ミッションの策定方法

〈目次〉 ミッションを策定する理由 ミッションを策定する時に考えること 関連資料 1. ミッションを策定する理由 ミッションとは、自チームの存在する理由のことです。 把握したニーズをその背景まで深堀し、チームで「やるべきこと」として落とし込んで、チームの「ミッション」を作成します。 ミッションというと、会社や事業部などの大きな組織単位のものという印象があるかもしれませんが、チーム単位であってもミッションを明確にすることで、チームの意識が統一されゴール達成に近づきます。 ミッションを策定することの効果 ミッションを明確に言語化しておくことで、初心に立ち戻るための仕組みを作ることができます。 対面で人と接する仕事の場合は、相手の反応が分かりやすく目標達成の実感を得やすいため ミッションの解像度を高く保ちやすい傾向があります。 一方、多くの人が関わる複雑な工程の中で、直接的な接点が少ない役割を担う場合は、相手の解像度が不鮮明になりがちです。 その結果、目の前の作業に意識がとらわれ、徐々に本来の仕事の目的意識が薄れてしまうことがあります。 このような状況に陥った時のためにも、初心に立ち戻る仕組みとしてミッションを策定しておくことは有効です。 ミッションが明確に定められていれば、目的意識を持続しやすくなり、結果として仕事の質が向上します。 Tips ミッションは迷ったときの道標となる北極星のようなもの北極星はほとんどその位置を変えない星のため、大昔には旅人を助ける夜空の目印とされていたそうです。ミッションにも、この北極星と同じような役割があります。具体的な目標の背景にある「何のためにやるのか」「何のためにチームが存在するのか」を ミッションで明文化することで、何か迷ったときに立ち返る拠り所になり、チームの結束を強めることができます。 2. ミッションを策定する時に考えること 大きな組織だけでなくチーム単位でもミッションを明確にすることで、結束が強まり効率的な目標達成が可能になります。 チームのミッションを作る際には、以下を考えましょう。 全員の納得と共感が得られるかチームメンバー全員が納得・共感できるミッションを見つけることが重要です。これには、関係者のニーズと総合的に紐づいている必要があります。関係者のニーズの例：顧客や組織の大方針、メンバー一人ひとりのキャリア志向やコンディション、チームの1年後のありたい姿 仕事の目的を明確にする問いに答えられるものであるか 「我々の仕事は誰のどのような問題を解決することなのか？」 「問題を解決をするために、我々は何をするべきなのか？」 上記のような「すべきこと」を明確にする問いに答えているミッションであると良いです。 シンプルで共感を得やすいかミッションは関係者のニーズに基づいて、チームの使命や判断の軸となるものですので、背景にある目的を明文化し、できるだけシンプルにまとめることでメンバーから共感を得やすくなります。 言語化の重要性 ミッションを言葉にすることは手間がかかりますが、チームが結束するための第一歩として非常に重要です。丁寧に言語化することで、チーム全体が同じ目標を共有し、一体感を持って行動することができるようになります。 このプロセスを丁寧に行うことで、チームのミッションが明確になり、 全員が同じ方向を向いて効率的に仕事を進めることができるようになります。 ＜ミッションの例＞ 策定したミッションは、チームに共有することで組織の一体感が生まれます。必ず共有するようにしましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら

【9月特集】見せ方で変わる！「成果が伝わる報告術」

管理職のみなさん、 「成果は出しているのに、報告の仕方が悪く評価につながらなかった…」「チームの頑張りをうまく伝えられず、結果的にあまり成果が出せていないと受け取られてしまった…」 そんな苦い経験はありませんか？ 今回の特集では、“伝わる成果報告”の基本構成を徹底解説。すぐに使える便利なフォーマットもご紹介します。 報告スキルを磨き、チームの成果を正しく伝え、評価につなげていきましょう！ 〈目次〉 ①なぜ成果が上手く伝わらないのか？ ②どうしたら成果を上手く伝えられるのか？ ③成果を伝えるための具体的なステップとは まとめ 成果報告書フォーマットダウンロード 特集記事バックナンバー ①なぜ成果が上手く伝わらないのか？ 成果が伝わりにくい理由 成果の「背景」が抜けている → どんな課題に対して取り組んだのかがないと、成果の価値が伝わらない。 数字や事実が不足している → 「頑張りました」「改善しました」だけでは具体性に欠ける。 ストーリーがバラバラ → 報告をただ羅列すると、聞き手にポイントが伝わらない。 相手視点になっていない → 上司や関係者が知りたいこととズレたまま報告してしまう 失敗例 「〇〇を頑張りました」「□□を改善しました」と活動内容だけを強調してしまう。 グラフや表がなく、成果が感覚的な表現だけになっている。 成果報告が長くなりすぎて、結論が見えにくい。 「チームでやったこと」が見えず、個人の主張に聞こえてしまう。 ②どうしたら成果を上手く伝えることができるのか？ ポイント 資料をシンプルで見やすくする → 情報を詰め込みすぎず、「背景→施策→成果」の流れを守る。 定量的・定性的の両面で伝える → 数字で「成果の大きさ」、エピソードで「成果の意味」を補完する。 比較を入れる → 「目標と実績」で成果の位置づけを明確化。 相手視点で強調点を変える → 上層部には「売上・利益・リスク低減」、現場には「効率化・やりやすさ改善」など。 報告例 「特に□□の施策について、△△部との連携が寄与し、売上は昨年比120％を達成しました。」 「目標には届かなかったものの、新しい仕組み導入によって作業時間を30％削減できました。次期はさらに定着化を進めます」 ③具体的な作成ステップ ※フォーマットは本記事の下部よりダウンロードしてご活用いただけます。 STEP① 振り返り：課題・背景・注力施策・成果 まずは、「どのような課題背景から、取り組みを行ったのか」課題と施策の振り返りを行いましょう。 そして、施策に対して「どのような成果が出たのか」を分かりやすく整理しましょう。 成果は、売上・利益・受注件数などを目標と実績を並べて示すことで、達成度が明確になります。 目標に届かなかった場合は、その理由や学びを含めることで、次の改善提案につながります。 STEP② 目標：方針・施策・定性/定量目標 振り返りをもとに、次の半期に向けた目標・施策を設定しましょう。 ポイントは、「ニーズに応えている」「実現可能である」ことです。 前期実績と次期目標を並べることで、チーム全員が目標を共有しやすくなり、達成に向けた意識も高まります。 さらにマイルストーンで施策ごとの進め方を整理することで、計画性や方針が伝わりやすくなります。 まとめ：成果をより分かりやすく伝えてさらなる価値を発揮しよう！ 「背景・施策・成果」「目標・方針」を整理して伝えることで、チームの成果を最大限にアピールでき、 次のステップへ自信を持って進むための準備を整えることができます。 また、成果はチームや関係者の協力によって生まれます。 報告時に感謝や協力への呼びかけを含めることも心がけると信頼とモチベーションが高めることができます。 例：「〇〇様からのアドバイスが突破口になりました」「△△部との連携が成果につながりました」 「次期も引き続きご協力をお願いします」「この目標達成には皆さんの力が必要です」等 ▶▶【📅ファイル】成果報告書ダウンロードはこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

目標を設定するコツ

〈目次〉 目標を設定する理由とは？ 目標設定を行うには 目標設定のポイント 目標を達成するためのポイント 関連資料 1. 目標を設定する理由とは？ 目標設定とは、目的達成のために必要なプロセスや指針を明確にすることです。 新しい期の始まりに設定する会社が多いですが、苦手意識を持つ方も多いのではないでしょうか？ 明確な目標があると、具体的なアクションや優先順位を設定する助けとなり、仕事の効率と効果を高めることができ、 チームの目標があることで全員が同じ方向を向き、進捗を把握しやすくなります。 一方、目標が曖昧だと効率が低下し、達成が難しくなってしまいます。 また、個人で明確な目標を設定することで、達成感や成長の実感を得られ、 次の目標への意欲や自信につながるため、モチベーションの向上も期待できます。 これらのことから、目標設定をするようにしていきましょう。 2. 目標設定を行うには 目標は、論理的に構造化し作成することで設定しやすくなります。 まずは目的を達成させるために、現状と比較するとどんなギャップがあるか洗い出してみましょう。 例 目的 成し遂げようと目指す事柄 サービスサイトの利用満足度を向上させ、 リピート率を高めること 問題 現状と目的のギャップ 現在は利用満足度が35%と低く、 リピート率が10％に留まっている 課題 問題を解決するために必要な事柄 ユーザーからのフィードバックを収集・分析し、 サービスサイトの改善につなげる仕組みを整えること 目標 課題解決し目的が実現された状態を 具体的に表したもの 来期までに利用満足度を70％以上に向上させ、 リピート率を30％以上にする 3. 目標設定のポイント 先述した通り、目標は明確にすることが重要です。 ここからは、目標を設定する時のポイントをご紹介します。 Point① 目標の中間地点も決めておく 目標が決まったら、そこに行くまでの中間地点と必要な要素は何か？ということも洗い出しておくことが重要です。 最終的な目標は立ててあるが、中間目標がないという状態だと、 順調に目標に向かっているかどうか分からず、期間におけるチームの活動が正しいかどうかも分かりません。 ＜例＞ 目標「３年後に自社スマートフォンの利用者数を現状の倍の100 万人にする」 1年後 利用者60万人。注力することは見た目を改修する 2年後は・・・ というように、最終目標からの単純な期間按分だけでなく、その期間の中で中間指標以外に何を達成するのか？ 最終ゴールにたどり着くために必要な要素は何か？ということも洗い出して注力することを決めていきましょう。 Point② KPIを設定する KPI（重要業績評価指標）とは、目標達成に向けた進捗状況や成果を測るための具体的な指標のことです。 設定したKPIを定量的に管理することで、目標にどれだけ近づいているかを把握しやすくなり、 今後必要な改善や行動を明確にすることができます。 KPIは顧客から求められる場合もありますが、ここでは求められるKPIが無い場合は、 「行動」と「状態」を可視化することで設定できます。 ＜例＞ ある営業組織で1000万の売上金額、月10件の受注という目標を掲げている場合 １. 状態の可視化 「1000万円の売上」を「月10件の受注」で達成する 1件あたりの平均販売価格は100万円である必要がある 受注件数が順調でも、販売価格が低ければ目標は達成できない⇒大型案件と小型案件の商談比率を考慮して適切なKPIを設定します。 ２. 行動の可視化 営業チームが「月10件の受注」を目指す 受注数が見積もり提出数の1/3と見込まれる場合、見積提出件数は30件必要 見積提出には100件の商談が必要⇒既存顧客のリピート率も考慮すると、さらに具体的な行動計画が立てられます。 このようにKPIを適切に設定することで、具体的な行動計画を立てやすくなり、効果的に目標を達成することが可能となります。 4. 目標を達成するためのポイント Point 目標設定はチームを巻き込みましょう 目標設定のプロセスにはチームメンバーを巻き込み、全員でアクションプランを検討することが大切です。 これにより、メンバー全体で目標の背景への理解が深まり、より一人ひとりが主体的に取り組めるようになります。 たとえ組織から目標が示されていて、チームで決められない場合でも、 達成方法や計画はチームで話し合い決めていきましょう。 現状の課題を分析し関係者と対話を重ねることで、最適な目標を設定しチーム全体の主体性と理解を高めることができます。 また、目標はチームで話し合い、少しでも達成を楽しみにできるもの・ワクワクできるものを選びましょう。 ワクワク感がある場合、チームのモチベーションとコミットメントを高め、良い活動に繋がります。 Point 目標の実現性をより高めるために 目標を明確にし、実現可能にしていくために「SMART」というフレームワークを活用し、目標に抜け漏れが無いかチェックしましょう。 意味 内容 Specific 具体的である 誰が読んでも分かるように具体的な表現や言葉で書き表す Measurable 達成できたかを計測できる 目標の達成度合いが本人も、チームや上司に報告する時も 分かりやすくなるよう内容を定量化して、進捗管理しやすくする Achievable 十分に達成可能である 希望や願望だけでなく、現実的に達成できる内容かどうかを確認する Relevant 関連性の高いものである 設定した目標が組織やチーム全体の目標とも関連しているか確認する Time-bound 期限が定められている いつまでに目標達成するのか、その期限が設定されているかを確認する 5. 関連資料 ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法 はこちら ▶▶【📝記事】ミッションの策定方法 はこちら

目標振り返り

目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。

目標、施策の進捗確認をしよう

進捗を確認するには、チーム全体の活動をデータ化し、予定に対する実績を確認する必要があります。 この際に週単位や月単位といった累積値の推移が分かるようにすることで状況把握が行いやすくなります。 設定した目標・アクション・KPIの進捗確認をした後は、未来を予測します。 このままのペースで進めた場合に目標が達成できるかどうかを予測し、達成が難しいと思われる場合は、アクションを修正しましょう。 現在の数値を正しく把握するとともに、「このまま進めたらどうなるか」を予測することが大切です。 実績の可視化のポイント 測定手法については、何らかのシステムから日々の行動のデータを抽出し可視化できると現状把握が非常に楽になりますが、 システム等でのデータ抽出ができない場合は工夫が必要です。 例えば、WBSや業務一覧から進捗を把握する場合は、それぞれのタスクの完了条件を明確にした上で、 ステータス変更をすることで、進捗率を見ることができます。 変更するルール(毎日定時時間を設けて更新する、変更する人を決めるなど)を定めておくと、現状把握を行いやすくなります。 チーム全体の進捗を見るためには、各メンバーの期間中の活動の可視化が必要な場合もあります。 各メンバーは日や週単位で自分自身のパフォーマンス入力を欠かさずに行いましょう。 例えば、管理システムや管理表などに数値などの実施結果を入力する、WBSのステータスを変更する、稼働工数を入力する、などです。 とにもかくにも、実績数値を可視化することが進捗把握の基本となります。 進捗と状況の共有のポイント 予定と実績の進捗はただ管理者が把握するだけでなく、関係者、チーム内双方に定期的に報告、共有しましょう。 これは正確な進捗管理と同じく、あるいはそれ以上に大切なことです。 関係者に定期的に報告することで、状況や背景が変化し目標そのものを変更しなければいけない場合に早期にそれをキャッチアップすることができますし、 進捗の改善に周りの協力が必要な場合などにその協力を取り付けやすくなります。 チーム内への共有も非常に大事です。どれだけ良い目標を設定し、チーム内のコミットメントを高めたとしても、その進捗が分からなければ、 自分の仕事が何に繋がっているかの実感が薄くなり、コミットメントは弱まります。 それどころか、何のために仕事をしているのかが分からずモチベーションが低下してしまうことで、管理層への不信感に繋がります。 よく、「状況が悪いので共有を見送っている」「不明確な情報もあるので、共有ができない」といったシーンを見ますが、これは全く逆です。 きちんと目標設定ができていれば、悪い状況に関してもチーム全員で改善について検討し、 より良い改善案を出すことができますし、「悪いことでも共有してくれた」という信頼感が更にコミットメントを高めます。 また、不明確な情報であっても「不明確である」ということをきちんと前提として伝えさえすれば、 誤解などを招くことは少なく、むしろ仮説をベースに早い段階からチーム全体でアクションを考えることができます。

【11月特集】私が”伝わらない説明”を克服した方法

「え、ちょっと何言ってるかわからない。」 私が去年、上司や先輩から毎ミーティングでほぼ100%言われていたセリフです。 去年までの私は、誰かに何かを伝えることが本当に苦手でした。 またうまく説明できなかったらどうしよう… 自分のせいで全体ミーティングを止めてしまったらどうしよう… そんな不安が頭をよぎるたびに、仕事が進まない自分が嫌で仕方ありませんでした。 でもどう上手く伝えていいのか分からず、怖くて萎縮する日々でした。 こんな自分をどうしても変えたくて、とにかく色々試しました。 結果、今では上司に聞き返されることはほぼなく 話が一度で伝わるようになり、驚くほど仕事がスムーズに進んでいます。 「説明がわかりやすい」と言われる回数も増えました。 今回は、私と同じように「伝えるのが苦手」と感じている方に向けて、 私が意識してきた”伝わらない説明”を克服した方法を伝授させてください。 目次 伝わらない説明はとにかくデメリットだらけ なぜ、私の説明は伝わらなかったのか？ 克服するために徹底的に意識した3つのこと まとめ 関連資料 1. 伝わらない説明はとにかくデメリットだらけ！ まず、伝わらない説明をしていると、相手にも、自分自身にもデメリットがあります。 伝えるのが苦手だった頃の私は、まさにこの状態。 説明するのが怖くて、話しかける前から萎縮していました。 私の説明を聞いている相手も、相当しんどかったと思います。 2. なぜ、私の説明は伝わらなかったのか？ 説明が伝わらない理由はいくつかあったと思いますが、主に以下でした。 当時、私はとにかく自分のことしか考えてなかったです。 相手はこの説明で理解ができるか？分かりやすいのか？など ほぼ考慮してなかったです。 上司や先輩なんだから、私の説明が多少わかりにくくても 理解してくれるだろうと思ってました。こんな部下・後輩は嫌ですね (笑) 3. 克服するために徹底的に意識した3つのこと 私は、とにかく以下3つことを意識してやりました。 (ちなみに今も、この3つは欠かさずにやっています。) ①自分を過信しない。準備・可視化は絶対にする。 伝えるのが苦手だったときはなぜか「ぶっつけ本番・口頭でなんとかなる」と思ってました。 私は不器用の代表みたいな人間ですが、なぜそんなに自信があったのでしょう (笑) “準備なしではどんな小さなことでも伝わらない” と割り切りました。 私が実際に整理したメモです。内容にもよりますが、大体これくらいの粒度で整理・可視化します。 最初は時間がかかりますが、慣れてきたら5分～10分で終わります。 ＜やり方＞ ①話す順番・情報量を整理・可視化をする ②可視化したメモや資料を見せながら説明をする 整理・可視化を徹底したことで、相手から聞き返されることが激減しました。 事前に整理すると、これだと説明しにくい・伝わりにくいと感じたら 本番前にいくらでも修正できます。 また、可視化をすることで多少口頭での説明がおぼつかなくても、 相手はメモや資料を見て理解してくれます。 口頭で説明をするのが苦手な方は、メモでも資料でもいいので 可視化することを徹底してみてください。 ②相手に何をしてほしいのかを冒頭で伝える 説明の冒頭で必ず、説明するのは何のためなのかを伝えます。 私はここを端折ってしまっていたので、説明が終わったあとに 「で、これは何を見てほしいの？」と聞かれてもう一回説明をするという場面がよくありました。 時間がもったいないですね。 例えば： 「この資料で明日顧客に説明して問題ないか判断してほしいです」 「この課題について案を考えてみたんですがアドバイスがほしいです」 「このリスク一覧について、他にも考えられるリスクがあったら教えてほしいです」など これだけで、相手は何をするために説明を受けているのかが明確になり、 話を聞く視点を絞れるので、余計なことを考えなくて済みます。 結果として、自分が欲しい回答をもらうことができます。 私も一度、冒頭に目的が伝えられないまま説明を聞いたことがありますが 何をすればいいのか分からない状態で説明を聞くことは、かなり苦しかったです。 ③伝える方法・タイミング・所要時間に問題がないかを確認する どんなに説明がわかりやすくても、手段・タイミング・使う時間を間違うと伝わらないです。 まずは相手が説明を聞ける体制や余裕がある、説明を理解しやすい方法である必要があります。 しかも、これは人によって違うこともあります。伝えるって難しいですね。 例えば： 口頭で話さないと伝わらない内容なのに、頑張ってチャットやメールの文章で伝える 上司が大事な会議前で余裕がない、インシデント対応でバタついているときに説明する 残り5分しかないのに、早口で無理やり説明をする 私はここを全然配慮していませんでした。 むしろなぜこんなに頑張って整理したのに伝わらないんだと思っていましたが 相手の聞く体制が整っていなかったら伝わらないのは当然ですよね。 伝える方法・タイミング・所要時間によって 相手の理解度が全然変わってきますので、気にかけてみてください。 4. まとめ 私も衝撃だったのですが、説明が上達することで驚くほど仕事がスムーズに進みます。 1年前を思い出すと、全く相手のことを考えていない説明だったと反省しています。 今回ご紹介した3つのことを意識するだけで、自分も説明しやすくなり、 相手の反応も変わってきます。 説明した内容がすぐに伝わると、「理解してもらえた！」と自信にもつながりました。 本当にいいことしかなかったですし、皆さんにも仕事の進み方が劇的に変わることを 体感してほしいので、ぜひ実践してみてほしいです。 5. 関連資料 分かりやすい資料を作成することも、説明が上達する方法の1つですので 資料が上達するコンテンツをご紹介します！ ▶▶【📝記事】魅せて伝える 資料作成のコツ はこちら ▶▶【フォーマット】分かりやすい資料作成のために図解パーツ はこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

目標を達成するためにコントロールするべきQCDSとは？

〈目次〉 QCDSとは QCDSの設定 QCDSの調整 関連資料 １. QCDSとは QCDSとは、目標を実現する上での前提条件のような性質を持つものであり、 目標を達成するためにチームでコントロールすべき重要な指標です。 ここでは、QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方などQCDSの基礎を説明します。QCDSは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえ、高い解像度の目標地点を定めて具体的な計画を作成していきましょう。 ┃ Q Quality 品質基準 Qはクオリティー、品質の基準のことです。 品質基準の設定には二つパターンがあります。 パターン① 目標とは別の品質的な付帯要件がある場合は、それを設定するパターンです。 例： 業務の処理件数が月に1000件目標で、品質基準が処理の不備率は5%以下に抑えることという場合、 「不備率5% 未満」というのが、仕事の質に対する付帯要件です。 不備率が多いことは仕事の質が低いことになるので、あらかじめ要件として設定されていることがあります。 Point 質に対する期待は、顧客の頭の中には当然のこととして存在し、あえて言葉で伝えられない場合もあります。 そのため「何かしらの条件はありますか？」とこちらから 確認するようにしましょう。 パターン② 目標や、KPIをそのままQ（クオリティー）として設定するパターンです。 特に、質に対しての追加要件が無い場合は、目標やKPIをそのまま「Q」として設定しても構いません。 ┃ C Cost 予算/コスト Cはコスト、予算のことです。 予算は絶対に変えられない場合もあれば、状況によって変更が認められる場合もあります。 チームの取り巻く環境において、どの程度変更の余地があるのかを確認しておきましょう。 Point また自チームが活動する工数も、人件費というコストであり、管理されなければいけないものです。 納期が遅れる場合は、その分の人件費がかかることが多いです。 自チームが主導となって、コストをコントロールできるかどうかは別としても、工数はコストである、という認識をもつことが大切です。 ┃ D Delivery 期日/納期 Dはデリバリー、期日、納期のことです。 納期は以下二つのパターンがあります。 パターン① サイトリニューアルのような、いつまでに完了するか全体のスケジュール期日 パターン② 「PC交換対応」のような、何年かに一回定期的に繰り返し対応が必要な時の 1回１回の完了締め切り ┃ S Scope 業務範囲 Sはスコープ、業務範囲のことです。 業務の対象範囲については、コストや納期に比べて曖昧になることが多いですが、曖昧であるがゆえに、 あとから想定外に工数が増えるといったこともあるので、しっかり確認する必要があります。 例① サイトリニューアルの場合は、追加機能の範囲などがスコープにあたります。 例② 「PCの交換対応」のような業務の場合は、「交換対象は3年以上利用が条件」といった、条件がスコープにあたります。 Point 特に例②のような、長年継続している業務の場合は、少しずつ範囲が広がっていき、 知らないうちに工数が膨れ上がっているということもあります。 その場合は、業務はどこまでを対象とするか、改めて明確にすることが大切です。 チームの業務範囲（やるべきこと）を洗い出すためには「業務一覧」や「WBS」を活用しましょう。 2. QCDSの設定 全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。 「例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明」といった一部条件は決まっているが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。 その場合は、自分たちで変更可能な条件下で実現可能なプランを検討し、提案をしていきましょう。 もしすべての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番でQCDSを設定します。 実施順 項目 内容 1 Quality 目標を仮決めする 2 Scope やるべきことに対する想定作業量を見積もる 3 Delivery 想定スケジュールに落とし込む 4 Cost 概算工数、想定人員数、ファシリティ費用などを見積もる 5 Quality 目標、KPIを満たすために十分であるかを確認する 3.QCDSの調整 Q、C、D、Sは、互いにトレードオフの関係にあります。 ・品質を高めようと思えば、コストが上がる ・コストを下げるためには、品質を低くするか、範囲を狭める ・今のままだと品質目標基準に到達できないが、納期を遅らせることで到達可能となる などです。 全ての要件が達成できればそれに越したことはありませんが、現実的には想定通りに物事が進まず、 QCDSいずれかの条件が満たせなくなる場合も多くあります。 そのような場合に備え、何が優先されるかをあらかじめ確認していくことが重要になります。 優先順位は、組織や状況によって異なります。 予算は絶対に変更できない、という場合もあれば、株式上場や企業合併など、 対外的にも重要なイベントに関係する場合は納期が絶対となります。 この優先順位はその時の責任者の意向によって異なることもありますので、顧客のニーズや意向を踏まえて必ず事前に確認しておきましょう。 トレードオフスライダー 関係者間で、何を優先させるのかを定めておきます。 チームで業務を遂行する際の重要項目に優先順位をつけ、何を守り、何を捨てるかを、見える化したものです。 あらかじめ、どれを最優先とするのか、すり合わせをしておきましょう 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら

【10月特集】はたらくモチベを上げる目標設定のコツ

目標設定は「苦手」「面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。 ですが、実は目標を明確にすることは、自分らしい成長や働きやすさを実現するためにとても大事な作業です。 この記事では、「Will・Can・Must」で自分らしく目標を考えるやり方に加え、ビジネスで広く使われている目標設定のコツ「SMART」のフレームワークをご紹介します。 目次 Will・Can・Mustで自分らしい目標設定 目標達成するためのコツ 関連資料 1. Will・Can・Mustで自分らしい目標設定 目標をどのように考えて良いか分からない方へ、 Will・Can・Mustで分けて考えてみると分かりやすくなります。 ■ Will（自分のやりたいこと・なりたい姿） 自分の強みや興味があること、2,3年後になりたい自分の将来像を棚卸し、 自己理解を深めましょう。 ■ Must（組織やチームの目標） 組織やチームの目標を理解し、自分の役割や貢献できることを考えます。 やるべきことはチーム全員で意見交換をして一体感を高めましょう。 ■ Can（自分が改善すべき点・伸ばしたい点） 評価基準を分解し、自分が苦手なことやさらに伸ばしたい分野を明確化しましょう。 他己評価やチーム・上司からのフィードバックも自己理解の材料になります。 2. 目標達成するためのコツ 目標設定では、以下のような失敗がよくあります。 よくある失敗とその対策をお伝えします。 よくある失敗と対策 目標が曖昧だと行動につながらない →「何を」「いつまでに」「どのように」達成するかを明確に 高すぎる目標はモチベーション低下の原因に →現実的なステップに分解し、達成感を積み重ねる 目標を立てっぱなしにしない →定期的な振り返りや進捗確認を習慣化 さらに、目標達成を実現可能にするためには、 目標を明確にし、実現可能にしていくために「SMART」というフレームワークを活用すると良いです。 目標設定のSMART Specific 具体的である 誰が読んでも分かるように具体的な表現や言葉で書き表す Measurable 達成できたかを計測できる 目標の達成度合いが本人も、チームや上司に報告する時も分かりやすくなるよう内容を定量化して、進捗管理しやすくする Achievable 十分に達成可能である 希望や願望だけでなく、現実的に達成できる内容かどうかを確認する Relevant 関連性の高いものである 自身が設定した目標は、組織やチーム全体の目標とも関連しているか確認する Time-bound 期限が定められている いつまでに目標達成するのか、その期限が設定されているかを確認する SMARTで目標設定を行う例 例１：効率化したい 例２：昇進したい Specific 具体的である 今年度末までに、申請内容処理の所要時間を短縮する 1年後、現在の課で係長に昇進する Measurable 達成できたかを計測できる 処理時間を20％削減する 昇進するために必要になるとなる条件があれば設定する Achievable 十分に達成可能である 現状120分→100分にするのは可能か？ 来年度という期限内に必要条件を満たせるか？ Relevant 関連性の高いものである 業務負荷軽減は、組織目標の生産性向上につながっているか？ 自分のキャリアを実現すると会社・組織の方針とどのように貢献されるか？ Time-bound 期限が定められている 「今年度末までに達成」など期限を入れる。 「半年後の人事評価面談で」など期限を明確に。 目標 今年度末までに、書類処理の所要時間を60分から48分に短縮し、効率化20％を達成する 半年後の人事評価面談までに、昇進要件の資格を取得し、上司への昇進希望を正式に伝える 目標設定は「自分らしい働き方」への第一歩です。 目標設定は、「上から与えられるもの」ではなく、自分のやりがいや成長、 キャリアと紐づけて考えることで、働きやすさやモチベーションアップにつながります。 ぜひ前向きな気持ちで、目標設定を行いましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

一方的に顧客やチームの上位組織から目標が通知される場合にすり合わせるポイント

目標の決定プロセスは様々あります。「チームで話し合って決める」という以外にも、一方的に顧客や上位組織から目標が通知される（降りてくる）ことも多くありますが、ただ目標が通知されるのを待っているのは良くありません。 目標が決定するまでの過程で、自チームから関係者に対して能動的に提案をしていくことが大事です。 これまでの自分たちの活動の振り返りを元に現状を分析し、関係者の今後目指すことに対して、目標案を提示しましょう。 関係者との意向と異なる場合、相違点や相違の背景を対話により明らかにしていけば、折衷案を出すこと等も可能です。 何よりチーム自身で検討することで、顧客や業務への理解が深まり、結果、主体的に業務に関わっていくことができます。 そして、最終的には目標を関係者としっかり合意しましょう。実は、目標をたてることと同じくらい合意することは大切です。期初やチームを始める最初の段階で、ゴールとなる目標を双方で確認、そして合意ができると良いでしょう。 合意した内容は資料や会議議事録などによって書面に残し、できる限り目標は数値化(KPI化)しておくことで、その後の認識齟齬や「言った、言わない」を防ぐことになり、円滑に仕事を進めることができます。

ニーズの変化を確認するコツ

〈目次〉 ニーズの変化を確認する方法 期の変わり目にやるべきこと 関連資料 1. ニーズの変化を確認する方法 関係者のニーズをしっかり把握したつもりでいても、変化したことに気づかないまま仕事を進めていると 関係者間で認識ズレが起き、せっかく対応したこともやり直しが発生するなど、時間を浪費する可能性があります。 そのため、ニーズの変化をできるだけ早く察知することが大切です。 以下の３点を意識しておきましょう。 ニーズの変化をキャッチアップするために意識すること 常に相手の発言や依頼に対して、背景や真意を問うように癖づける 報告や依頼内容に変化があった際は、なぜ変更になったのか？変化の目的は何か？ を確認するようにしましょう。 日々の行動の変化に注意を払う 顧客の定例会への参加率が低下している、定例会での発言量が減少しているなど 日々の変化については、新たな関心や困りごとの可能性が考えられます。 顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査の結果を確認する 定期的に意見を確認しておくことで、ニーズの変化にも気づきやすくなります。 これらは特に個人の感度に左右されるため、個人で気づいた変化や、違和感を 日報やチームミーティングなどでチームへ共有できるようにしておくと良いでしょう。 2. 期の変わり目にやるべきこと ビジネスシーンおける期の変わり目は、変化が起こりやすい時期です。 変化を見逃さないように情報を収集をし、来期注力するべきことを検討していきましょう。 ニーズ変化確認のための情報収集と情報整理■情報収集する 関係者が感じているチームに対する満足度を確認するには、直接ヒアリングすることが望ましいですが、 直接の会話の機会を設定しにくい場合は、アンケート調査を行いましょう。 顧客組織の異動や組織変化に関する情報は、普段から関係性を構築している場合、期の節目に情報を取得しやすくなります。 ■収集したニーズをもとに来期に向けて注力すべきことを整理する 期の変わり目には顧客側でも、方針や目標が定まっていないことが珍しくないため、 まずは期が始まるタイミングまでに収集できた情報をもとに、注力ポイントを整理し仮の目標を立てておきます。 そこから必要に応じて目標を修正するという心持ちで、情報整理や準備を進めましょう。 情報整理した内容は、チームで話し合い共有し、認識を合わせておきましょう。 また、会社の方針や世の中のトレンドにより、関係者のニーズも変わことがあるため 外部環境に変化がないかも、定期的に確認しましょう。 以下は、外部環境の変化によって顧客ニーズが変化する一例です。 （参考情報）外部環境変化の一例 3. 関連資料 【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ はこちら