目標に向けた具体的な行動を決める場として活用します。 決めるべきことを決定し、無駄のない会議にするためには、内容に合わせて適切な頻度を検討することが必要です。 変動性が高い業務内容であれば、頻度を高くして認識を合わせる必要があります。 一般的な会議の例、頻度については以下を参考にしてください。 会議名 内容 キックオフ 特定のテーマに対して参集された関係者が初回の認識合わせを行う会 日次定例会 前日、当日、翌日の業務状況/予定および課題共有の実施のため、チーム全体や、一部のメンバー間にて少なくとも日に1回は開催する会議。実施形態としては、朝会、夕会などが多く見られる 週次定例会 関係者、チームから代表が参加し、週次の業務状況報告、および課題の共有などについて目線合わせ、意見交換を行う 月次定例会 関係者、チームから代表が参加し、月次の業務状況報告、および課題の共有と次月の方針/目標/活動内容などについて目線合わせ、意見交換を行う 四半期 半期の定例会 四半期もしくは半期に1度、チームの目標、アクションプランの進捗状況や実績、および課題/施策などの報告、関係者との意見のすり合わせ、今後のニーズすり合わせなどを行う 2. 会議前に確認するべき点 会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理しアジェンダを関係者に展開しておくとミーティングは効率的に進みます。 また、以下表の確認点を見直すことで、生産性を高めることもできます。 確認点 確認内容・理由 出席メンバー間で 会議の目的とゴールを共有できているか 会議の目的やゴールのイメージが参加者内でズレてしまっていると、会議がうまく進まなくなることが多いです。 できる限り、会議の目的やゴールは事前に認識をすり合わせるようにしましょう。 アジェンダは提出済みか アジェンダは会議前に提出しましょう。 アジェンダの時間設定は、普段から相手の反応や言動を観察し、 どのアジェンダで意見交換の時間を多めに取るかなど、 時間配分を考慮できているとより良いです。 全員出席が必要か 全員で意見交換する場は必要ですが、 すべての会議で全メンバーを出席することにした場合、その分工数確保が必要になります。 会議の出席者は、関係者図を参考にして、目的と内容に合わせて決定するようにしましょう。 また、大きな意思決定を行う会議の場合は、決裁者や自チームの管理者も出席できるように調整します。 メールや電話、チャットでは代替えできない内容か 情報共有のみが目的の会議であれば、あえて参加者の時間を取らず チャットやメールで共有で終わる可能性もあります。 適宜、会議を行う必要があるかどうかも検討しましょう。 3. 会議のアジェンダ例 会議の生産性を高めるために、当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有ができ、次回会議の進め方に活かすことができます。 アジェンダの例は以下の表を参考にしてください。 No アジェンダ 概要 時間 発表者 備考 1 目標進捗 KPI達成状況と今後のアクション確認 10分 リーダー 2 課題確認 課題管理表に記載の課題とアクションの確認 20分 全員 3 共有、相談事項 気になっていること、困っていることの共有と相談 10分 全員 4 ナレッジ・スキルシェア 今週の気づき、有効な対応の共有 10分 Aさん 毎週持ち回り 5 周知・共有事項 顧客とのミーティング、上位組織の会議体からの フィードバック事項 10分 リーダー 合計時間 60分 4. 関連資料 ▶▶【📝記事】コミュニケーションの仕組み化 はこちら ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら

新しいメンバーを受け入れるチーム必見 ～チェックしておきたいコンテンツ6選～

新しいメンバーを受け入れるチームはこんな不安や悩みがあるのではないでしょうか？ ✔ 「どんな準備をしておけばいい？」 ✔ 「どうすれば早く馴染んでもらえる？」 ✔ 「どうすれば相談しやすい雰囲気を作れる？」 そんなお悩みの解決に役立つ実践的なコンテンツを6つご紹介！ 〈目次〉 OJT計画フォーマット プロフィールシート 体制図フォーマット 相談しやすいチームの雰囲気の作り方 1on1のコツ 上手い距離の縮め方 関連記事 コンテンツ ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 概要・ポイント OJTの進め方に迷わない！ 育成計画の見える化でスムーズな指導を 新メンバーが業務をスムーズに習得できるよう、 OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）の流れを整理できるフォーマットです。 💡Point ✔ 1ヶ月後・3ヶ月後のゴールを明確に！ どの業務をどのタイミングで任せるかを計画できます。 ✔ 指導担当者が変わっても安心！ 進捗状況を可視化できるので、誰でもフォローしやすくなります。 ✔ 新メンバーの理解状況を見ながらスケジュールを調整できる！ 「理解が早い」「もう少し習得には時間がかかりそう」などメンバーの状態に合わせて計画を調整しやすくなります。 お互いのことを知り、チームに馴染みやすくする 新メンバーと既存メンバーの間に、会話のきっかけを生む自己紹介シートです。 💡Point ✔ 経験・得意なことを共有！ どんなスキルを持っているかが分かり、適切な業務を任せやすくなります。✔ 趣味やMBTIも共有すると意外な共通点が見つかるかも？ 「実は○○が好きなんです！」「MBTIは〇〇です！」などの情報が、雑談のきっかけになります。✔ 一方通行ではなく、双方向の紹介に！ 新メンバーだけでなく、既存メンバーも自己紹介を共有することで、より自然な関係構築が可能に。 ※MBTI（Myers Briggs Type Indicator）＝個人の性格を16タイプに分類する診断テスト 誰に何を聞けばいい？が一目で分かる！ 「この業務は誰が担当？」「困ったとき、誰に相談すればいい？」 そんな疑問をなくすためのフォーマットです。 💡Point ✔ 業務ごとの担当者を明確化！ 相談のハードルを下げ、仕事のスムーズな進行をサポートします。✔ チームの関係性が分かる！ 上司・先輩・同期のつながりが視覚的に整理され、新メンバーがチームの動きを把握しやすくなります。✔ 11種類のフォーマットで組織単位別に作成が可能！ チーム単体・部全体・顧客との関係性など、組織ごとに作成ができる為、組織の全体像も把握しやすいです。 新メンバーが安心して質問できるチームを作るには？ 新しい環境では、ちょっとしたことを聞くのも緊張するもの。 メンバーが気軽に相談できるチームの雰囲気を作るコツを紹介します。 💡Point ✔ 「相談ができない…」と感じている人の気持ちがわかる！ 実際に新しい環境に異動した人のリアルな悩みがわかるのでどんな対策を立てればいいかイメージしやすいです。✔ 相談のハードルを下げる魔法のフレーズ！ 相談しやすいようにチーム内で定着させるといいワードをご紹介！ 異動したばかりで感じる「不安」や「焦り」を解消！ 新しい環境に馴染むには時間がかかるもの。1on1を活用して、新メンバーが安心して話せる場を作りましょう！ 💡Point ✔ 「不安はないです」状態から悩みを引き出す不安が多すぎる・漠然としている・思い浮かばない状態から上手く悩みを引き出すコツをご紹介！ ✔ 1on1をする側が普段から意識しておくこと1on1のときに話題に困るという方は必見。 普段からあることを意識しておくことで解決できます。 近すぎず、遠すぎず、適切な距離感を保つには？ 新メンバーとどのように関わればいいか、悩む人も多いはず。 特に新メンバーは気を遣ってしまい、なかなか距離が縮まらないことありますよね。 💡Point ✔ 実践的なテクニックと普段から意識することをご紹介！ 初対面の人とのコミュニケーションが苦手でも すぐに実践できるテクニックや、普段から意識することで相手からの印象を変えることができるテクニックをご紹介。 関連資料 ３月特集記事 ▶▶【📝特集記事】新任チームリーダーまずやるべきこと はこちら