デザイン力を高める！資料作成のコツと無料テンプレートまとめ

「デザイン力」と聞くと、専門のデザイナーだけが必要とするスキルだと思っていませんか？   しかし、ビジネスの現場では、情報をわかりやすく印象的に伝えるために、ノンデザイナーでもデザイン力が必要なんです。   とくに、資料作成におけるデザインは、単なる見た目の美しさではなく、情報を整理し、相手に伝わる形にする力のことを指し、提案書や報告書、プレゼン資料など、あらゆるビジネスシーンで役立ちます。   本記事では、デザイン力を高める資料作成のコツをまとめた記事や、仕事ですぐに使えるPower Pointのテンプレートをまとめてご紹介します。   「伝わる資料を作りたい」「デザイン力を身につけたい」という方は、ぜひ参考にしてください。     目次 魅せて 伝える 資料作成講座・第1回 きれいな資料を作るべき理由・第2回 資料を作る前にやるべきこと・第3回 魅せるコツ 資料テンプレート・分かりやすい資料作成のための図解パーツ集・成果報告書       1．魅せて 伝える 資料作成講座   ビジネスの現場における「資料」は単なる情報の寄せ集めではありません。 相手に理解してもらい、行動を促すための“ツール”です。   しかし、情報が散乱した資料では、せっかくの提案も伝わらないですよね。   この記事では、「魅せて伝える」資料作成のコツを3回のシリーズにわたって解説しています。       第1回 きれいな資料を作るべき理由 皆さんは、どちらの資料が見やすい、分かりやすいと思いますか？   第1回の記事では、「なぜきれいな資料が必要なのか？」をテーマに、論理的に整理された美しい資料がもたらす効果、そしてその鍵となる”ドキュメンテーションスキル”とは何かを紹介します。   ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら       第2回 資料を作る前にやるべきこと 資料作成は、いきなりスライドを作り始めるのではなく、準備が勝負の分かれ目。 第2回の記事では、効果的な資料を作るために欠かせない事前準備や、伝えたい内容を構造化して整理する方法を分かりやすいステップ形式で解説しています。       準備をしっかり行えば、資料作成は驚くほどスムーズになります。 詳しくは、第2回の記事をご覧ください。   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら       第3回 魅せるコツ 資料は「情報を載せるだけ」では不十分。 相手に“伝わる”資料にするためには、視覚的な工夫が欠かせません。 第3回の記事では、プレゼンを成功に導く「魅せるテクニック」を徹底解説しています。   例えば、複数要素の関係性を表現するにはどのような図解が最適なのかや、   テキストはどのように強弱を付けると強調できるのか等、   具体的な例を用いて紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら           2．資料テンプレート PowerPoint形式で編集が簡単、必要な項目や図解パーツが揃っているので、誰でもすぐに「見やすく・分かりやすい」資料が作れるテンプレートです。 自分の用途に合わせて自由にカスタマイズできるのが特徴です。     分かりやすい資料作成のための図解パーツ集 資料の構造や関係性、数値の推移などを分かりやすく表現したい時に使いやすい図解テンプレートです。 「視覚的に伝わる資料」を効率よく作りたい方におすすめです。     テンプレートの構成 因果関係・相互関係・対立関係の図解 サイクル・プロセスなど流れを示す図解 ベン図・オイラー図による重なり・共通点の表現 比較や整理に便利な表 折れ線グラフ・棒グラフ・円グラフなど数値の推移・割合を示すグラフ       ▶▶分かりやすい資料作成のために図解パーツ はこちら       成果報告書 売上や施策の進捗、目標などを整理して成果を報告したい時に使いやすい報告書テンプレートです。 成果を分かりやすく伝えたい方、報告書作成を効率化したい方におすすめです。     テンプレートの構成 売上・利益・受注件数などの定量結果 施策ごとの方針・状態・結果をまとめる施策トピックサマリ 次期目標や注力施策の整理 月ごとの進捗や活動計画を一覧できるマイルストーン表 売上・利益・受注件数などの定量目標管理       ▶▶成果報告書フォーマット はこちら

【3月特集】4月からチームリーダーになるみなさまへ～不安解消のためのポイント～

  4月からチームリーダーになるみなさま、おめでとうございます！新しい役割に期待を感じる一方で、「自分に務まるだろうか？」「メンバーとうまく関係を築けるだろうか？」「1on1や目標設定ってどうすれば良いのだろう？」そんな不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。 大切なのは手探りでも少しずつ経験を積みながら、自分なりのスタイルを見つけていくことです。   この記事では、新任リーダーが抱えがちな悩みについて「これだけは押さえておきたい」というポイントをまとめました。 不安な気持ちを少しでも軽くし、4月からのスタートを前向きに迎えられるよう、お手伝いができれば幸いです。   今回は、「4月からチームリーダーになるみなさまへ～不安解消のためのポイント～」をご紹介します！     目次 【まずはここから】不安を解消するためのポイント 1on1、目標設定の基本と実践のポイント おすすめのビジネス本 先輩からのメッセージ バックナンバー       1. 【まずはここから】不安を解消するポイント   初めてチームリーダーになると、「自分にできるのか？」と不安を感じるのは当然です。しかし、リーダーに求められるのは「完璧にできるスキル」ではなく、「チームのために考え、行動すること」です。 まずは、以下のことを意識してみましょう。   　✅ 最初から完璧を目指さない　　最初からすべてを完璧にこなす必要はありません。 　　小さな成功体験を少しずつ積み重ねて、徐々に自信をつけていきましょう。   　✅ 既存の情報や周囲のサポートを活用する　　すでに整理されている情報を参考にしつつ、不明点や困った時は上司やメンバーへ相談しましょう。 　　一人で抱え込まないことが大切です。 　　　▶ 社内の評価制度を再確認する 　　　　　リーダーになるとチームメンバーの評価を担うことも多いため、 　　　　　メンバーに正しく伝えられるようにするため、社内の評価基準を今一度理解しておくと良いです。 　　　▶ 他のチームリーダー経験者に相談する 　　　　　できるだけ相談先を確保しておくことが大切です。　　　　　もし身近に経験者がいる場合は、具体的に「最初にやったこと・困ったこと」などの　　　　　アドバイスをもらっておきましょう。     2. 1on1・目標設定の基本と実践のポイント   リーダーになる時の心配事としてよく挙げられるのが、メンバーとのコミュニケーションと目標管理のことです。 そのためここでは、1on1と目標設定のポイントをお伝えします。   ポイント リンク  ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します 1on1のポイント 　管理ではなくサポートを意識する まずは自分から「自己開示」を行い、メンバーが安心して話せる状態を整えることで信頼関係を築く 適切な質問を投げかけ、メンバーの考えを引き出す  課題がある場合は、一緒に解決策を考える   　 目標設定のポイント SMARTの法則（具体的・測定可能・達成可能・関連性がある・期限が明確）を意識して設定する 会社の方針や目標と、メンバーの成長が両立できる目標に調整する   　     ３. おすすめのマネジメント本   マネジメント関連の本は多くあるので、やることが無限にあるような気がして、何を読めば良いのか悩む方も多いはず。 貴重な時間を使って本を読むなら、初めから「どの本がおすすめか」知りたいですよね？ 今回はCOROPSグループの上長が厳選した「新任リーダーにおすすめの本」をご紹介します！     📚新任リーダーにおすすめの本📚   BPO管掌 BE事業本部 BE事業統括部　 統括部長　中原 誠司さん   おすすめの本   山口 周 著「外資系コンサルが教えるプロジェクトマネジメント」大和書房   ＜コメント＞ よくあるマネジメント理論ではなく、現場のリアルを踏まえた実用的な一冊です。 着任前に読むのも良いですが、チームリーダーを半年経験した上で読むとさらに効果的だと思います。 こちらの本は読んでみると、COROPSのチームメソッドとリンクする内容も多数あると感じました。     BPO管掌 BE事業本部 BE事業統括部 ﾌﾟﾛｾｽｱｰﾂ推進部 部長　細川 奈穂さん   おすすめの本   木部 智之 著　「リーダー1年目のマネジメント大全」 三笠書房   ＜コメント＞ この本は初めてリーダーになり不安な方向けに、リーダーの全体像が分かりやすい一冊です。 優れたリーダーが実践している仕事術やすぐに使えるスキルを事例やイラストで学ぶことができます。     石垣 雅人 著　「「正しく」失敗できるチームを作る──現場のリーダーのための恐怖と不安を乗り越える技術」 技術評論    ＜コメント＞ この本はソフトウェア開発チームのマネージャー・リーダー向けの一冊で、 「正しく」失敗し、トライ&エラーを繰り返すことが必要だということが書かれています。 一般的に「失敗」にネガティブなイメージを持たれる方は多いと思いますが、 失敗の仕方を覚えながらチャレンジしていくことは、大切な視点だと感じました。　　   🔹COROPS🔹   COROPSも新任リーダーの方にぜひ読んでいただきたい1冊です。   ✅チームで仕事をする際の具体的なノウハウが詰まっている ✅チームの仕事の進め方を改善するやり方・仕組づくりが学べる ✅メンバーとの関係性構築やモチベーションの維持・向上のポイントが分かる 　　       ４. 先輩からのメッセージ   新任リーダーの先輩に応援コメントをもらいました。       山田さん　チームリーダー歴・２年目   🔹「甘える力」が大切　 リーダーになったばかりの頃、すべてのことに対して「自分が頑張らないと！」と思っていましたが、 いざやってみると、「自分だけではどうにもならないこと」 に多く直面しました。 今振り返ってみると、「気負いし過ぎず、甘えることも大切だったな」と感じています。 頼る先は決して上司だけではありません。チームのメンバーともお互い頼り合いながら仕事ができた時に、とても良いチームになったと感じています。   🔹 リーダーは経験を積んで成長するもの 最初は誰でも不安だと思いますが、少しずつ慣れていけば大丈夫です。 4月からの新しい役割、あまり無理はせずに前向きにチャレンジしてください！     おわりに  チームリーダーとしての一歩を踏み出す皆さまへ。 最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、周りの方と協力しながら少しずつ前進していきましょう！ 皆さんの前向きなリーダーシップが、チームの成長と成功につながることを願っています✨   それでは、また次回の特集記事でお会いしましょう！       ５. 月の特集記事 バックナンバー   掲載月 タイトル リンク ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します   2024年12月   【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 　 　     2025年1月   【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選～   　     2025年2月     【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック     　        

【特集記事】バックナンバー

目次 2024 4Q 1月　目標達成のコツ 2月　ニーズを捉えるテクニック 3月　新任リーダーがやるべきこと 2025 1Q 4月　新メンバーの受け入れポイント 5月　新卒でやると良いこと 6月　部下の抱えるリアルな悩みを紹介 2025 2Q 7月　リーダーが夏休みの前にやると良いこと 8月　相手の意見を素直に受け入れるコツ 9月　成果が伝わる報告術 2025 3Q 10月　モチベの上がる目標設定のコツ 11月　伝わらない説明の克服方法 12月　業務を整頓するコツ   2025 4Q 1月　モチベの上がる目標設定のコツ 2月　育成初心者日記 3月　1年の振り返り方法   2026 1Q 4月　「やりたいことがない私」が目標設定を好きになれた理由 5月　話しやすさでチームは変わる！すぐに実践できるアイスブレイク集 6月　COROPS編集メンバーの「推しコンテンツ」紹介   2026 2Q 7月　私が「どっちでも大丈夫です」を卒業した理由       ※サムネイルの画像をクリックすると、コンテンツに移動します。   2024年12月～2025年3月 　 【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 　 【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選～ 【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック 【3月特集】4月からチームリーダーになるみなさまへ～不安解消のためのポイント～     2025年4月～2025年6月 【4月特集】新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～ 【5月特集】新卒2年目へインタビュー　～入社1年間の体験記～ 【6月記事】「部下の本音が分からない！」を解決！若手のリアルな悩み 6選     2025年7月～9月 【7月特集】リーダーが夏休み前にやると良いこと3選 【8月特集】相手の意見が素直に聞けなくなるとき、どうしたら良い？ 【9月特集】見せ方で変わる！「成果が伝わる報告術」     2025年10月～12月 【10月特集】はたらくモチベを上げる目標設定のコツ 【11月特集】私が”伝わらない説明”を克服した方法 【12月特集】大掃除！今年中に業務を整頓するコツ       2026年1月～ 【1月特集】見逃し厳禁！2025年人気TOP10 【2月特集】育成初心者日記「業務を教える」「人を育てる」の違いって何？ 【3月特集】「この1年、何してたっけ？」を解消！～1年の振り返り方法～       2026年4月～ 【4月特集】「やりたいことがない私」が目標設定を好きになれた理由 話しやすさでチームは変わる！すぐに実践できるアイスブレイク集 COROPS編集メンバーの「推しコンテンツ」紹介         2026年7月～ 私が「どっちでも大丈夫です」を卒業した理由　～主体性・生産性が上がった話～          

【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選～

皆さんは、2025年をどのような気持ちで迎えていますか？ 今年度の目標達成について、不安に思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか・・・。   少しでも不安をなくし、清々しく2025年のスタートを切れるようにしたいですよね。   今回は、「今からでも間に合う 目標達成のコツ」をご紹介します！   目次 目標達成への近道「目標の振り返り」 目標達成のコツ３選 　　１. モチベーションの向上 　　２. ツールの活用 　　３. タスクの整理 関連資料       目標達成への近道「目標の振り返り」   目標を達成するには、まず現状の進捗を正しく理解し、 達成のために適切な道のりになっているかを見直すことが必要です。   しかし目標の進捗を見直すように言われても、目標に対して何％達成しているかを確認するだけで終えてしまっていないでしょうか？ 現時点の達成状況に加えて、取り組んできた施策の評価を行い、改めて今後の取り組みについて検討しましょう。   具体的に何を振り返れば良いのかイメージがつきづらい方は、以下の例をご覧ください。   ▼ある営業組織で1000万の売上達成を目標とした場合の 例     例 目標の達成状況 目標 売上：1000万円（半年） 契約数：月10件（半年で計60件） 実績 売上：550万円、達成率 55% 契約数：24件、達成率 40% 主要指標の達成状況 資料ダウンロード数：30件（目標80件） 提案数：100件（目標120件） 契約数：24件（目標60件） 実施施策の評価 SNSキャンペーン： 資料ダウンロード数 30件（目標80件） クリック率要改善 既存顧客向けキャンペーン： 提案数 20件（目標50回） 契約数 14件（目標20件） 提案回数増加が必要 新規顧客向けキャンペーン： 提案数 80件（目標70件） 契約数 10件（目標40件） 契約率の向上 Good・More・Tryポイント Good： 既存顧客への提案数が目標達成 訪問し提案した顧客からの契約割合が高い More： 既存顧客提案回数が少ない 新規顧客提案数に対して契約数が低い Try： SNSキャンペーン：　資料内容改善、新広告テスト 既存顧客向けキャンペーン：　訪問提案の回数増加、週単位で目標設定と追跡 新規顧客向けキャンペーン：　好事例を他顧客に適用     ①モチベーションの向上   目標達成への進捗が思わしくない場合、チームメンバーのモチベーションが低くなってしまう可能性があります。 モチベーションが下がってしまうと、さらに目標達成がしづらくなってしまいますので、 高いモチベーションを維持し、より大きな目標達成に近づけていきましょう。   目標までの進捗が良くない場合、今までの進め方をGood/More/Try（GMT）で振り返ることで モチベーションの維持・向上が期待できます。   ▼モチベーション向上のためのGMT振り返りの例   GMT ポイント 意見交換の例 Good 達成できた内容を具体的に評価し励ます SNSキャンペーンはみんなのアイデアのおかげで実施でき、 新しい広告戦略の取り組みに繋がったよね！ More 改善点を見つけ課題を前向きに捉える 提案数に対して、契約の数が少ないのは今の課題だね。 でもここを改善することでも目標達成につなげるための 重要なポイントになりそうだね！ Try 今後やるべきこと明確にし やる気を促す 新しい広告戦略は引き続き、実行していこう！ 提案については、質を高めるために、好事例を分析してみよう。 〇〇チームで似たような取り組みがあり、成果が出ていたはずだから その事例から集めてみましょうか！       ②ツールの活用   目標を達成するためには、効率良くより多くの意見を集めることが大切です。 そこで、ツールの活用も検討しましょう。   目標達成への進捗が思わしくない場合、目標へのタスクを急ぎ進める必要があったり タスクを進めたいのにイレギュラーな事象が発生していてその対処に追われていたり・・・と、 チーム全員で集まる時間の確保が難しくなります。 ですが、このような状況下でも、今までやってきたことをしっかり振り返ることが結局は目標達成への近道となります。 そこで、時間がない中でも効率的にGMTを行う例を紹介します。   Step 振り返りのミーティングを設定する ミーティングの時間までに、各自G/M/T それぞれの枠に思いついたことを書く ミーティング中に、各自考えてきたことを一人ずつ発表する ミーティング参加者は、発表者の話を聞きながら、気になる振り返り内容にスタンプを押したり質問事項をメモを残す より多くスタンプが集まっているものから、優先的に継続・改善するべきものは検討を進める   このような振り返り方法によって、チーム全員が集まる時間の確保を最小限で抑えることができ、 より効率的に今後やるべきアクションプランを検討してくことができます。     ▼ホワイトボードを使ったGMT振り返りの例       ③タスクの整理   目標の振り返りの中で、「Try」ポイントとして決めた内容を、タスクの粒度に落としていきましょう。 タスクの粒度にしておくと、やるべきことが明確になり全体の進捗を向上させることができます。     タスクをWBSで管理する   タスクの粒度に分解したものは、WBSなどで管理します。 そうすることで、進捗状況が誰でもすぐに分かるようになり、目標を追いやすくなります。     ▼目標を振り返りし、「Try」として設定したものをタスク化した場合の例   ID タスク名 概要 開始日 期日 1 SNSキャンペーン強化       1.1 資料内容の改善 ターゲットに沿った新広告のデザイン、ライティング作成 1/20（月） 2/14（金） 1.2 新広告のテストと評価 新広告の評価 2/17（月） 3/28（金） 2 既存顧客向けキャンペーン       2.1 訪問スケジュールの再調整 新スケジュールの設定 1/6（月） 1/10（金） 2.2 進捗管理と目標設定 訪問状況進捗管理、目標訪問件数のアップデート 1/13（月） 3/28（金） 3 新規顧客向けキャンペーン       3.1 提案資料の作成 成功事例整理、テンプレート作成、関係者レビュー 1/20（月） 2/14（金） 3.2 新規顧客への適用 新規顧客へ提案実施 2/17（月） 3/28（金） 4 定例タスク       4.1 定例ミーティングの設定と実施 定例スケジュール設定、実施、議事録作成 週次       タスクの優先順位を判断する   タスクは優先順位をつけておくと、リソースの最適配分を考えることにも繋げやすくなりますので、 優先順位をつけておきましょう。 タスクの優先順位に迷った際や、現在の取り組みが進捗通りに行かず遅延が発生している場合は、 最も重要な事柄から取り掛かれるように、以下の表に従って優先順位を判断します。     重要度：高い 重要度：低い 緊急度：高い １ ３ 緊急度：低い ２ ４     Tips エイゼンハワーマトリックスとは？ タスクを緊急度と重要度で整理する手法があります。 この手法を利用することで最も重要なタスクを特定し、効果的に進めることができます。   緊急かつ重要（第1象限） 今すぐ対応が必要な目標や課題。 　例：来月実施予定のプロジェクトキックオフ資料を作成する   重要だが緊急でない（第2象限） 長期的な成果に関わる目標や計画。 　例：半年以内に育成、キャリア計画を策定する   緊急だが重要でない（第3象限） 他者の要望や短期的なタスクで、自分の目標には直接関係しないもの。 　例：チームの新年会の幹事としてゲーム企画を考える   緊急でも重要でもない（第4象限） 無駄な時間や労力を消費する可能性があるもの。 ※タスクから削除する       あとがき   今回の特集記事では、今からでも間に合う！目標達成のコツ 3選　をご紹介しましたが、 参考になる内容はありましたでしょうか？   今年度の目標をもう一度見直し、モチベーションの向上・ツール活用・タスクの整理 を意識して実践することで、 まだまだ目標達成は可能です！ 焦らず着実に行動し、新しい年のスタートをポジティブに切り、４Qの時間を有効に使っていきましょう。   それでは、また次回の特集記事でお会いしましょう！       関連資料   ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら   ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら   ▶▶【🎥動画】モチベーションが上がりません はこちら     ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら

【11月特集】私が”伝わらない説明”を克服した方法

      「え、ちょっと何言ってるかわからない。」 私が去年、上司や先輩から毎ミーティングでほぼ100%言われていたセリフです。   去年までの私は、誰かに何かを伝えることが本当に苦手でした。   またうまく説明できなかったらどうしよう… 自分のせいで全体ミーティングを止めてしまったらどうしよう…   そんな不安が頭をよぎるたびに、仕事が進まない自分が嫌で仕方ありませんでした。 でもどう上手く伝えていいのか分からず、怖くて萎縮する日々でした。   こんな自分をどうしても変えたくて、とにかく色々試しました。   結果、今では上司に聞き返されることはほぼなく 話が一度で伝わるようになり、驚くほど仕事がスムーズに進んでいます。 「説明がわかりやすい」と言われる回数も増えました。   今回は、私と同じように「伝えるのが苦手」と感じている方に向けて、 私が意識してきた”伝わらない説明”を克服した方法を伝授させてください。       目次 伝わらない説明はとにかくデメリットだらけ なぜ、私の説明は伝わらなかったのか？ 克服するために徹底的に意識した3つのこと まとめ 関連資料   1. 伝わらない説明はとにかくデメリットだらけ！   まず、伝わらない説明をしていると、相手にも、自分自身にもデメリットがあります。       伝えるのが苦手だった頃の私は、まさにこの状態。 説明するのが怖くて、話しかける前から萎縮していました。 私の説明を聞いている相手も、相当しんどかったと思います。         2. なぜ、私の説明は伝わらなかったのか？   説明が伝わらない理由はいくつかあったと思いますが、主に以下でした。       当時、私はとにかく自分のことしか考えてなかったです。 相手はこの説明で理解ができるか？分かりやすいのか？など ほぼ考慮してなかったです。   上司や先輩なんだから、私の説明が多少わかりにくくても 理解してくれるだろうと思ってました。こんな部下・後輩は嫌ですね (笑)         3. 克服するために徹底的に意識した3つのこと   私は、とにかく以下3つことを意識してやりました。 (ちなみに今も、この3つは欠かさずにやっています。)     ①自分を過信しない。準備・可視化は絶対にする。 伝えるのが苦手だったときはなぜか「ぶっつけ本番・口頭でなんとかなる」と思ってました。 私は不器用の代表みたいな人間ですが、なぜそんなに自信があったのでしょう (笑)   “準備なしではどんな小さなことでも伝わらない” と割り切りました。 私が実際に整理したメモです。内容にもよりますが、大体これくらいの粒度で整理・可視化します。 最初は時間がかかりますが、慣れてきたら5分～10分で終わります。   ＜やり方＞ ①話す順番・情報量を整理・可視化をする ②可視化したメモや資料を見せながら説明をする       整理・可視化を徹底したことで、相手から聞き返されることが激減しました。 事前に整理すると、これだと説明しにくい・伝わりにくいと感じたら 本番前にいくらでも修正できます。   また、可視化をすることで多少口頭での説明がおぼつかなくても、 相手はメモや資料を見て理解してくれます。   口頭で説明をするのが苦手な方は、メモでも資料でもいいので 可視化することを徹底してみてください。         ②相手に何をしてほしいのかを冒頭で伝える 説明の冒頭で必ず、説明するのは何のためなのかを伝えます。   私はここを端折ってしまっていたので、説明が終わったあとに 「で、これは何を見てほしいの？」と聞かれてもう一回説明をするという場面がよくありました。 時間がもったいないですね。 例えば： 「この資料で明日顧客に説明して問題ないか判断してほしいです」 「この課題について案を考えてみたんですがアドバイスがほしいです」 「このリスク一覧について、他にも考えられるリスクがあったら教えてほしいです」など     これだけで、相手は何をするために説明を受けているのかが明確になり、 話を聞く視点を絞れるので、余計なことを考えなくて済みます。 結果として、自分が欲しい回答をもらうことができます。   私も一度、冒頭に目的が伝えられないまま説明を聞いたことがありますが 何をすればいいのか分からない状態で説明を聞くことは、かなり苦しかったです。           ③伝える方法・タイミング・所要時間に問題がないかを確認する どんなに説明がわかりやすくても、手段・タイミング・使う時間を間違うと伝わらないです。   まずは相手が説明を聞ける体制や余裕がある、説明を理解しやすい方法である必要があります。 しかも、これは人によって違うこともあります。伝えるって難しいですね。 例えば： 口頭で話さないと伝わらない内容なのに、頑張ってチャットやメールの文章で伝える 上司が大事な会議前で余裕がない、インシデント対応でバタついているときに説明する 残り5分しかないのに、早口で無理やり説明をする     私はここを全然配慮していませんでした。 むしろなぜこんなに頑張って整理したのに伝わらないんだと思っていましたが 相手の聞く体制が整っていなかったら伝わらないのは当然ですよね。   伝える方法・タイミング・所要時間によって 相手の理解度が全然変わってきますので、気にかけてみてください。         4. まとめ   私も衝撃だったのですが、説明が上達することで驚くほど仕事がスムーズに進みます。   1年前を思い出すと、全く相手のことを考えていない説明だったと反省しています。 今回ご紹介した3つのことを意識するだけで、自分も説明しやすくなり、 相手の反応も変わってきます。   説明した内容がすぐに伝わると、「理解してもらえた！」と自信にもつながりました。   本当にいいことしかなかったですし、皆さんにも仕事の進み方が劇的に変わることを 体感してほしいので、ぜひ実践してみてほしいです。     5. 関連資料 分かりやすい資料を作成することも、説明が上達する方法の1つですので 資料が上達するコンテンツをご紹介します！   ▶▶【📝記事】魅せて伝える 資料作成のコツ はこちら       ▶▶【フォーマット】分かりやすい資料作成のために図解パーツ はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（後編）

      ▶▶課題管理のコツ 前編 課題管理をするにあたり、前提として何を意識していただきたいかをお伝えしています。   ▶▶課題管理のコツ 後編 (本記事) 課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。        上手な進め方のコツ📅   ここからは、全編でお伝えした起票・更新・完了について、 ぞれぞれ進め方のコツを詳しくご紹介していきます。   区分 No. 準備/ MTG やること 担当 起票 A-1 事前準備 フォーマットと記載例を用意する オーナー A-2 事前準備 課題を洗い出す チーム全員 A-3 事前準備 管理表を整理する オーナー 更新 B-1 MTG 起票者に内容を確認する チーム全員 B-2 事前準備 MTGで確認する内容を決める オーナー B-3 MTG 進捗を確認・更新する チーム全員 完了 C-1 MTG 合意したうえで完了にする チーム全員   ※青字は該当箇所のリンクになっています。       起票｜課題を「チームで扱える状態」にする 🌱     A-1｜フォーマットと記入例を用意する   最初にオーナーがフォーマットを作ります。 フォーマットは こちらからダウンロードできます。     ここでのコツは、空の表を渡さないことです。   管理表の起票をお願いされた時、メンバーは 「どのくらい細かく書けばいい？」 「これは書くほどのこと？」 「何をやるべきか、まだ確定してないけど書くべき？」 と迷ってしまいます。あらかじめ、例を書いておくと良いです。   Point   最初に記載例を「1件だけ」作っておく   　自分たちの業務内容に沿ったリアルな記載例を1件だけ入れておきます。 　それが「この粒度でいいんだ」という見本になって、書き方のばらつきがぐっと減ります。       Tips   項目は「盛りすぎない」   　欄が多いほど、書くのが億劫になります。 　最初は「課題／担当／期日／状況／次のアクション」くらいで十分です。   　まずは "すぐ書ける" を優先すると良いです。     A-2｜課題は、チーム全員に「自分の手で」書いてもらう   次に、メンバー全員に今抱えている課題を出してもらいます。   ここは課題管理オーナーだけでやらない方が良いです。 オーナーやってしまうと、見えている景色が違うので、必ず抜けが出ます。 そして地味に大事なのが、ヒアリングして代筆しないことです。             課題管理のオーナーが聞いて、代筆をしてしまうと、 みんなに「課題管理は、この人がやってくれるんだ✨」と思われるので 後で苦労します😂笑   また、オーナーが先に課題を書いておいて、みんなに 「他の課題ないですか？？？」と聞く方法も、 メンバーにとっては、いつまで経っても自分ごと化しづらいため、 課題が自発的に出ない一つの要因になります。     そこで、おすすめなのがExcelの「共同編集」です。   Excelは、Web版やTeams上で開けば、複数人が同時に同じファイルへ書き込めるので、     以前のように「誰かが開いていると編集できない」ということがなく、 全員が同じ表を、その場でリアルタイムに更新できます。  （Googleだと元の機能で共同編集のスプレッドシートがありますね。）   さらに、その共同編集できるExcelをTeamsなど チャットのチャネルタブに貼っておくと、 すぐに見に行けるので動線がぐっと良くなります。   メンバーは普段からチャットを開いていることが多いので、 わざわざファイルを探しに行かなくても、 いつものチャネルからワンクリックで表を開いて、その場で書き込むことができます。   ちなみに私は、定例会の際「共同編集Excel」を使って、   「少し時間をとるので、この場で課題を書いてみてください」とお願いした時、 数分で各自から2～3件課題が出てきたので感動しました✨   「課題がメンバーから出てこない！」で悩んでいるチームも、   みんな 課題がない わけではなく、 書くきっかけがなかっただけ のことが多い気がします。       Tips   「気づいたら書いてね」では課題は集まらない   　洗い出しをお願いするときは、「◯日まで」という期限と、 　「次の定例会でみんなで見るよ」という見る場をセットで伝えましょう。       A-3｜MTG前に、課題を軽く整える   課題をみなさんに書いてもらうと、最初は   重複が発生している 粒度がズレている 担当・期日が未記入 課題なのか？実行中のアクションのなのか？が混在している   など、必ずバラけると思います。   このまま、定例会で上から一件ずつ確認していくと、 みんなで読み合わせしているだけで時間が溶けてしまいます⏱️🫠   なのでオーナーの方は、ちょっとお手数ではありますが、 事前に、以下をやっておきましょう。   Tips   オーナーが会議前に整理すること   重複を統合 粒度をそろえる 空欄箇所を中心に「ここは起票者に確認したい」という部分をチェック           Point   整えるけど、書き換えない   　分からない部分を、オーナーの想像で勝手に直さないこと。 　不明点は、書いた本人に聞きましょう。 　 　ここでの目的は 表を完璧にする ことではなく、 　ミーティングの時間内にみんなで認識を合わせられるように、少し整えておく　ことです。          更新｜必ず「前に進む」設計にする 🔄       B-1｜課題の内容は、チーム全体で認識を合わせる   オーナーが整えた課題は、チーム全員がいる場で確認します。 目的は、チーム全体で目線をそろえることです。   本人にとっては当たり前に感じていることでも、 他の人にはその背景まで見えていないことは多いものです。 だからこそ、課題そのものだけでなく、背景まで含めてチームで目線を合わせておきましょう。   背景まで共有できると、本人が一人で悩んでいたことに、 他の誰かが、あっさり解決策を思い付く💡なんてことも起こります。     Tips   改善アイデアもチームから募集する   　意見出しやアイデアの記入列をあらかじめ用意しておき、 　ミーティング中に、共同編集機能を使って、思いついたことをその場で書き込んでもらいます。   これにより、 ミーティングに参加していても、”聞いているだけの人”を減らせます。 「あの人にもう少し改善アイデア聞いてみたい」と、次の対話につながりやすくなります。       Point   報告で終わらせず、次の一手まで決める   　チーム全員がいる場は、みんなの知恵を借りる絶好のチャンスです。 　「共有して終わり」ではなく、 　できるだけ「じゃあ次はこうしよう」まで、その場で決めてしまいましょう。   　ここが、一人で管理するのと決定的に違うところです。       B-2｜「今日はどこまで決めるか」を先に考える   課題が増えると、全部を毎回見るのは無理があります。   上から、全件読み上げるだけの時間になると、 自分に関係ない話だと、みんな聞き流しモードに入ってしまいます。   だからオーナーは事前に、「今日の定例会で見る課題とゴール」を決めておきます。   Tips   定例会で見る課題と、どこまで決めるかは当たりを付けておきましょう   　「ステータスが止まっているもの」 　「期日が近いもの」 　「次の一手が見えないもの」   　を優先して確認しましょう。         Point   ゴールは具体的に決めておく   　「今日は担当と期日だけ決める」 　「今日は企画フェーズの、ネクストアクションまで決める」のように、 　 　"今日どこまで決めれば終わりか" を、ミーティングの冒頭に、言葉にして伝えておくと、 　話が脱線しにくくなり、時間内に収まりやすくなります。         B-3｜進捗は、定例会の中で確認しその場で直す     課題管理のオーナーが、「更新内容を個別に担当者に確認して、課題管理表に集約する」   ——このやり方を続けると、 せっかく管理をしてくれているオーナーも消耗し、いずれ管理が破綻します。   しかも、このやり方だと、メンバーはずっと受け身のままです。   だからこそ、定例会の時間内に、その場で更新してしまう方が効率的です。   さらに共同編集なら、オーナーが代表して打ち込まなくても、各自が自分の担当行を同時に直せます。 これを定例会で習慣にすることで、「後で集約する作業」も「リマインド」も減らせます。     Tips   進捗確認の仕方   　進捗を聞くときは、「なぜまだ終わってないんですか？」と責めた聞き方ではなく、   　「今どこかで詰まっていますか？」 　「誰かにフォローしてもらったら進みそうですか？」 　「次は何をする予定か具体的に決まってましたっけ？」   　というように、定例の場で 　みんなで一緒に次の一手を考えられる聞き方を意識します。       Point   "詰める・責める"は、絶対にNG。みんなで、"考える"スタンスで   　遅れていることだけの確認で終わったら、意味がありませんので、 　定例会は、進めるための相談の場にしていきしょう。   　その結果をその場でExcelに反映すれば、 　ただの管理表ではなく、改善をするための ツール になります。             完了｜「私は終わりました」で閉じない ✅       C-1｜完了は、チームで合意してから   最後は完了編です。 ここは本人だけの判断では閉じずに、定例会で確認してから完了ステータスに変えましょう。   本人が作業レベルでは、終わっているつもりでも、 「後続の作業はない？」 「関係者に共有した？」 「成果は、ナレッジとして次も使える？」   など、他にもやっておくべきことが残っているかもしれません。   だからこそ、「この課題はこのように対応しました。完了しますね」と一声かけて、 みんなからも、リアクションをもらってから、ステータスを変えましょう。     Tips   完了したら "非表示" ⇒　定期的にナレッジ化   　完了した課題は削除せず、Excelのフィルター機能で非表示にします。   　表示が多いほど、今見るべきものが埋もれてしまいます。 　表示を絞ることで、普段は ”今やるべきことだけ”に集中できます。   　そして定期的に、完了したものの中から ナレッジをまとめておくと、　より成果が出やすくなります。       Point   無理に全部を対応しない  　 　管理する課題が多いと、つい早く「完了」にして閉じたくなりますが、 　無理に全部対応する必要はありません。   　残タスクがあれば・・・ 新規で起票 　今は動けないものは ・・・ Pending（保留）にして次の期にチェック 　やらないと決めたら ・・・ やらない理由を書いてクローズ   　すべてを やり切らなければいけない わけではありません。 　関係者が「ここで閉じていい」と納得した状態 にして、　 　完了させることも、立派な管理のテクニックです。         編集後記           今回この記事を書くにあたって、改めて課題管理と向き合ってみましたが、 やっぱり奥が深いなあと感じました。       みなさんは、いかがだったでしょうか？ 「ミーティングの前にわざわざ課題を整理しておくのは、ちょっと手間かも」  と、思われた方は、いらっしゃいますか？   それは、私も痛いほど同じ気持ちです😂（今でも面倒だな・・・とは思っています笑）   ですが、ミーティング前にほんの少しだけでも整理しておくと、 要点を押さえて優先度をつけられるようになってくるので、 進行がスムーズになります。   私の経験上、整理せずに挑んだ定例会の方が、 よっぽど後で面倒なことになったので、 ぜひこの「ひと手間」を試していただけたらと思います！  （本記事のA-3とB-2をご覧ください。）       また、 「会議中に、その場で進捗をまとめるのは難しいかも」  と、思われた方は、いらっしゃいますか？   これは確かに、少しファシリテーションのスキルが必要かなと思います。 でも、コツはシンプルで、その場で完璧にまとめようとしないことです。   まずは会議中に出た言葉をそのまま書いてみる（きれいに要約しようとしない） 迷ったときは「次に何をする？」の一行だけはその場で決める 書ききれなかったら、「補足あれば追記お願いします」と担当者に委ねる 最低限、次何やるべきか分かっていれば前に進みます。 このくらいの気持ちでOKです。   会議中にまとめるのはスキルが要りそう💦・・・と思う気持ちはとても理解できるのですが、 「会議中にできることは、その場でやっちゃおう！」という意識で進めた方が、 あとから一人で進捗を聞いて回ったり、代筆したりするより、 圧倒的にラクになるのでおすすめです。       まずは、できるところから少しずつ試してみてください😊   課題管理の「ここが参考になった」「ここがうまくいかなくて困っている」といった ご意見も、COROPS WEB上の相談窓口でお待ちしています。   この記事が、課題管理に苦手意識のある方にとって、 少しでもお役に立てば嬉しいです。       その他 関連資料     ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【2月特集】管理者必見！来年度の計画に役立つ 顧客ニーズを捉えるテクニック

  ３月は来年度の計画を立てるために、顧客のニーズを抑えておきたいところですが、 年度末はお客様も自組織も忙しくなってしまい、時間をかけてニーズの整理をすることが難しくなりますよね？   ニーズの把握は２月から少しずつ実施しておくと、来年度の計画や活動がスムーズに進みやすくなります。   そこで今回は、「2025年の計画に向け、顧客ニーズを把握テクニック」 をご紹介します！     目次 この時期にニーズを把握することのメリット ニーズを把握するコツ 関連資料 特集記事のバックナンバー     この時期にニーズを把握することのメリット   年度末になると忙しくて時間が取れないことが多いので、顧客のニーズ把握や丁寧なコミュニケーションが後回しになりがちです。 少し早めの２月から顧客のニーズを把握しておくと、次のようなメリットがあります。   能動的なニーズ把握で、無駄を抑え計画のズレを防ぐ   計画を実行し始めてから、ニーズがズレていることに気がつくと、軌道修正に余計な時間がかかってしまいます。   また、3月にニーズを伺い提案した頃には、 すでに顧客組織内では予算が決まっていて、提案を受け付けてもらえない可能性もあります。 そのため早めにニーズを把握しておくこと（できればニーズは日頃から能動的に確認し、小さな提案を積み重ねて顧客の認識や温度感を感じ取っておくこと）が大切です。   このようにニーズを早めに把握しておくと余計な時間のロスが減り、来期計画の精度を上げることに繋がります。 ニーズを理解し提案をすることで、顧客との関係性をさらに深める ２月・３月は、顧客も来年度の方針決定に頭を悩ませている可能性が高いです。そこで、一緒になって考えてくれているという私たちの姿勢が伝わるだけでも、ありがたく思ってもらえることが多く、関係性を深めやすいです。積極的にニーズ理解や提案を行い、来年度目標に向かって一丸となって進んでいきましょう。     ニーズを把握するコツ   前章では、早めのニーズ把握をお勧めしましたが、みなさんは顧客のニーズ把握をどのようにされていますか？ 一番最初に思いつくのは、顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査を確認する方法ではないでしょうか。   今回はそれ以外の方法のひとつとして「共感マップ」をご紹介します。   共感マップは、今まで顧客が話してきたことや、顧客について知っていることを改めて整理し、ニーズを俯瞰して見直すことができます。 普段のコミュニケーションの中で、丁寧な対話や観察を通じて情報を収集しておくと良いですが 共感マップを作成する際に情報が不足する場合は、必要に応じてヒアリングやアンケートを通じ補完してください。   共感マップとは？ 顧客やキーパーソンがどう考え、感じ、行動しているのかを発見し整理することで、 彼らの希望やニーズをより理解するためのツールです。   共感マップのフォーマットダウンロードは こちら       過去と現在の共感マップ比較で、ニーズの変化を発見する   ここからは、さらにニーズの変化を分かりやすくし、来年度の方針決定に役立てるため 共感マップに時間軸を加えて、書き出す方法をご紹介します。 来年度の提案を調整するための一つの材料としてください。   例えば、大きな方針は変わってなくても、注力事項が変わっていることに気づいたり、 ゴールは変わっていなくても、やり方や進め方は変えた方が良いといった気づきを得やすくなります。     ▼共感マップ 過去と現在の洗い出し サンプル       半年前と現在の違い比較 　半年前： 注力事項: 売上目標達成のための戦略 主要課題: 顧客が売上戦略に集中し、具体的な戦術と計画を求めていた。 　現在： 注力事項: デジタルスキル強化とコミュニケーションの円滑化 主要課題: 顧客はリモートワーク後、チーム内コミュニケーションの課題に直面。              そのため、デジタルスキルの強化を重要視している。   提案するべき内容のシフト   　以前の提案： 　　 営業戦略の具体的な支援：売上目標達成のための市場調査やデータ分析の支援を提案   　これからの提案： デジタルスキル育成プログラムの導入：デジタルツールの基本操作から高度な活用方法までをカバーするトレーニングプログラムの提供。 デジタルコミュニケーションの強化：デジタルチャネルを活用したコミュニケーション強化のためのプラットフォーム提案と効果的な活用例紹介。   まとめ このように顧客のニーズは時間とともに変化し、その変化に対応するための提案が必要になります。 行きつく先が「営業利益向上・売り上げ目標達成」というような目標やKPI自体は変わらなかったとしても普段顧客が話していることを丁寧に観察して定期的に振り返り洗い出ししてみることで、 本質的なニーズを把握し、より相手が求めているニーズに対する提案を行うことができます。       あとがき この時期に顧客ニーズを把握することは、次年度の計画を成功に導くための重要なステップです。 顧客のニーズを真摯に考え提案し、一緒に方針を検討していくことは信頼関係の強化もつながります。 2025年の方針決定に向けて、今から準備を始めましょう。   それでは、また次回の特集記事でお会いしましょう！       関連資料     ▶▶【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ はこちら ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら     特集記事 バックナンバー   掲載月 タイトル リンク   2024年12月   【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ 　　     2025年1月   【1月特集】2025年はじめの一歩 ～今からでも間に合う！ 目標達成のコツ 3選～ 　    

【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

  12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事でも業務の整理や棚卸しをして大掃除をしませんか？   今回は、「家庭も仕事もすっきりと新年を迎える為に使えるコンテンツ」をご紹介します！     目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべき３つのこと 計画・プロセス・ナレッジ 関連資料     1. なぜこの時期に業務整理をするのか？   皆さんは新年に仕事をするとき、こんなことに困ることはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けに、まず何からやるかを考えて、それから仕事に取り掛かるためエンジンがかかるまでに時間がかかる」     今年の年末こそは業務整理を行い、すっきりとした気分で休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですね。   それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。     2. 整理するべき３つのこと   年末までに整理するべきことは、計画・プロセス・ナレッジです。     ここから、それぞれ何を整理したら良いのかをお伝えしていきます。     計画   チーム全体の計画について進捗を確認し、来期の計画に反映させておくと、年始に取るべきアクションが明確になり効率が上がります。 計画は立てていても、なかなか予定通りには進めるのは難しいですよね。 計画通りに進んでいない場合でも、年明けからしっかり軌道修正するために、計画の振り返り方法を行いましょう。   概要 計画を見直すには、どのようなデータを振り返り、 どのような点に注意して見直しを行うと良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら   おすすめ 関連情報 年明けから、新たなスタートを切ろうとしている方はいらっしゃいますか？ 新たな計画を立て、それを周りの人に理解・共感してもらうために 一からスケジュール表を作成するのは意外と手間がかかりますよね。   そんな皆さまへ、複数の型をまとめたマスタースケジュールを用意しました。 新しいチャレンジをする際、少しでも時短に貢献できましたら幸いです。   　 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら           プロセス   年末は、普段業務に集中して見過ごしていたことも、少し俯瞰して見直してみると良いです。 例えば、今やっている一連の業務に改善できる部分は無いか。業務で使っているドキュメントはアップデートがされているかなど、 年始になると改善したかった点も、思い出すまでに少し時間がかかる可能性がありますので、 年明けから効率良く業務を進めるために、できるだけ年末に洗い出し片付けておきましょう。   概要 業務プロセスを整理しないと、どんな問題が起きるのか？ またプロセスの整理は何から始めれば良いのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら   おすすめ 関連情報 業務プロセスを整理する際、「どこから手を付けて良いか分からない」ということがよくあると思います。 当社独自のフレームワークによるENCRSでチーム一丸となって業務のムダを改善するやり方をご紹介します。   　 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら ※資料(.pptx版)は、活用するためのチェックリストがダウンロードできるため すぐに活用いただけます。         ナレッジ   日々業務をしているとナレッジや資料の保存場所が散らかりがちです。 年末に整理をしておき、業務がしやすい環境で気持ち良く新年をスタートさせましょう。   概要 日々忙しいと、とにかく書き残すだけになってしまったナレッジ。 実際に業務に活用できていますか？ どのように整理すれば、チームメンバーがより活用しやすいナレッジになるのかをご紹介します。   　 ▶▶【📝記事】ナレッジを整理するには？ はこちら   おすすめ 関連情報 COROPSにいただくお悩みとして、よく伺うのは、 「ナレッジを整理をしたいが、目の前の業務に精一杯で時間に余裕がない！」という相談です。 このコンテンツでは、時間に余裕を作るにはどうしたらいいのか？について対話しています。   　 ▶▶【🎥動画】時間の余裕がない はこちら         最後に   12月は、普段後回しにしてしまいがちな、業務の整理と棚卸しを行うのに絶好のチャンスです。 年末に業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。   COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS  WEBをご紹介ください。   それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！       3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら     ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（前編）

    ▶▶課題管理のコツ 前編（本記事） 課題管理をするにあたり、前提 として意識していただきたいことをお伝えします。   ▶▶課題管理のコツ 後編 課題管理を運用する際の、こまかな テクニック をお伝えしています。           みなさんは課題管理のお悩みはありますか？ 正直に白状すると、私は、課題管理が好きではありませんでした😇   管理表をつくる　⇒　「みんな、更新してくださいね」とお願いする。 でも、更新してもらえない。続かない。   気づけば進捗が止まっていて、「これ、どうなってましたっけ？」と聞いてまわる。そして返ってくるのは「まだ終わってないです」の一言。 ・・・全然進まないじゃん。どうすれば💦💦と、 毎週の定例ミーティングが、かなり苦痛でした。   でもきっと、定例会で「まだ終わってないです」と報告しないといけない方も、 同じくらい苦痛だったと思います。   この記事は、そんな経験をしてきた私が、 今では「課題管理、すごく上手ですよね」と言ってもらえるようになったので、 いったい何をやっているのかを言語化してみたものです✍️     こんな方におすすめです🙋✨   課題管理に苦手意識がある 管理表を作っても、更新が続かない 課題管理が一人の担当者任せになっている 定例会で「進捗報告を聞くだけ」の人に意識を変えてほしい チーム内で課題管理のやり方を揃えたい       目次   はじめに 大前提 課題管理を嫌な時間にしない なぜ 課題管理が上手くいかないのか その他 関連資料         はじめに💡   細かいテクニックはこの後に書きますが、先に結論です。   あの苦痛だった頃と今とで、何が変わったのか。 振り返ってみると、管理表の項目は一切変えていないです。 変えたのは作り方ではなく、「ついでに目に入る動線にした」と「意見交換しやすいようにした」ことです。   気づいたときに、すぐ書ける ✏️ 書いたまま忘れず、定例会で必ず目に入る 👀 聞いているだけにならず、みんながその場に参加できる 🙋 この3つができるとあんなに嫌だった課題管理も、急に回るようになりました。   Point   　きれいにMECEな表を作ることより、 　普段の仕事の流れの中に、書く・見る・話すのタイミングを埋め込むこと。 　これが、いちばんのコツだと思っています。         大前提｜課題管理を嫌な時間にしない   やり方のコツの前に、まずは、大前提として課題管理表のスタンスについて、 意識していることを共有します。            残念ながら、使われない課題管理表は無駄になるだけ💦 です。   だからこそ大前提として、まずは「使われる課題管理表にすること」が大切です。   参加者が、嫌な気分になる課題管理は、使われなくなるので、粗探しにならないように 意識しています。   私が以前苦痛だった理由は、まさにここでした。     ”できていないこと”ばかりを確認していると、 課題管理は「宿題をやっていない人を探す時間」🔍になってしまいます。     そうなると、進捗が遅れている人は責められている気がするし、 そもそも課題を起票すること自体が嫌になってきます。   管理表オーナー側であった私も、「進捗がない」を毎週確認するのは、とても気まずかったです・・・🫠   つまり、そんな時間は誰も得しません。   本来の課題管理は、 止まっていること や、困っている人 に気づいて、   「今どこで止まっている？」「何に困ってる？」 「誰か手伝える？」「次どうすれば効率的？」を話し合うことで、   次の一手を決めて、前に進むためのもの　でありたいと思っています。       Point   課題管理の目的   　”できていない”こと・人を「見つける」ためではなく、チームが前に「進む」ために使いましょう。 　この大前提を、課題管理を実施する前に、チーム全員で意識合わせしておくと良いです。         なぜ、課題管理が上手くいかないのか 🤔   ここからは課題管理が、なぜ上手く行かないのかを考えてみます。 理由はいろいろあると思いますが、私の経験だと、つまずくのはだいたい次の3か所でした。         上手く行かない課題管理の三大あるある     ① 起票されていない 　困りごとはあるのに、チャットや口頭でやりとりするだけで、表に書かれていない課題はありませんか？　みんなが見やすいツールにまとめて管理しておかないと、　どうしても記憶に残らず、そのまま忘れられてしまいます。    ② 更新されていない 　最初は書くだけ書いて、その後、更新していない課題はありませんか？　担当者本人の中では進んでいても、その進捗が表に反映されないため、　まわりからは、今どこまで進んでいるのかが分かりません。 　そうして現在地が掴めない状態が続くと、次第に「見ても分からない表」になり、　そのまま誰も見ない課題管理表になってしまいます。     ③ 完了しているのか不明   　担当者本人は終わったつもりでも、　チーム間で 「結論どうなった？」「残タスクはないの？」という認識が　揃っていないままクローズしていませんか？ 　認識が揃わないままだと、完了したはずの課題が実は終わっていなかったり、　後から手戻りが発生したりします。　　加えて言うと、どう解決したのかが曖昧なまま閉じてしまうと、　ノウハウとして次に残せないところも痛いです。     これらはすべて、一人ではどうしようもないことです。 チームでやり方を見直しましょう。     起票・更新・完了 のやり方を変える      Point   チームで進める意識に変える   　・起票は、一人で抱えず、みんなで出す 　・更新は、担当者任せにせず、定例会の中で、みんなでアイデアを出す 　・完了は、自己判断で閉じず、関係者で認識を合わせてからクローズする   　オーナーの仕事は、全部の課題管理を巻き取ることではないです。　みんなが参加できる場と、管理しやすい動線を作りましょう。                 👉 後編では、具体的なコツをお伝えします！     ここまでお伝えしたことを、実際の運用の中でどう実践していくのか、 起票・更新・完了のそれぞれの場面で使える、こまかなテクニックを、 後編でたっぷりご紹介しています✍️✨   「課題管理のスタンスは理解したけど、実際どうやるの？」の答えは、 ぜひ後編で見つけてください！         ▶▶ 課題管理のコツ 後編 はこちら  課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。           その他 関連資料     ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【7月特集記事】リーダーが夏休み前にやると良いこと3選

    はじめに   そろそろ夏休みが近づいてきました🌻   リーダーのみなさんはご自身のお休み日程も決まりましたでしょうか？ しっかり休むためにも、「ひと手間」かけておいてほしいことがあります。   今回の特集記事では、チームが混乱せずに仕事が進み、自分も安心して休めるための３つのポイントをご紹介します。     目次 1. メンバーが休暇に入る前に確認しておくこと 2. リーダーがいなくてもメンバーが動けるように準備をしておくこと 3. 夏休み明けのスタートを切りやすくするために準備しておくこと  関連資料     1.メンバーが休暇に入る前に確認しておくこと   夏休みを取る前に、リーダーから各メンバーに、普段の業務について以下を書き出ししてもらいましょう。   「自分が不在な場合は、どこまでやっておいて欲しいか」「トラブルが起きたら、△△さんに相談して」など、“期待と対応先”をセットで書きだしてもらいましょう。   具体例 ①指示の言語化 「自分がいない間にこれだけは終わっていてほしいもの」と「手をつけなくていいもの」を 区別して伝える   ②トラブル時の連絡経路 「緊急なら〇〇さん→◇◇さんに順番で相談してください」などルートを明示   ＜Point＞ 「いない時に誰がどう動くか」を先に考えて共有しておくことで、 いざというときの判断のブレや滞りを防ぐ。     2.リーダー不在時に備え準備しておくこと   休みの日程を、伝えるだけでなく必ず可視化   具体例 ①事前に周知 「〇日〜〇日は夏季休暇となります。」と前もって朝会・週次定例の場で連絡。   ②不在予定を一覧で見える化 メンバーの休み予定も含めて、全員分を1枚のカレンダーやシートで可視化   ③ツールの活用 Teamsなどのチャットはステータスを変更、メールには自動返信を設定しておく。 ＜例＞恐れ入りますが、〇月〇日〜〇日まで夏季休暇をいただいております。 ご用件のある方は、〇〇（代理担当）までご連絡ください。     リーダーがいない際に、一番困りそうなことを予め潰しておく   具体例 前倒し対応 決裁や承認など、管理者の対応が必要な案件は、洗い出して休みに入る前に済ませておく or 代理担当を明確にする。   ＜Point＞ 不在であることを明確にし、問い合わせされた方が困らないようにする。 リーダーがいなくても大丈夫と安心できる状態を作る。     3.夏休み明けに良いスタートを切るため準備しておくこと   チーム全体の再起動をスムーズに 長期休暇のあと、すぐにトップギアでは働けません。夏明けのメンバーが揃ってから最初の週は「エンジンをかけ直す時間」と考え、徐々にペースアップできる設計をしておくと良いです。   具体例 ①夏休みの事前タスク整理 夏休みに入る前に「休暇明けまずこれをやればいい」という優先順位付きで チームのタスクを整理しておくと、スムーズに再起動ができます。   ②個人の単位でリハビリ 「何からやるんだっけ？」を防ぐために、休みに入る前に「夏明けToDo」を各自で 書いておくように依頼しておくと良いです。   ③初日は雑談と情報キャッチアップ中心に休暇明けメンバーが集まったら、「夏休みの思い出を簡単に共有する時間」から始めて、 メンバーのコンディションを把握します。 まず“チームの空気”を取り戻しましょう。   ＜Point＞ 夏明け初週に会議や報告ラッシュを詰め込むのはあまり良くありません。 「ゆるやかに戻す」ことで、結果的に再起動が早くなります。         おわりに   リーダーがしっかり休む姿勢を見せることは、メンバーも安心して休めることに繋がります。 夏休みをチームでポジティブに乗り越えるために、リーダーが「いない時間」こそマネジメントの見せどころと捉えましょう！     ▶▶【特集記事】バックナンバー はこちら     参考資料